Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как написать в опись дела если производилась фотосъемка и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Однако в настоящее время унифицированной формы данного документа не существует, а образцы Акта, которые можно найти в открытом доступе в Интернете, содержат многочисленные ошибки и неточности. Наиболее оптимальный информационный минимум для Акта создают указание даты, времени, места проведения съёмки, оборудование, с помощью которого она осуществлялась (модель фотокамеры, смартфона), условия фотосъемки (дневное время, при естественном освещении), паспортные данные лица, производившего фотографирование, а также как минимум двое свидетелей, присутствовавших при фотосъёмке [7, с. 304]. Краткое описание изображений необходимо отразить в тексте Акта, зафиксировав направление фотографирования (например, вдоль улицы N; с точки расположения предмета), расположение предметов относительно друг друга, а непосредственно снимки ‒ включить в приложение к нему. Большим плюсом будет запись в виде файла графического формата на носитель информации другого типа, например, такого как флэш-карта, который выступит в роли ещё одного приложения на случай повреждения фотографий на традиционном носителе – бумаге.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Основанием для принятия решений в суде являются доказательства, в качестве которых может выступать целый ряд видов документов. Самую многочисленную группу составляют письменные и текстовые документы, без которых в принципе нельзя представить само заседание и процесс судопроизводства, однако зачастую фотодокументы способны сыграть решающую роль в судебном процессе, являясь единственным доказательством лица, чьи права были нарушены.
ПРАВА ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
До внесения изменений в п. 2 ст. 26.7 КоАП РФ [11], согласно которым информация, зафиксированная фотографическим способом, признается в качестве документа и выступает в качестве доказательств по административным делам, вопрос приобщения фотодокументов к делу определяли судьи по своему усмотрению. Необходимо заметить, что в отечественной правовой системе предусмотрен лишь единичный случай признания фотодокумента самостоятельным доказательством. Это касается фиксации административных правонарушений в сфере дорожного движения автоматизированными фотовидеофиксаторами, установка которых является прерогативой государственных органов.
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.
В архиве
Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.
Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.
Оформление архивной описи в нашей стране в последние годы особенно актуально в силу постоянно происходящих перемен, реформ, перестроек и изменений, затрагивающих экономический сектор. Информация, хранимая в архивах, считается важной и ценной. Она позволяет понять, почему ситуация развивалась конкретным образом, а также разобраться в том, каковы перспективы будущего. Архивы – это бесценный источник информации, но только тогда действительно полезный, когда в нем можно сориентироваться. Для этого была внедрена система организации архивов.
Актуальность вопроса
Архивы нашей страны направлены на кумуляцию достоверных сведений. Основная функция архивной описи – упрощение поиска необходимых сведений в огромнейших хранилищах информации. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая основа, распространяющаяся на все архивные учреждения державы. Фактически речь идет о научно-справочном аппарате, за счет которого функционирует архив национального уровня. Эффективность работы этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, то есть описи.
О терминологии
Опись архивных документов может состоять из нескольких листов. На каждом новом все заголовки должны присутствовать в полной формулировке, точно соответствуя оригинальной документации, даже если на предыдущем листе были такие же названия. В примечаниях необходимо описывать физическое состояние документации, а также ставить отметку в случае, если дело выбыло. Если в одном деле содержится документация за несколько лет, сортировать ее необходимо, ориентируясь на дату старта ведения. При нумерации нельзя превышать значение «9999». Пятизначные цифры для этого неприменимы. По возможности следует все систематизировать и описывать, учитывая хронологию. Второе правило сортировки – внутренняя структура предприятия.
Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.
Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.
Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)
- номенклатуру дел за соответствующий год;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2023 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2023 № 1182 (в ред. от 28.04.2023) (если в организации образуются документы технического направления);
- ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).
Опись для сдачи в архив должна быть подписана ее составителем с указанием наименования его должности и утверждена руководителем структурного подразделения. Очевидно, что для составления описи архива необходим большой опыт и высокая квалификация архивиста. Это не просто перепись документов, а объемный труд, требующий глубоких знаний. Поэтому при попытках самостоятельного выполнения описи документов неизбежны ошибки, которые в будущем могут привести к нежелательным последствиям.
Заголовок дела должен вноситься в опись архива в полном соответствии с официально принятой схемой систематизации, которая основывается на номенклатуре дел. Каждое дело в описи для сдачи в архив должно иметь самостоятельный порядковый номер. Если дело включает в себя несколько частей или томов, то каждая из них должна быть внесена в опись под отдельным номером.
Отметки в графе «Примечания»:
Опись дел в архиве служит базой для формирования других элементов справочной системы – каталогов, путеводителей, указателей или обзоров. Именно поэтому качество и безошибочность составления описи – определяющие параметры ее создания.
В сентябре 2023 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2023»).
Школа Отличного секретаря:
В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:
Как внести дело в опись
Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.
