Возмещение Расходов По Чекам Заказчику: обновленная информация, быстрый ответ

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Всем привет, если еще не знакомы с нашими материалами, то они отличаются сжатостью и только необходимой информацией, поэтому всегда можно быстро разобраться в любом вопросе. Сегодня раскроем такую тему как — Возмещение Расходов По Чекам Заказчику. Скорее всего Вы думаете, что это сложно и непонятно, но мы расскажем это простым языком, так чтобы у Вас не осталось дополнительных вопросов. Но если у Вас все же есть недопонимание изложенного материала, то наш дежурный юрист проконсультирует Вас любым, удобным способом.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках;
— Энциклопедия решений. Возмещение командировочных расходов;
— Энциклопедия решений. Расходы по найму жилого помещения при командировках по РФ в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;
— Вопрос: Подотчетное лицо коммерческой организации отправлено в зарубежную командировку. Для расчетов за проживание в отеле в период командировки использует банковскую карту. Командированному лицу был выдан счет за проживание, но не были представлены документы, подтверждающие оплату. Подотчетное лицо представило авансовый отчет, однако не приложило к нему документов, непосредственно подтверждающих оплату счета за проживание в гостинице. Какими документами командированный работник может подтвердить понесенные расходы? Может ли в качестве подтверждения оплаты быть представлен к авансовому отчету скриншот с мобильного телефона о списании денежных средств? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2023 г.)
— Вопрос: Коммерческая организация направляет лиц, принимаемых на работу, на обязательный предварительный медицинский осмотр. В дальнейшем работники направляются на вахту, в связи с чем им возмещаются, в частности, расходы на проживание в гостинице. В качестве документов, подтверждающих понесенные расходы на оплату медицинского осмотра, на проживание в гостинице, работники представляют помимо договоров, актов и счетов только квитанции к приходным кассовым ордерам. Можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица такие квитанции при отсутствии кассовых чеков? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2023 г.)

