Квитанция-Договор По Форме Дсо-18 Можно Ли Принимать К Авансовому Отчету С Июля 2023 Г: обновленная информация, быстрый ответ

Содержание

Оправдательные документы к авансовому отчету с 1 июля 2023

Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса. Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке.

кроме того, новая редакция №54-ФЗ четко указывает на наличие исключений, для которых предусмотрено право не применять ККТ, — через статью 2 закона. И в этой статье не поименована возможность не пробивать кассовый чек в случае внесения предоплаты (аванса).

Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

(далее — Указание N 3210-У). В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет: в первую очередь – работники организации; физические лица-внештатные

Обоснование вывода:
С 3 июля 2023 года Федеральный закон от 22.05.2023 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ) действует в редакции, установленной Федеральным законом от 03.07.2023 N 192-ФЗ (далее — Закон N 192-ФЗ), за исключением отдельных положений. Заметим, что ранее существенные поправки в Закон N 54-ФЗ вносились Федеральным законом от 03.07.2023 N 290-ФЗ (далее — Закон N 290-ФЗ) и Федеральным законом от 27.11.2023 N 337-ФЗ.
В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее — ККТ), включенная в реестр ККТ, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
Тем не менее право некоторых лиц на осуществление наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт без применения кассовых аппаратов продлено до 1 июля 2023 года.
Например, продолжать работать без кассового аппарата и после 1 июля 2023 года смогут организации (на ПСН и ЕНВД) и ИП (на ПСН), занимающиеся оказанием ветеринарных и бытовых услуг, услуг по ремонту, техобслуживанию и мойке автотранспортных средств, а также занимающиеся размещением рекламы с использованием внешних и внутренних поверхностей транспортных средств (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Виды деятельности, по которым можно не применять ККТ, перечислены в пп.пп. 1-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, пп.пп. 3, 6, 9-11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45-48, 53, 56, 63 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Указанные организации и ИП обязаны выдать представителю учреждения документ: товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) в порядке, установленном п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2023 (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). В этом документе должны присутствовать его наименование, порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Название документа законодательством не регламентируется.
Кроме того, до 1 июля 2023 года организации и ИП, применяющие ПСН и ЕНВД, выполняющие работы, оказывающие услуги населению (за исключением организаций и предпринимателей, имеющих работников, с которыми заключены трудовые договоры, оказывающих услуги общественного питания), вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (БСО) в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ (в старой редакции).
Отметим, что применяющие ЕНВД и ПСН лица не обязаны представлять клиентам информацию о применяемой системе налогообложения, но учреждение может получить такую информацию в налоговых органах. Для получения информации о применяемой контрагентом системе налогообложения необходимо представить в налоговый орган по месту учета контрагента заявление, составленное в произвольной форме с указанием требуемой информации. Срок предоставления ответа налоговым органом установлен в течение 30 календарных дней (ст. 12 Федерального закона от 02.05.2023 N 59-ФЗ). Государственная пошлина при этом не уплачивается.
Самостоятельно учреждение имеет возможность проверить, что при осуществлении конкретной деятельности на определенной территории вообще возможно применение ЕНВД, то есть введен ли ЕНВД соответствующими нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных районов, городских округов, законами городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя (п. 1 ст. 346.26 НК РФ). Также необходимо проверить, что соответствующий вид деятельности поименован в п. 2 ст. 346.26 НК РФ и выполняются условия ст. 7 или части 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Точных директив насчет порядка присвоения товару того или иного названия нет. ФНС рекомендует вводить номенклатуру, максимально понятную покупателю. Наименование должно однозначно указывать, какой конкретно продукт приобретает клиент. Допустимо применять Общероссийский классификатор продукции или составить собственный справочник. С 2023 года это требование уже выполняют:

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2023 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Инспекторы часто снимают расходы, оплаченные подотчетниками. Почти все покупки за наличные нужно подтвердить кассовыми чеками. Но часто сотрудники не знают, чем обычные чеки отличаются от товарных, предварительных чеков и от слип-квитанций. Поэтому прикладывают их к авансовым отчетам, а кассовые чеки не приносят. У компаний потом возникают проблемы с проверяющими.

Квитанция-Договор По Форме Дсо-18 Можно Ли Принимать К Авансовому Отчету С Июля 2023 Г

На самом деле некоторые изменения в подотчете действуют уже сейчас. А с 1 июля к ним добавятся новые. Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

ИП без работников из сферы услуг. Для них действует отсрочка на применение ККТ до 1 июля 2023 года. При этом они не обязаны выдавать какие-либо расчетные документы, но могут это делать по своему желанию или по просьбе клиента;
другие бизнес-субъекты, освобожденные от применения ККТ (ст. 2 закона 54-ФЗ о ККТ), если они не должны выдавать документ с конкретными реквизитами;
остальные компании и ИП из сферы услуг — только не вместо, а помимо чека онлайн-кассы.

