Дополнение к служебная записка образец

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Дополнение к служебная записка образец и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Как оформить (образец по ГОСТу)

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Рекомендуем прочесть:  Договор возмездного оказания услуг с пролонгацией

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Пример служебной записки

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2023 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера.

Служебная записка вместо командировочных документов

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.

Еще совсем недавно (несколько лет назад ) я тоже думал что составить и написать служебную записку совсем не сложно. Но как оказалось на самом деле это совсем не так легко. Я уже много лет (более 14) работаю на предприятии и написал уже ТЫСЯЧИ бумаг «служебок» и для меня это раз плюнуть.

Как правильно написать служебную записку самому и без подсказок руководителя?

Это описание необходимо, для руководителя который будет читать вашу записку первым. Ведь обычно шеф отписывает служебную специалисту по назначению. Например если написано «Касается топливных насосов», то служебка попадает тому кто ими занимается. А уже этот специалист ней работает.

4. Как правильно написать служебную записку. Основное ее содержание.

Если служебная пишется для описания какого то события или донесения информации, то здесь необходимо не думать про объем текста, а не терять смысл и раскрыть его в служебке. У меня в практике бывали объемы текста доходили до 3 листов, но это очень редкие случаи.

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2023 г.

Оформление

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Зачем писать, если можно сказать?

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Рекомендуем прочесть:  Нужны ли шевроны на свитер полиции

Для каких целей необходим документ этого типа

  1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
  2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
  3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
  4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?

добрый день! Мне нужно написать служебную записку что я в данный момент замещаю сотрудника который занимался совершенно другой работой, должность была Логист. И чтоб мне выплатили эти надбавки. я даже не знаю как это называется. Как мне это правильно написать?

О премировании

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

Особенности электронного документооборота

Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:В верху в правом углу листа отображается адресат записки.

Образец служебной записки директору: форма и как правильно написать текст? (2023 год)

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2023 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2023 № 558 с изменениями от 16.02.2023.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.

Рекомендуем прочесть:  Заявление Приставу Не Снимать Деньги Инвалид

Для каких целей необходим документ этого типа

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Виды писем

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2023 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

Пример 1

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом , обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Формат служебной записки, как и сам документ, отсутствует в общероссийском классификаторе. В деловой практике рекомендуется составлять в соответствии с общими требованиями, выдвигаемыми стандартами по отношению к документации. Отличительная особенность служебной записки – направление по «горизонтали» для обеспечения коммуникаций между подразделениями. Как правило, адресат и адресант занимают равнозначные должности в иерархической структуре.

Цель составления

Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю. Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части. Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.

Шаблон написания служебной записки

  1. Шапка с указанием структурного подразделения, занимаемой должности и ФИО адресата, даты составления и присвоенного номера исходящей корреспонденции.
  2. Наименование и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «Об обеспечении канцелярскими принадлежностями», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
  3. Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне подразделений.
  4. Предлагаемые автором варианты решения или просьба организоваться в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат в случае необходимости.
  5. Указание адресанта (ФИО, должность и структурное подразделение или отдел).

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

Директору или руководству предприятия

Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Отзыв из отпуска

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2023, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Дарья К.
Оцените автора
Правовая защита населения во всех юридических вопросах