Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Докладная записка с визой генерального директора и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Автор докладной
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.
- Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
- Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
- Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);
Схема составления записки на провинившегося сотрудника
Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Для чего составляют
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2023 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
Пример 2
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2023, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2023 по 05.12.2023, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.
Классификация докладных записок
С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.
Кто может написать докладную и куда ее подавать?
Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.
Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.
Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.
Отображение в законе
Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:
Однако, стоит уточнить, что докладная записка может быть адресована не только руководству некоторой организации. Ее получателями могут выступать уполномоченные лица контролирующих органов и инстанций (далее мы рассмотрим этот момент немного подробнее).
Зачем нужна докладная и кто ее составляет
Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью. Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства. В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.
Особенности докладной записки
Это значит, что ОЗ, по аналогии с рассматриваемым в статье документом, выступает мотиватором к принятию вышестоящим руководством того или иного решения. Однако, это решение относится исключительно к дисциплинарным нарушениям. Также как ДЗ, объяснительная записка имеет собственный код в классификаторе ОКУД. Объяснительная пишется только по требованию руководства.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
Правила составления
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.
Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Докладная о нарушении трудовой дисциплины
Главными требованиями к любой докладной записке, включая бумагу о некорректном поведении работника, является полнота и лаконичность. Предполагается, что в тексте документа должно полно раскрываться, какие именно причины спровоцировали подобное поведение обидчика.
С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.
- Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
- Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
- Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
- Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.
к содержанию ↑
Содержание «командировочной» служебной записки
- бумага формата А4;
- печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
- формат даты «дд.мм.гг»;
- расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
- отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.
к содержанию ↑
В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений. Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.
Цели и применение докладной записки
Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том, что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще. В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия. Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными.
Образец служебной докладной записки
В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.
Суть и форма докладной записки соответствует служебной записке. Отличаются они только тем, что докладную записку нижестоящее должностное лицо отправляет вышестоящему руководителю, а служебную записку сотрудник или руководитель одного подразделения направляет работнику, имеющему равнозначный должностной статус, но работающему в другом подразделении.
Докладная записка о краже
1. Внутренняя докладная записка — она используется в пределах одного предприятия или организации (например, направляется генеральному директору или руководителям подразделений). Этот документ может быть оформлен на обычном листе бумаги с форматом А4 и содержать такие данные:
Внешняя и внутренняя докладная записка
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».
Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!
Как пишется докладная записка на сотрудника: образец
Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.