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

Кроме того, освобождены от онлайн-ККТ до 1 июля 2023 года ИП на ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 6-9 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, но только при условии отсутствия у них наемных работников. А именно: при розничной торговле, осуществляемой через магазины и павильоны с площадью торгового зала не более 150 квадратных метров. К этой же категории относится оказание услуг общественного питания: на объектах с площадью зала обслуживания посетителей не более 150 квадратных метров; на объектах, не имеющих зала обслуживания посетителей. Аналогично до 1 июля 2023 года могут не применять онлайн-кассы ИП на ПСН, которые: осуществляют бытовые услуги; сдают в аренду (наем) жилые и нежилые помещения или земельные участки; изготавливают изделия народных художественных промыслов; оказывают прочие услуги производственного характера (услуги по переработке сельскохозяйственных продуктов и даров леса, защите садов, огородов и зеленых насаждений от вредителей и болезней; изготовление валяной обуви; изготовление сельскохозяйственного инвентаря из материала заказчика; граверные работы по металлу, стеклу, фарфору, дереву, керамике; изготовление и ремонт деревянных лодок; ремонт игрушек; ремонт туристского снаряжения и инвентаря; услуги по вспашке огородов и распиловке дров; услуги по ремонту и изготовлению очковой оптики; изготовление и печатание визитных карточек и пригласительных билетов на семейные торжества; переплетные, брошюровочные, окантовочные, картонажные работы; зарядка газовых баллончиков для сифонов, замена элементов питания в электронных часах и других приборах); осуществляют ремонт ювелирных изделий, бижутерии; проводят монофоническую и стереофоническую запись речи, пения, инструментального исполнения заказчика на магнитную ленту, компакт-диск; осуществляют услуги по уборке жилых помещений и ведению домашнего хозяйства; оказывают услуги по оформлению интерьера жилого помещения и услуги художественного оформления; проводят занятия по физической культуре и спорту; оказывают услуги платных туалетов; оказывают услуги, связанные с обслуживанием сельскохозяйственного производства (механизированные, агрохимические, мелиоративные, транспортные работы); осуществляют занятие медицинской деятельностью или фармацевтической деятельностью (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); осуществляют частную детективную деятельность (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); оказывают услуги по прокату; осуществляют экскурсионные услуги; оказывают обрядовые или ритуальные услуги; осуществляют сбор, обработку и утилизацию отходов, а также обработку вторичного сырья; а также некоторые другие виды деятельности.
Также могут еще год обойтись без ККТ ИП на патенте без работников, которые осуществляют розничную торговлю через объекты стационарной торговой сети с торговым залом не более 50 квадратных метров или не имеющие торговых залов.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Авансовый отчет с 1 июля 2023

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2023), — отметкой в загранпаспорте и т. п.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.

На основании пункта 1 статьи 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Обязательные документы для авансового отчета 2023

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п.

Официального бланка авансового отчета 2023 года, который обязателен для всех, нет. Форму авансового отчета можно разработать самостоятельно с учетом особенностей работы компании. Но удобнее использовать унифицированный авансовый отчет на бланке АО-1 (код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
Подотчетным лицам, изменения 2023 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
возвращения работника из командировки.

Пример Какие Чеки Можно Принимать К Авансовому Отчету С 1 Июля 2023

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно.

Ведение и восстановление учета
Подготовку и сдачу отчетности
Взаимодействие с налоговыми органами
Правовые консультации в ходе налоговых проверок
Представление интересов в контролирующих органах
Проверку корректности договоров, актов, счетов.

Проездные документы до места работы и обратно,
Документы, свидетельствующие о найме жилого помещения: счета из гостиницы или корешок приходного ордера от частного лица, сдающего в аренду жилое помещение,
Проездные документы общественного транспорта в месте командировки,
Иное.

26 Налогового кодекса РФ, в частности, оказание бытовых услуг по кодам видов деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, утвержденным Правительством РФ (оказание ветеринарных услуг; оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомототранспортных средств; оказание автотранспортных услуг по перевозке пассажиров и грузов и т.д.).

