Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как заверить копию трудовой книжки неработающего и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Образец заполнения, как правило, находится в кабинете отдела кадров. Нужно только при получении на руки при очередном увольнении просматривать документ на предмет неточностей, помарок и других отметок, которые могут потом негативно повлиять на какую-либо жизненную ситуацию человека.
Понадобиться копия этого документа, который является по значимости вторым после паспорта, может для чего угодно. Это может быть получение и заграничного паспорта, и кредита. Если человек хочет устроиться на вторую работу по совместительству и ему нужно подтвердить свою занятость, копия просто необходима.
Причины получения
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, действительна как документ в течение 30 дней со дня выдачи. Все действия по оформлению должны производиться в присутствии сотрудника, которому эта копия нужна. Выдача производится на основании заявления работника, и работодатель в лице руководителя, главного бухгалтера или сотрудника отдела персонала обязан представить запрашиваемый документ в течение трех дней совершенно бесплатно.
Как правило, заверение копии трудовой книжки осуществляется непосредственно по месту основной работы в отделе кадров предприятия. Заверка копии трудовой выполняется без каких-либо письменных заявлений с вашей стороны. Достаточно лишь устного требования. Но на крупных предприятиях вполне возможно, что такое заявление потребуется.
Где заверяют копию документа
Дубликат документа может быть изготовлен посредством сканера или на ксероксе. Возможен его набор на компьютере – это достаточно трудоемкий вариант, но оптимальный. Трудовая книжка может содержать записи, которые довольно сложно разобрать на отсканированном или распечатанном на принтере экземпляре. Такая, даже заверенная по всем правилам, копия может быть отклонена организацией, которая ее потребовала.
Как заверяют копию трудовой книжки: основные моменты
Следует знать, что правильно заверенная копия трудовой книжки должна иметь заверяющую печать, располагающуюся непосредственно на самой ксерокопии. Копия не будет считаться верной, если печать стоит на поле под дублированной страницей.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2023 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Как заверить копию трудовой книжки в 2023 году — этот вопрос кадровики обсуждают снова и снова, несмотря на то, что написано на эту тему уже достаточно много. Дело в том, что 01.07.2023 в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2023. Он определил новые правила оформления документов и заверения трудовых книжек (ТК). Собрали в одну статью все, что необходимо помнить кадровому специалисту в связи с изменениями.
Нормативная база
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Конечно, трудовая книжка очень важный документ, но особую важность она приобретает в связи с тем, что она может поспособствовать получению гражданином определенных благ, как гарантированных государством, так и частными юридическими лицами.
Как заверить трудовую книжку работодателем?
Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.
Общая информация
Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.
Возможно заверение не всех страниц трудовой книжки, а только специально указанных работником в заявлении. В большинстве случаев достаточно подтверждение информации по последнему месту работы. Первая страница книжки должна быть изготовлена во всех случаях.
На сегодняшний день в части порядка заверения копий документов, включая трудовые, действует устаревший Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2023) и ГОСТ Р 6.30-2023. Согласно действующему ГОСТу (п. 3.2.6) на копии трудовой книжки и любого другого документа ниже подписи в оригинале должна проставляться заверительная надпись, включающая в себя:
В каких случаях требуются копии
Обязанность работодателя — не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления выдать копии документов, связанных с работой сотрудника, закреплена в ст. 62 Трудового кодекса. Оригинал трудовой книжки действующему сотруднику может быть выдан только в целях социального страхования (для расчёта пенсии работающего пенсионера), во всех остальных случаях предоставляется надлежащим образом заверенная копия.
Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.
- ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
- все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
- концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».
Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.
Порядок заверения
- отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
- не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
- не везде проставлена печать;
- оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
- отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
- отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
- заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.
Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:
В некоторых случаях гражданину может потребоваться копия трудовой книжки либо выписка из нее, удостоверенная нотариально. Во избежание лишних затрат времени следует заранее ознакомиться с процессом заверения копии указанного документа, а также знать, что нужно иметь при себе и какую денежную сумму необходимо будет уплатить за совершение такого нотариального действия.
