Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Должностная инструкция руководителя по документообороту и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.
Бланк документа
2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.
Скачать образец документа
2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.
3.1. Управляющий документацией исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает стратегию и политику организации в сфере управления ее документацией;
2) осуществляет руководство выбором и внедрением современных методов, средств и технологий обработки информации и документации в рамках реализации единой политики управления документацией организации;
3) управляет проектом создания единой системы управления документацией организации;
4) управляет проектами формирования информационно-справочных систем и баз данных по всем документным системам и информационным ресурсам организации;
5) управляет проектами поддержания в актуальном состоянии единой системы управления документацией организации, а также всех ее документных систем;
6) осуществляет руководство проектами по модернизации и оптимизации системы управления документацией организации и минимизации рисков в этой сфере.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет руководство разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
2) осуществляет руководство разработкой методических документов по внедрению и исполнению локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
3) управляет согласованием и/или утверждением локальных нормативных актов и методических документов организации, используемых в управлении документацией;
4) осуществляет руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документов ее документального фонда;
5) осуществляет руководство построением информационно-правовой базы данных организации;
6) осуществляет руководство своевременной актуализацией локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
7) разрабатывает меры по предотвращению или минимизации рисков, связанных с несовершенством локальных нормативных актов по управлению документацией организации;
8) консультирует руководство организации по вопросам применения локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) управляет деятельностью по контролю соблюдения выбранных технологий работы с документами организации в рамках корпоративной системы управления документами и отдельных систем документации организации;
2) осуществляет руководство деятельностью по контролю соблюдения требований к составлению и оформлению документов организации как в рамках корпоративной системы управления документацией организации, так и отдельных систем документации организации;
3) управляет проектами оптимизации состава документов и корпоративного документооборота организации и контроль их реализации;
4) осуществляет руководство деятельностью по контролю функционирования систем административного и корпоративного управления организации;
5) управляет системой контроля исполнения поручений руководства организации и соблюдения сроков их исполнения;
6) осуществляет руководство деятельностью по контролю эффективного функционирования корпоративной системы электронного документооборота организации;
7) осуществляет руководство деятельностью по контролю использования информационно-правовой базы данных организации;
8) руководит деятельностью по контролю процессов разработки и внедрения локальных систем электронного документооборота по всем направлениям деятельности организации, включая выбор этих систем и организации-разработчика;
9) руководит деятельностью по контролю совместимости всех систем электронного документооборота организации;
10) руководит деятельностью по контролю эксплуатации всех систем электронного документооборота организации, включая вопросы обеспечения сохранности документов в этих системах, их аутентичности, достоверности и надежности;
11) руководит деятельностью по контролю функционирования системы хранения документального фонда организации, его сохранности и использования.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) инициировать внедрение корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальной экономической эффективности и возможных рисков;
2) осуществляет руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в корпоративную систему электронного документооборота организации;
3) руководит и организует подготовку технического задания на проектирование корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальных рисков;
4) производит выбор корпоративной системы электронного документооборота, соответствующей задачам организации, и организации-разработчика;
5) осуществляет руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности;
6) проводит оценку пилотного внедрения корпоративной системы электронного документооборота в организации;
7) руководит приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной системы электронного документооборота в организации;
8) осуществляет руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного документооборота как составной части корпоративной системы управления документацией организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку стратегии и политики управления хранением, использованием и уничтожением документов документального фонда организации;
2) определяет приоритетные направления развития системы хранения документального фонда организации;
3) осуществляет руководство проектом построения информационно-справочной системы для хранения и использования документального фонда организации;
4) управляет проектами совершенствования системы хранения документного фонда организации, а также ее использования в рамках деятельности организации;
5) управляет проектами внедрения информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и его использования в рамках деятельности организации;
6) управляет деятельностью центральной экспертной комиссии организации.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. . (другие обязанности)
3.2. . (другие положения о должностных обязанностях)
1. Общие положения
5.1. Управляющий документацией привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. . (другие положения об ответственности)
4. Права
2.1. Управление документацией организации:
2.1.1. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы управления документацией организации.
2.1.2. Управление разработкой локальных нормативных актов организации по вопросам управления ее документацией.
2.1.3. Управление деятельностью по контролю функционирования всех систем документации организации и ее корпоративного документооборота.
2.1.4. Управление проектами по внедрению корпоративной системы электронного документооборота организации и разработке стратегии ее развития.
2.1.5. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы хранения документального фонда организации.
2.2. . (другие функции)
принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
- при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
- при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
- на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.
Общие сведения о профессии специалист по документообороту
систему организации делопроизводства;
1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.
Автор документа
2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2. Должностные обязанности
1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).
- в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
- во время собеседования с претендентом на должность;
- в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
Делопроизводитель – кто это?
- Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
- Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
- Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
- Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
- Разрабатывать номенклатуры дел.
- Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
- Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
- Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
- Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
- Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
- Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
- Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
- Передавать с описью документы на хранение в архив.
- Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.
Права специалиста по документообороту
- Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
- Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
- Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.
- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
- организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
- организация работы с документами и текущего хранения документов;
- составление и оформление управленческой документации;
- организация обработки дел для последующего хранения;
- организация работы и хранения документов в приемной руководителя.
Общие положения
- создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
- документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
- архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.
Права
- встречать и провожать посетителей;
- отвечать на звонки;
- обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
- организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
- организовывать переговоры, совещания и конференции.
В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.
- за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
- за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
- за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.
3. Права
- предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
- обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
- обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
- разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
- закрепить границы ответственности для персонала.
3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.
2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
1. Общие положения
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
3. Должностные обязанности
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;