Обоснование позиции:
1. Служебная командировка согласно ст. 166 ТК РФ — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят (ст. 168 ТК РФ) в том числе расходы по найму жилого помещения.
Расходы по найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, организация-налогоплательщик своим локальным нормативным документом может установить порядок возмещения расходов за наем жилого помещения при нахождении своего сотрудника в командировке в таких случаях, как:
— нет подтверждающих документов;
— при наличии подтверждающих документов, в которых отсутствуют какие-либо реквизиты;
— в иных случаях (например, по контрагенту отсутствует информация о государственной регистрации в ЕГРЮЛ (ЕГРИП)*(1).
Таким образом, в общем случае при наличии локального нормативного акта (приказа по организации) о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить расходы работнику в пределах установленных норм.
2. Нормы главы 25 НК РФ не определяют конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения затрат на наем жилья при нахождении работника в командировке, устанавливая лишь, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами) (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(2).
При этом если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.
Положениями п. 20 Постановления Правительства РФ от 09.10.2023 N 1085 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» установлено: организации и ИП, оказывающие гостиничные услуги, вправе самостоятельно разработать документ (договор), подтверждающий оказание соответствующих услуг физическим лицам. Такой документ (договор) должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации;
б) сведения о заказчике (потребителе);
в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
г) цену номера (места в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
Согласно позиции Роспотребнадзора, выраженной в письме от 11.01.2023 N 01/37-16-29, исполнитель при заключении договора с потребителем на предоставление гостиничных услуг обязан обеспечить включение в него всех тех положений, которые предусмотрены его пп. «а»-«е». При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ.
Иными словами, при отсутствии в документе хотя бы одного из обязательных реквизитов, перечисленных в п. 20 Правил, договор может быть признан незаключенным. Вместе с тем заключением договора в письменной форме считается не только составление одного документа, подписанного сторонами, но и обмен документами (письмами, факсами и т.д.) (п. 2 ст. 434 ГК РФ). То есть если недостающие реквизиты содержатся в других документах, в том числе БСО, то договор будет отвечать требованиям п. 20 Правил.
В рассматриваемой ситуации вместо договора на оказание услуг гостиницей был выдан чек БСО, в котором, кроме обязательных реквизитов, предусмотренных п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, должна содержаться информация, позволяющая идентифицировать, какие услуги, кому и на какой срок были предоставлены.
Таким образом, бланк БСО, содержащий обязательные реквизиты п. 20 Правил, может подтверждать факт получения услуги проживания в гостинице подотчетным лицом.
Кроме того, организация в данном случае вправе обосновать потребление работником услуги, связанной с наймом жилья, любыми документами, косвенно подтверждающими потребление такой услуги (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 09.02.2023 N 03-03-06/1/7853). К последней группе документов могут быть отнесены, например, приказ о командировке, проездные и иные документы, подтверждающие факт пребывания работника в командировке в месте нахождения гостиницы (в соответствующие даты).
Вместе с тем из ряда разъяснений Минфина России прослеживается, что организации в рассматриваемой ситуации для документального подтверждения затрат на наем жилья следует иметь также и документы, подтверждающие факт оплаты сотрудником услуг гостиницы (смотрите, например, письма Минфина России от 24.06.2023 N 03-03-06/1/36877, от 16.02.2023 N 03-03-05/23).
Как следует из разъяснений Минфина России, в общем случае в качестве документов, подтверждающих факт найма жилого помещения в командировке, могут выступать в том числе документы, приравненные к кассовым чекам, оформленные на бланке строгой отчетности (письма Минфина России от 09.08.2023 N 03-11-06/3/58, от 18.08.2023 N 03-03-06/1/556).
В письме Минфина России от 11.10.2023 N 03-01-15/66392 также говорится, что документ, выданный организацией или индивидуальным предпринимателем на бумажном носителе в качестве подтверждения факта осуществления расчета между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) и содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа, может быть использован как документально подтверждающий расходы.
Таким образом, полагаем, что БСО может выступить документом, который подтверждает производство расчетов.
Вместе с тем необходимо учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2023 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее также — ККТ), включенная в реестр ККТ, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
Случаи, при которых ККТ не применяется, перечислены в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Рассматриваемая ситуация в ней не указана.
Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек (или БСО) на бумажном носителе и (или) направить кассовый чек или БСО (т.е. фискальные документы) в электронной форме покупателю (клиенту))*(3). Согласно п. 1 ст. 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети Интернет.
То есть при передаче денежных средств в качестве оплаты за проживание сотрудник гостиницы обязан выдать кассовый чек*(4) или БСО, сформированный в порядке, предусмотренном Законом N 54-ФЗ, или направить кассовый чек (БСО) в электронной форме покупателю. При этом распечатка продавцом (ИП) кассового чека (БСО) по просьбе подотчетного лица организации не должна вызвать затруднений: наличие устройства для печати фискальных документов — одно из обязательных требований к контрольно-кассовой технике (абзац 4 п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ).
Минфин России в письме от 31.05.2023 N 03-03-06/1/37141 указал: если при осуществлении расчетов применялась ККТ, то оправдательные документы (к авансовому отчету) должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона N 54-ФЗ.
Таким образом, мы имеем ситуацию, при которой факт получения подотчетным лицом услуги проживания в гостинице является подтвержденным для целей налогообложения прибыли (при соблюдении иных норм оформления первичного документа), факт оплаты услуги также можно считать подтвержденным, хотя и с нарушением законодательства о ККТ.
Мы полагаем, что нарушение, допущенное исполнителем при документальном оформлении расчетов при оказании услуг по проживанию, не должно послужить основанием для организации отказаться от намерения включить расходы по найму жилого помещения в состав прочих расходов на основании нормы пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ*(5).

Содержание

Можно ли возместить работнику расходы по проживанию в гостинице (выдан бланк строгой отчетности 10 июля 2023 года), если ККТ в гостинице еще не установлена?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Нарушение, допущенное исполнителем при документальном оформлении расчетов, связанных с оказанием услуг по проживанию, не освобождает организацию от обязанности возместить работнику расходы на проживание, а также не является основанием для того, чтобы организация отказалась учитывать указанные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Плюс в признании затрат по налогу на прибыль. Заказчику проще учесть затраты в целях исчисления налога на прибыль. Так как расходные документы на покупку материалов будут на руках у заказчика, он сможет признать суммы возмещения как прочие расходы (Постановления ФАС Западно-Сибирского от 18.08.2023 N Ф04-4093/2023(12642-А67-39) и Московского от 13.08.2023 N КА-А40/7595-08 округов).

В зависимости от выбранного варианта различаются налоговые последствия для обеих сторон. Причем положения, касающиеся определения цены, применимы к договорам возмездного оказания услуг, а также договорам подряда.

Вариант второй — помимо вознаграждения исполнителя заказчик компенсирует сумму затрат

Некоторые инспекторы на местах считают, что учет расходов по сделке, исполненной подрядчиком, не имеющим свидетельства о допуске к работе, неправомерен. Свою позицию они могут подкрепить, к примеру, тем, что к работам могут быть допущены только исполнители, входящие в состав саморегулируемых организаций, которые, в свою очередь, выдают свидетельства о допуске к работам. Соответственно, работы, выполненные с нарушением закона, учитывать в расходах организация не имеет права.