Аналогично до 1 июля 2023 года могут не применять онлайн-кассы ИП на ПСН, которые: осуществляют бытовые услуги; сдают в аренду (наем) жилые и нежилые помещения или земельные участки; изготавливают изделия народных художественных промыслов; оказывают прочие услуги производственного характера (услуги по переработке сельскохозяйственных продуктов и даров леса, защите садов, огородов и зеленых насаждений от вредителей и болезней; изготовление валяной обуви; изготовление сельскохозяйственного инвентаря из материала заказчика; граверные работы по металлу, стеклу, фарфору, дереву, керамике; изготовление и ремонт деревянных лодок; ремонт игрушек; ремонт туристского снаряжения и инвентаря; услуги по вспашке огородов и распиловке дров; услуги по ремонту и изготовлению очковой оптики; изготовление и печатание визитных карточек и пригласительных билетов на семейные торжества; переплетные, брошюровочные, окантовочные, картонажные работы; зарядка газовых баллончиков для сифонов, замена элементов питания в электронных часах и других приборах); осуществляют ремонт ювелирных изделий, бижутерии; проводят монофоническую и стереофоническую запись речи, пения, инструментального исполнения заказчика на магнитную ленту, компакт-диск; осуществляют услуги по уборке жилых помещений и ведению домашнего хозяйства; оказывают услуги по оформлению интерьера жилого помещения и услуги художественного оформления; проводят занятия по физической культуре и спорту; оказывают услуги платных туалетов; оказывают услуги, связанные с обслуживанием сельскохозяйственного производства (механизированные, агрохимические, мелиоративные, транспортные работы); осуществляют занятие медицинской деятельностью или фармацевтической деятельностью (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); осуществляют частную детективную деятельность (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); оказывают услуги по прокату; осуществляют экскурсионные услуги; оказывают обрядовые или ритуальные услуги; осуществляют сбор, обработку и утилизацию отходов, а также обработку вторичного сырья; а также некоторые другие виды деятельности.
Также могут еще год обойтись без ККТ ИП на патенте без работников, которые осуществляют розничную торговлю через объекты стационарной торговой сети с торговым залом не более 50 квадратных метров или не имеющие торговых залов.

Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет

До августа 2023 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Важно! Летом 2023 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты. Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Номер и дата составления отчета.
Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
Наименование структурного подразделения.
ФИО и должность подотчетного лица.
Сумма аванса.
Назначение аванса.
Информация об остатке/перерасходе аванса.
Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
Расписка подотчетного лица с подписью.

подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
формируется авансовый отчет;
данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2023 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
дата формирования документа;
сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2023 и 2023 года. И если Указание Банка России от 07.10.2023 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2023 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Образец заполнения авансового отчета в 2023 — 2023 годах

С 30.11.2023 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Изменений по авансовым отчетам в 2023 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2023 № 03-03-06/2/48232).

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Допустим, 21.01.2023 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Какие документы можно принимать к авансовому отчету с 1 июля 2023

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

В соответствии с его нормами отсрочку до 1 июля 2023 года получили организации и ИП, применяющие ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 1-5, 10-14 п. 2 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ, в частности, оказание бытовых услуг по кодам видов деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, утвержденным Правительством РФ (оказание ветеринарных услуг; оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомототранспортных средств; оказание автотранспортных услуг по перевозке пассажиров и грузов и т.д.).

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Если начиная с 2023 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.2023г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Как заполнить авансовый отчет по командировке; пример для скачивания

Большинство предприятий требует от командированных сотрудников и бухгалтерии подготовки авансового отчета, чтобы заранее спрогнозировать уровень трат на командировку и оптимизировать финансовые процессы в организации. В статье предлагаем скачать образец заполнения данного документа при отправлении сотрудника в служебную поездку.

На практике встречаются случаи, когда для реализации рабочего задания сотруднику приходится отправляться в другие организации или продлевать переезд по факту решения задач. В этом случае дополнительные расходные пункты следует отражать на оборотной стороне командировочного удостоверения. Там работник должен расписать все пункты, куда, с какой целью и в какой период направляется для решения производственных задач. Эта информация будет незаменима для дальнейшего оформления непредвиденных командировочных расходов.

Чтобы отправить сотрудника в служебную поездку, нужно выполнить ряд обязательных поэтапных действий. После выбора лиц и создания приказа о направлении в командировку необходимо разобраться с финансовой стороной вопроса, поскольку в большинстве случаев любое служебное перемещение работников очень затратно для организации.

Авансовый отчет обязан подготовить лично командированный сотрудник и предоставить бухгалтерии с приложенными чеками, расписками и иной первичной документацией. При этом работнику в стандартных ситуациях следует заполнять только часть лицевой и оборотной стороны формы – остальное берут на себя специалисты бухгалтерской службы.

