Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как заверить трудовую книжку безработному и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Без заявления — никаких документов
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Заверение копии трудовой книжки в нотариальной конторе – дело непростое в том случае, если в данном документе имеются исправления (особенно у женщин в связи со сменой фамилии), неточности и обычные помарки. Не каждый специалист данного профиля возьмется заверять документ, который неидеален в этом отношении.
Образец заполнения, как правило, находится в кабинете отдела кадров. Нужно только при получении на руки при очередном увольнении просматривать документ на предмет неточностей, помарок и других отметок, которые могут потом негативно повлиять на какую-либо жизненную ситуацию человека.
Зачем еще нужна копия?
В трудовой книжке, помимо мест, могут содержаться особые отметки в графе о работе, если гражданину на основании какого-либо приговора запрещено заниматься основной деятельностью (к примеру, педагогической). Это необходимо для того, чтобы при поступлении человек не смог обмануть отдел кадров, умолчав о приговоре в его отношении.
В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.
Как правильно заверить трудовую книжку?
- Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
- Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
- Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
- Обязательно указывается дата создания документа.
- Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
- Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.
К кому обратиться, чтобы заверить трудовую книжку?
Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
Как заверять копию трудовой книжки с 2023 года
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность). Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение.
Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.
Порядок заверения
- ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
- все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
- концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».
Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.
- при оформлении кредита, займа;
- получения социальных пособий и выплат на детей и других;
- для подготовки подробных анкет, резюме;
- для предоставления потенциальным работодателям, установившим повышенные требования к соискателям;
- в других случаях.
В каких случаях требуются копии
С 01.07.2023 г. вводится в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2023, устанавливающий требования к оформлению документов. Порядку заверения документов посвящён п. 5.26 стандартов, согласно которому в копиях документов указываются:
Порядок заверения трудовой книжки
Обязанность работодателя — не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления выдать копии документов, связанных с работой сотрудника, закреплена в ст. 62 Трудового кодекса. Оригинал трудовой книжки действующему сотруднику может быть выдан только в целях социального страхования (для расчёта пенсии работающего пенсионера), во всех остальных случаях предоставляется надлежащим образом заверенная копия.
Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник. Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.
Новые правила получения копии
Трудовая книжка является официальным документом работника, который в момент осуществления деятельности хранится в отделе кадров компании. В период поиска работы он находится на руках, и предоставляется потенциальному нанимателю на собеседовании. Книжка содержит основную информацию о полученном стаже, опыте на определенных должностях в тех или иных компаниях. Если в период поиска нового места человек еще не уволился, потребуется заверение трудовой книжки отделом кадров. То есть предоставление копии со штампом, подписью начальника и печатью для удостоверения информации в анкете, резюме.
Понятие копии трудовой книжки
Зная все нюансы оформления копии, можно получить действительный документ за один раз, который не потребуется переделывать в будущем. Поэтому на них следует обратить внимание сразу после выдачи готового результата на руки, независимо от того, нотариус выдал его или кадровая служба.
Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.
Для чего нужна копия трудовой книжки?
- Изначально сканируются и распечатываются все страницы документа, включая титульный лист.
- Каждая страница должна быть распечатана на отдельном листе. Двустороннюю печать могут не принять в организации, для которой оформляется копия.
- Распечатанный текст должен легко читаться, не допускается наличие исправлений и других помарок.
- Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата клеится специальная наклейка и указывается количество заверенных листов.
Как правильно заверить работодателем?
- необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
- необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
- передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.
Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».
Где прописан порядок заверения
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.
Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.
- запись «Верно»/«Копия верна»;
- должность сотрудника, сделавшего дубликат;
- его подпись;
- дата выдачи дубликата;
- запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
- отметка о месте хранения подлинника.
Куда обращаться для получения копии трудовой?
Дубликат подготавливается по запросу работника. Им является письменное заявление. Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов. В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи.
Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?
Право работника на получение копии также предусмотрено 84.1-й и 89-й статьями Кодекса. Она должна быть выдана бесплатно и в трехдневный срок. Копию нужно отличать от дубликата, правила выдачи которого регламентируются Инструкцией, утв. 69-м Постановлением Минтруда.
Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»
Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.
- Обязательные реквизиты, гербовую печать, ставят на каждой странице отдельно.
- Единое заверение прошитого документа. На обороте делают наклейку с указанием количества страниц, которую скрепляют подписью с датой и печатью. Здесь требуется поставить всего один штамп для заверения копии.
Этот документ человек получает в последний день работы при увольнении вместе с остальными справками и расчетом. Второй случай, когда выдают оригинал трудовой книги, – требование Соцстраха при оформлении гражданином пенсии.
Обязательные реквизиты
Главный документ, по которому узнают сведения о работе человека, нужен во многих случаях. Если вы захотите взять кредит, оформить страховую пенсию или загранпаспорт, нужна копия трудовой, заверенная работодателем. Важно знать, как ее оформить без ошибок. Оригинал на руки получить очень сложно.
Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.
Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.
Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?
Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.