Поскольку в договоре оплата цены подрядных работ не включает в себя возмещение расходов по оплате проезда, питания и проживания, несение данных расходов за счет заказчика имеет компенсационный характер, по сути представляя собой возложение на заказчика ряда обязанностей по договору подряда (частичное иждивение заказчика), указанные суммы не являются выручкой подрядчика и не подлежат налогообложению НДС.

25 Июня 2023Возмещение командировочных расходов подрядчика

При таких обстоятельствах спорные расходы удовлетворяют критериям расходов, предусмотренных п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, и, следовательно, подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2023 г. № А05-5368/2023-26, ФАС Уральского округа от 30.04.2023 г. № Ф09-2594/09-С3).

Последние публикации

Решив с 2023 г. перейти на упрощенку, не забудьте сообщить об этом ИФНС, подав соответствующее уведомление. О том, как правильно его заполнить, а также о том, когда, куда и как его подать, расскажем в нашей статье.

Но следует также помнить, что агентские и комиссионные договоры относятся к возмездным сделкам (ст. 990 и 1005 ГК РФ). Поэтому просто переоформить счет-фактуру по перевозкам недостаточно. Необходимо еще предусмотреть в договоре вознаграждение агенту и оформить все соответствующие документы.

НДС при возмещении расходов

Если клиент выбирает возмещение — завершаем работу над декларацией и сдаем ее в ИФНС. Далее мы проводим полное сопровождение всей процедуры возврата. В рамках камеральной проверки предоставляем необходимые документы и даем обоснованные ответы на запросы налоговиков. В случае необходимости — готовим документы для суда и принимаем активное участие в ведении дела.

Возмещение расходов по агентскому договору

Поставщик в этом случае включает в облагаемую базу всю сумму реализации, в том числе и «перевыставленные» услуги. Сумму налога, уплаченную перевозчику, продавец может взять к вычету на общих основаниях (письмо Минфина РФ от 22.10.2023 № 03-07-09/44156).

Зачастую стороны в разделе договора, устанавливающем цену, повторяют формулировку пункта 2 статьи 709 ГК РФ. Например, «Стоимость работ Исполнителя включает в себя сумму вознаграждения и сумму возмещения командировочных расходов сотрудников Исполнителя при выполнении работ». Представляется, что такая фраза может трактоваться как признание сторонами того факта, что сумма компенсации является составляющей цены работы. В таком случае речь будет идти о принципиально других обстоятельствах дела, поэтому приведенные судебные решения не смогут расцениваться как прецеденты по аналогичному вопросу.

Подрядчик в целях налогообложения полученную от заказчика компенсацию вправе не включать в облагаемые доходы при условии, что в договоре подряда сумма вознаграждения за выполнение работ и возмещаемые заказчиком расходы четко разделены. Однако при выплате компенсации организация, не включившая суммы возмещений подрядчику — физическому лицу в налоговую базу по НДФЛ, рискует подвергнуться штрафу по статье 123 НК РФ за невыполнение обязанности налогового агента. Налогоплательщику-организации, не включившему в свою налоговую базу по НДС и налогу на прибыль полученную компенсацию, тоже нужно быть готовым к разногласию с налоговыми органами. При этом и налогоплательщик-подрядчик, и налоговый агент имеют высокие шансы отстоять свою позицию в суде.

Договор с физическим лицом

Суды не соглашаются с таким подходом, так как выплаты производятся исполнителю в рамках гражданско-правового договора, а не физическому лицу в качестве возмещения его командировочных расходов. Суды приходят к выводу, что спорные выплаченные суммы возмещения удовлетворяют критериям расходов, предусмотренных 25 главой НК РФ, поскольку такие затраты подтверждены документально и обоснованы. Следовательно, расходы подлежат учету налогоплательщиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль (Постановления ФАС Уральского округа от 19.01.2023 № Ф09-10311/08-С3 по делу № А50-11853/08, ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2023 № А05-5368/2023-26, ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.08.2023 № А58-5044/04-Ф02-3966/05-С1, ФАС Поволжского округа от 07.09.2023 № А65-20830/03-СА1-32)

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ).
В данном случае условиями договора возмездного оказания услуг предусмотрена обязанность заказчика компенсировать исполнителю расходы, понесенные им при исполнении договора в части оплаты услуг ОАО «РЖД», понтонно-мостовой переправы, ледовой переправы. Заметим, что порядок представления исполнителем отчета о расходах, подлежащих возмещению заказчиком, определяется сторонами договора (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Возмещение расходов исполнителя

В отношении учета для целей налогообложения прибыли суммы, подлежащей получению от заказчика в возмещение расходов, осуществленных исполнителем при исполнении обязательств по договору, могут быть следующие варианты.