Иными словами, к отчету прикрепляются чеки, билеты и прочая документация о расходах, которые предприятие-работодатель обязано компенсировать. Это объясняется тем, что выплата средств производится по факту возвращения сотрудника на рабочее место. Отметка о прибытии в отделе кадров является финальной точкой, после которой командировка заканчивается, и авансовый отчет считается «готовым к употреблению».

При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с «подотчетниками» с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях №) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета. Ф.И.О. №. ».

Обоснование позиции:
Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, которая определяется как разница между полученными ими доходами и величиной произведенных расходов, определяемых в соответствии с НК РФ ( НК РФ). Соответственно, налоговой базой по налогу на прибыль для указанной категории налогоплательщиков признается денежное выражение прибыли, определяемой как разница между полученными ими доходами и произведенными расходами ( НК РФ).
Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы ( НК РФ). Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации, прочие расходы ( НК РФ).
Общие критерии, которым должны удовлетворять расходы налогоплательщика для признания их в налоговом учете, поименованы в НК РФ (смотрите также АС Поволжского округа от 12.12.2014 N Ф06-18264/13 по делу N А12-16466/2014). Согласно данному пункту налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (дополнительно смотрите КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Из НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются, в первую очередь, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Чеки контрольно-кассовой техники (далее — чеки ККТ) могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).
Вместе с тем Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, понятию «первичный учетный документ» чек ККТ будет соответствовать только в том случае, если он содержит все вышеперечисленные реквизиты.
Такой же вывод делают и представители налоговых органов. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца (смотрите также УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/[email protected]).
В рассматриваемой ситуации чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ, а именно, подписей и наименование должностей лиц, осуществивших реализацию (смотрите ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/[email protected]). Поэтому организация не вправе использовать такой чек в качестве основания для отражения расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Представители налоговых органов г. Москвы считают, что при наличии в чеке ККТ перечня покупок товарный чек не нужен (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152, от 26.06.2006 N 20-12/[email protected], УМНС России по г. Москве от 06.10.2004 N 26-12/64015).
Однако в данной ситуации помимо кассового чека составляется авансовый отчет, который, в свою очередь, является первичным документом. Соответственно, в рассматриваемой ситуации, полагаем, наличие товарного чека необязательно.
Также в ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/[email protected] указано, что при осуществлении наличных расчетов кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, — чеков ККТ, квитанций к приходным кассовым ордерам.
Учитывая изложенное, организация вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ.
Данные расходы при применении метода начисления могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль на дату утверждения авансового отчета в составе прочих, связанных с производством и реализацией ( , НК РФ).
На основании пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Таким образом, полагаем, что основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом канцелярских товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям Закона N 402-ФЗ, с приложенным к нему кассовым чеком, подтверждающим фактическое осуществление затрат по приобретению канцтоваров ( УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/[email protected]), а также иные документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (смотрите также ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/[email protected]).
Аналогичная точка зрения следует из УФНС России по г. Москве от 19.07.2012 N 17-15/64647 (смотрите также Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N ). При этом специалисты налогового органа отметили, что оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, в том числе и кассовые чеки, должны быть надлежащим образом оформлены.
Требования к кассовому чеку определены Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон N 54-ФЗ) в редакции от 03.07.2023 N 290-ФЗ. К числу обязательных реквизитов, которые в общих случаях должны содержаться в кассовом чеке, отнесены в том числе ( Закона N 54-ФЗ):
— применяемая при расчете система налогообложения;
— признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) — приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) — расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, — возврат расхода);
— наименование товаров, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, а также осуществления расчетов за товары, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) НДС);
— сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, а также осуществления расчетов за товары, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) НДС) и т.д.
Реквизиты, которые должны быть указаны на кассовом чеке с 1 июля 2023 года, существенно отличаются от реквизитов, которые должны были быть указаны на кассовом чеке до 1 июля 2023 года (п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Правительства РФ от 30.07.1993 N 745).
Однако в связи с нехваткой фискальных накопителей на российском рынке полагаем, что продавец, возможно, не смог перейти на использование онлайн-кассы и, соответственно, вправе использовать старую кассовую технику, но при наличии обстоятельств, указывающих на то, продавцом были приняты все меры по соблюдению требований законодательства РФ в части применения контрольно-кассовой техники (например, заключение пользователем договора поставки фискального накопителя в разумный срок до окончания действия блока электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) или до определенного законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники предельного срока возможности его использования) (смотрите Таким образом, на наш взгляд, факт выдачи кассового чека «старого» образца при условии реального приобретения канцелярских товаров, отсутствия признаков недобросовестности со стороны организации, а также при наличии надлежащим образом оформленного авансового отчета не может являться безусловным обстоятельством, препятствующим признанию рассматриваемых расходов при расчете налогооблагаемой прибыли, о чем свидетельствует ряд материалов арбитражной практики.
Так, например, в ФАС Поволжского округа от 18.06.2013 N Ф06-4602/13 по делу N А12-20760/2012 судьи указали, что налоговое законодательство не вменяет в обязанность налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) проверять состояние контрольно-кассовой техники контрагентов и надлежащее оформление чеков. При этом достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самой организацией ( ФАС Центрального округа от 07.07.2009 N А64-578/08-26 ( ВАС РФ от 18.11.2009 N ВАС-13355/09 отказано в передаче для пересмотра в порядке надзора в Президиум ВАС РФ)).
Одновременно полагаем, что можно попросить продавца выдать справку или другой подобный документ, в котором будет указано, что продавец заключил договор на поставку новой кассы или фискального накопителя в соответствии требованиями законодательства.
Исходя из вышеизложенного, полагаем, что кассового чека и авансового отчета достаточно для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль. Однако не исключено, что у проверяющих будет иная точка зрения по данному вопросу, и тогда правомерность признания расходов на приобретение канцелярских товаров организации, возможно, предстоит отстаивать в судебном порядке.

