Бизнес Процессы Правового Обеспечения

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Всем привет, если еще не знакомы с нашими материалами, то они отличаются сжатостью и только необходимой информацией, поэтому всегда можно быстро разобраться в любом вопросе. Сегодня раскроем такую тему как — Бизнес Процессы Правового Обеспечения. Скорее всего Вы думаете, что это сложно и непонятно, но мы расскажем это простым языком, так чтобы у Вас не осталось дополнительных вопросов. Но если у Вас все же есть недопонимание изложенного материала, то наш дежурный юрист проконсультирует Вас любым, удобным способом.

Что касается внутренней структуры юридической службы, то наиболее эффективно строить ее двухуровневой. На первом уровне – руководитель юридического департамента, который отвечает за стратегические вопросы и реализацию цели сохранение и приумножение ресурсов компании, то есть занимается управленческой деятельностью во всем холдинге. Напрямую руководителю юридического департамента подчиняются сотрудники, отвечающие за отдельные части стратегии ресурсов. Это может быть, например, специалист, занимающийся разработкой стандартов договоров, специалист по недвижимости и т.д. На втором уровне – сотрудник, например, заместитель руководителя юридического департамента, отвечающий за работу юридического департамента, связанную с обеспечением операционной деятельности холдинга и реализацию первой цели – обеспечение текущей деятельность бизнес – единиц. В подчинении этого руководителя могут находится сотрудники, которые обеспечивают реализацию отдельных подцелей. Например, специалист по регистрации, специалист по хозяйственному процессу и т.д. Деятельность специалистов, находящихся в подчинении заместителя руководителя юридического департамента, и специалистов, находящихся в прямом подчинении руководителя юридического департамента, отличается тем, что первые занимаются обеспечением, а вторые – управлением.

Посмотрев на эту первую цель, мы увидим, что она направлена на обеспечение деятельности компании, то есть реализуется по запросу, по потребности. Понятно, что любой юрист в повседневной деятельности занимается и регистрацией, и представлением интересов, и составлением договоров. Но в этом случае юрист является исполнителем запроса другого подразделения. Юрист получает информацию о необходимости выполнить запрос от другого лица, сотрудника другого подразделения. То есть в случае, когда юрист реализует цель обеспечение текущей деятельности, он это делает не по собственному соображению, а так, как того хочет его внутренний заказчик. Именно внутренние заказчики, коими являются другие подразделения компаний, и определяют, в каком виде, форме и объеме им необходимо юридическое обеспечение.

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании. Построение эффективной работы юридической службы и организация взаимоотношений с другими подразделениями организации

Процессное управление позволяет накопить и сохранять лучший опыт, полученный юридической службой, сохранять его в материальном виде. Сбор и хранения опыта на материальных носителях позволяет, в случае ухода какого-либо сотрудника юридического департамента, сэкономить время на обучении новых сотрудников.

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.

6. Описание стыков бизнес-процессов

• Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
• Кому передается этот документ?
• Что этому предшествует?
• Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
• Кто выдает задание для запуска процесса?

4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.

• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую

#1 Василий Телкин Василий Телкин —>

• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо

Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей.

Бизнес Процессы Правового Обеспечения

• Стандартные формы бизнес-процесса
• Карта бизнес-процесса
• Маршруты бизнес-процесса
• Матрицы бизнес-процесса
• Блок-схемы бизнес-процесса
• Описание стыков бизнес-процесса
• Вспомогательные описания бизнес-процесса
• Развернутое описание бизнес-процесса
• Документирование бизнес-процесса
• Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
• Регламент выполнения бизнес-процесса

7. Вспомогательные описания бизнес-процессов

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее.

Модель обычно отображают в виде схем, таблиц с описаниями, либо сочетание графика и текстового описания (нотация) и т.п. Степень детализации объекта, полнота описания, зависят от конкретного применения данной модели. Задачей любого из этих способов будет описание БП по принципу: «действие-функция». У каждого БП есть свой исполнитель – это тоже нужно указывать. Им будет являться подразделение либо определенная должность. «Входы» — это материальные, информационные и финансовые, а «выходы» представляются в виде перечня продуктов либо услуг. Результатом действия исполнителя будет являться «выход», действия также могут объединяться по принципу логической связи между собой, тогда «входы» и результаты должны быть согласованы между ними. Связь «входа» и «выхода» обеспечивается деятельностью, направленной на достижение результата при переходе между ними.

Описываем бизнес-процессы организации

Основные БП имеют клиентоориентированную направленность, так как результаты их направлены на конечного пользователя. Поддерживающие (вспомогательные) БП связаны с бизнесом на более тесных началах, они обеспечивают:

Описание и анализ БП

Если необходимо описать, как происходит регламентирование на этапах БП: кто исполнитель, как происходит реализация, какая последовательность и документация участвует – то уместно применить алгоритмический способ описания работ в виде блок-схемы.