Понятие трудовой книжки
- оплатить нотариальный тариф и получить заверенную копию. Точную сумму, которую нужно будет уплатить за изготовление заверенной копии, нотариус или работник конторы определит во время приема документов. Обычно подобные процедуры производятся достаточно быстро и выдаются обратившемуся лицу в тот же день.
Из чего складывается сумма, подлежащая уплате
Тем не менее, определенные учреждения устанавливают требования к сроку действия таких копий. Например, кредитное учреждение может потребовать, чтобы бумага была удостоверена нотариусом не ранее, чем за месяц до ее предоставления.
Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.
Как правильно заверить работодателем?
- необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
- необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
- передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.
Для чего нужна копия трудовой книжки?
Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.
Прежде всего, осуществляется копирование каждой отдельной страницы из оригинальной книжки. После этого необходимо обратиться туда, где человек в последний раз работал. Специалист либо же бухгалтер кадрового отдела осуществят процедуру целиком в полном соответствии с официальными правилами.
Если такой документ понадобился сотруднице, находящейся в настоящий момент в декретном отпуске, алгоритм действий по оформлению заверенной копии отличаться от вышеуказанного не будет. В нем также следует указать, что сотрудник «Работает на момент выдачи копии».
Срок действия документа
При проведении процедуры заверения трудовой книжки важно строго соблюдать алгоритм, следить за точностью и актуальностью указываемых данных, проверять наличие всех необходимых печатей и подписей. Если срок действия документа истек, сотрудник в праве попросить работодателя выдать ему новую заверенную копию трудовой.
Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
- адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
- заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
- Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
- Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?
Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.
Основанием выдачи сотруднику копий документов, связанных с работой, является письменное заявление, составленное на имя директора. На полученном заявлении руководитель ставит свою подпись и дает разрешение отделу кадров на выдачу документов, проставив надпись: «Согласовано» или «Выдать документы». Подписанное директором заявление передается уполномоченному должностному лицу на исполнение.
Получаем заявление от сотрудника
Перед подготовкой документов имеет смысл уточнить у сотрудника требования адресата, запрашивающего документы, после чего выбрать необходимый способ заверения трудовой. К примеру, ПФР и банки могут не принимать копию трудовой, заверенную в виде сшивки, а не отдельными листами.
Способ 2. Заверяем несколько страниц документа
Общий порядок выдачи копий документов, связанных с работой, определяется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X. Порядок заверения копии определяется отдельным документом — ГОСТ Р 7.0.97-2023, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2023 № 2023-ст. Но его требования не являются обязательными, а лишь носят рекомендательный характер.
- Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
- Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
- Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.
Порядок заверения документа у работодателя
Второй вариант – пронумеровать и прошнуровать листы, вывести нитку на последний, проклеить бланком, где будет указано число страниц. На бланке ставится виза уполномоченного сотрудника и оттиск печати юридического лица.
Как проверить правильность оформления?
Представители фирмы-нанимателя после получения от специалиста заявления на копию трудовой обязаны в трехдневный срок исполнить его просьбу (согласно постановлению Кабмина №225). На практике время подготовки документа сокращается до нескольких часов: процедура не предполагает больших временных затрат. Работник вправе не давать пояснений и не сообщать, зачем ему потребовался документ.
- Ваши ФИО и должность;
- Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
- Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
- Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
- Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
- Дата и место составления расписки.
- Должность и ФИО руководителя, на имя которого составлено заявление;
- ФИО и должность заявителя;
- Просьба выдать вам заверенную копию трудовой книжки;
- Причину, по которой она вам требуется;
- Дата составления заявления;
- Подпись заявителя и её расшифровка.
Образец заверенной трудовой
Стоит заметить, что трудовая книжка может потребоваться вам не только при зачислении на работу, но и в других ситуациях. Для предоставления в другие организации требуется обычно копия трудовой книжки, притом заверенная. О том, как заверить копию трудовой книжки, в каких случаях это может потребоваться, мы расскажем в нашей статье.
Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