– название документа;
– дата составления документации;
– название компании, от имени которого составлена документация;
– измерители хозяйственных операций в денежном и натуральном выражении;
– содержание хозяйственных операций;
– название должностей лиц, которые ответственны за хозяйственную операцию и правильность ее составления;
– подписи указанных лиц.

Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы, не забудьте взять документы, подтверждающие стоимость проживания. До 1 декабря 2008 года это мог быть гостиничный счет по форме № 3-Г или 3-Гм (утв. приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121). А в настоящее время бланки должны быть разработаны в соответствии с постановление правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Если бланков нет, при приеме наличных средств должна применяться контрольно-кассовая техника. Это требование Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов». И только если организации или индивидуальные предприниматели оказывают услуги населению, выдавая бланки строгой отчетности, ККТ не применяется (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае формы бланков строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам.

Самой частой проблемой с кассовыми чеками является их выцветание. Представьте такую ситуацию, приходит к вам проверка и просит предоставить подтверждающую документацию, чеки и так далее. Вы показываете заветную папку, а там… Чистые листки бумаги, в которых не осталось текста.

Товарный чек без кассового можно ли принять

Кроме того, до 1 июля 2023 года организации и ИП, применяющие ПСН и ЕНВД, выполняющие работы, оказывающие услуги населению (за исключением организаций и предпринимателей, имеющих работников, с которыми заключены трудовые договоры, оказывающих услуги общественного питания), вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (БСО) в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ (в старой редакции).

Внимание! С середины 2023 года онлайн-кассами обязаны пользоваться все организации и предприниматели на общей системе налогообложения. Аналогичные требования предъявляют к вендинговому бизнесу. Вне зависимости от режима перейти к новому формату должны были общепит и розница при наличии в штате наемного персонала. Отсрочку получили плательщики ПСН и ЕНВД, а также коммерсанты на УСН, занятые в сфере услуг. До июля 2023 года могут не менять технику также владельцы розничных магазинов и точек общепита, если ими не были заключены трудовые договоры.

Что касается общего в практике хозяйственных субъектов, это применение единой общеотраслевой формы авансового отчета АО-1. Узнаваем бланк и для бюджетных учреждений, имеющий незначительные отличия от базовой формы, его код 0504505. Оба типа отчетов имеют табличную часть, где необходимо приводить расшифровку подтверждающих фискальных и нефискальных документов.

С июля 2023 года на онлайн-кассы перешли все, кто и до этого должен был применять ККТ при расчетах, в основном это юрлица на ОСНО. С июля 2023 года на онлайн-кассы переходят юрлица и ИП в сфере розницы и общепита с сотрудниками, и как раз среди этих бизнесменов будет много тех, кто торгует подакцизными товарами. А с июля 2023 года – бизнес, оказывающий услуги.

Прежде всего, статьей 487 Гражданского Кодекса РФ предусмотрена возможность внесения предварительной оплаты по любому договору купли-продажи. Таким образом, предоплата (или аванс) может быть совершена, в том числе и для целей договора розничной купли-продажи.

Документы Принимаемые К Авансовому Отчету С 1072023

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.