В основе эффективного управления юридическим департаментом холдинга лежит процессный подход, который заключается в управлении процессами компании. Именно процесс, а не функции лежит в основе управления. Под него строится структура. Процессное управление позволяет оценить, какие действия, осуществляемые, в частности, юридическим департаментом нужны для целей компании и холдинга в целом. Все другие процессы, то есть те процессы, которые не приносят добавочной стоимости бизнесу, исключаются из перечня необходимых. Такой способ управления позволяет не только повысить эффективность и результативность работы юридического департамента, но и оценить, насколько эффективно выполняется тот или иной процесс.

При помощи схематического описания видно, какие процессы являются общими для нескольких или всех бизнес – единиц, и универсализировать их, тем самым повысив их эффективность. Также процессное управление позволяет выделить процессы обеспечения и процессы управления, о которых написано выше. Понятно, что эти две группы процессов разные и требуют как разного подхода к выполнению, так и управлению.

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании. Построение эффективной работы юридической службы и организация взаимоотношений с другими подразделениями организации

Отдельное внимание хотелось бы уделить вопросам обучения сотрудников юридического департамента. Очень важным планировать затраты на постоянное обучение сотрудников и общение их с профессиональной средой. Семинары, курсы повышения квалификации для сотрудников, которые занимаются обеспечивающей деятельностью в юридическом департаменте, и тренинги по управлению для сотрудников, которые отвечают за управление ресурсами холдинга. В то же время не менее важно так построить работу юридического департамента, чтобы создать условия для обмена информацией и опытом между сотрудниками внутри юридической службы. Это особенно актуально, если сотрудники юридической службы находятся в территориальном отдалении друг от друга. Руководитель юридической службы может организовывать семинары, на которых сотрудники юридического департамента будут обсуждать какую-то актуальную проблему из практики или новое законодательство, судебную практику. Этот подход позволяет не только обменяться мнениями, но и создать общую правовую позицию, формировать общие взгляды внутри юридического департамента. Это мощный командообразующий инструмент.

• Первая фаза — определение процесса. На этой фазе выполняется моделирование процесса в исходном состоянии и в желаемом состоянии (разрабатываются модели «как есть» и «как должно быть»);
• Вторая фаза – анализ процесса. На этой фазе определяются различные варианты действий процесса, проводится имитационное моделирование. В результате определяются оптимальные методы для улучшения бизнес процесса.
• Третья фаза – реализация изменений. На этой фазе к процессу применяются выбранные методы улучшения. Происходит внедрение изменений в процесс.
• Четвертая фаза – мониторинг процесса. На этой фазе выполняется периодический мониторинг процесса по определенным показателям.
• Пятая фаза – оптимизация процесса. На этой фазе выполняется сравнение реально полученных результатов по изменению процесса с желаемой моделью («как должно быть») и начинается следующий цикл улучшения.

Цикл управления бизнес процессами следует принципам непрерывного улучшения. Исходя из этих принципов, управление состоит из повторяющихся этапов. Каждый этап включает в себя несколько фаз. В ходе выполнения каждой фазы выполняется определенный набор действий. В целом, этапы управления бизнес процессами похожи на цикл DMAIC методологии 6 сигм.

Виды бизнес процессов

Под бизнес процессом понимается набор логически взаимосвязанных действий или задач, исполнение которых приводит к ожидаемому результату. Поэтому, практически все процессы организации можно отнести к бизнес процессам.

• Первая фаза — определение процесса. На этой фазе выполняется моделирование процесса в исходном состоянии и в желаемом состоянии (разрабатываются модели «как есть» и «как должно быть»);
• Вторая фаза – анализ процесса. На этой фазе определяются различные варианты действий процесса, проводится имитационное моделирование. В результате определяются оптимальные методы для улучшения бизнес процесса.
• Третья фаза – реализация изменений. На этой фазе к процессу применяются выбранные методы улучшения. Происходит внедрение изменений в процесс.
• Четвертая фаза – мониторинг процесса. На этой фазе выполняется периодический мониторинг процесса по определенным показателям.
• Пятая фаза – оптимизация процесса. На этой фазе выполняется сравнение реально полученных результатов по изменению процесса с желаемой моделью («как должно быть») и начинается следующий цикл улучшения.

Основная цель управления бизнес процессами заключается в приведении процессов в соответствие с целями организации. Каждый процесс должен быть настроен таким образом, чтобы результаты процесса приводили к достижению бизнес целей.

Виды бизнес процессов

Под бизнес процессом понимается набор логически взаимосвязанных действий или задач, исполнение которых приводит к ожидаемому результату. Поэтому, практически все процессы организации можно отнести к бизнес процессам.