НДС у исполнителя

Когда по условиям договора издержки исполнителя не выделены отдельной суммой в цене договора, налоговая база по НДС определяется исходя из договорной цены (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 154 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2023 N Ф04-1010/2023(961-А27-31), Ф04-1010/2023(962-А27-31) по делу N А27-5996/2023-6). В этом случае не позднее пяти календарных дней со дня оказания услуг (подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг) следует выставить заказчику соответствующий счет-фактуру (п. п. 1, 3 ст. 168 НК РФ).
Налог на прибыль у исполнителя при возмещении его расходов по договору возмездного оказания услуг

На сумму своего вознаграждения посредник должен выставить в адрес заказчика счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). Подробнее об оформлении счетов-фактур при приобретении товаров (работ, услуг) по посредническим договорам см. Как оформить и зарегистрировать счета-фактуры при посреднических операциях .

Как посреднику оформить и отразить в учете приобретение товаров (работ, услуг) для заказчика

Сумма затрат, понесенных «Альфой» на организацию выполнения услуг, связанных с перевозкой груза, составляет 32 000 руб. После подписания отчета об исполнении договора «Мастер» компенсирует «Альфе» все понесенные ею расходы и выплачивает вознаграждение.

Учет у субъектов малого предпринимательства

ООО «Торговая фирма «Гермес»» (агент) приобретает товары для ООО «Альфа» (принципал). «Гермес» участвует в расчетах и принимает приобретенные для «Альфы» товары на свой склад. Размер агентского вознаграждения установлен в твердой сумме и составляет 70 800 руб. (в т. ч. НДС – 10 800 руб.). По условиям договора агент удерживает свое вознаграждение из средств, полученных от принципала.

Однако налоговики не поддержали позицию организации. По их мнению, компании на «упрощенке» не могут учесть компенсацию расходов, понесенных исполнителем в рамках заключенных договоров гражданско-правового характера. Аргументация следующая.

Начнем с ситуации, когда организация заключила договор подряда с физическим лицом, который не зарегистрирован в налоговых органах в качестве индивидуального предпринимателя. Условиями договора предусмотрена компенсация исполнителю проезда к месту выполнения задания и проживания в этом месте.

Договор с предпринимателем

Организация вправе учесть при расчете налога на прибыль все расходы при соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в ст. 270 НК РФ. На это указал Минфин России в письме от 08.08.2023 № 03-04-06/46423.

Суммы возмещения затрат денежными средствами, то есть каждая определенная сумма затрат, которая была осуществлена для арендатора (заказчика), учитываются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с перечнем, приведенным в ст. 264 НК РФ.

Налогообложение при возмещении затрат

Делать в акте на возмещение затрат надпись «Без налога (НДС)» нельзя, так как согласно п. 5 ст. 168 НК РФ такая надпись делается в первичных учетных документах только при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат обложению НДС (освобождаются от налогообложения) в соответствии со ст. 149 Кодекса , а также при освобождении налогоплательщика согласно ст. 145 НК РФ от исполнения обязанностей налогоплательщика.

Налогообложение при возмещении затрат

Что касается расходов, осуществленных арендодателем (исполнителем) на основании договоров со специализированными организациями, включая сумму расходов, осуществленную за арендатора (заказчика), то арендодатель (исполнитель) вправе учесть данные затраты (коммунальные платежи, оплата услуг связи и т.д.), если они прямо перечислены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а также если они соответствуют критериям, приведенным в п. 1 ст. 252 настоящего Кодекса.

Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2023 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Списание НДС

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .

Учитывая, что специалисты, приезжающие, например, на монтаж и наладку оборудования, не состоят в трудовых отношениях с организацией, то расходы на их питание и проживание не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (письмо от 16.10.2023 г. № 03-03-06/1/723).

25 Июня 2023Возмещение командировочных расходов подрядчика

Последние публикации

Когда цена подрядных работ определяется сторонами договора отдельно, а командировочные расходы в стоимость работ не включаются и оплачиваются заказчиками в соответствии с условиями названных договоров подряда по фактическим затратам подрядчика по отдельным счетам-фактурам без выделения НДС, то в таких случаях при возмещении заказчиками подрядчику выплаченных работникам за счет собственных средств командировочных расходов не происходит передачи права собственности на товары, результаты выполненных работ.