Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как назвать кода на работе подписываешь документы? и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Подпись по доверенности
Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.
На месте директора — подпись исполняющего его обязанности
Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.
Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного и в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, по пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в закреплении документа, выражающего письменное согласие с содержанием сделки. Под сделкой понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей» (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность и позволяет идентифицировать расписавшееся лицо. Правила оформления реквизита подпись регламентируются внутренними локальными нормативными актами, а в случае их отсутствия — ГОСТ Р 7.0.97-2023.
Подпись — обязательный элемент официального документа, подтверждающий его подлинность и придающий ему юридическую силу. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТом Р 7.0.97-2023, который вступил в силу 01.07.2023 и заменил собой ранее действовавший Госстандарт Р 6.30-2023. Но несмотря на это, революционных изменений здесь не произошло.
Как правильно расписаться
Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются. Примеры центрирования:
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Что потребуется для подписания электронного документа?
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Для документов формата Word и Excel
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.
Когда подписывает заместитель
С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.
Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:
Этап первый — заявление о приеме на работу
Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.
Гражданско-правовой договор
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
- можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
- каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.
Вариант 1. Традиционный
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.
Как получить
Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.
Неквалифицированная электронная подпись
- проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
- лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.
Заверение электронных документов. Наличие простой электронной подписи позволяет установить кем был создан файл, когда он редактировался, а также когда он был скопирован. Таким способом можно контролировать производственный процесс, работу сотрудников;
Согласно пункту 2 статьи 5 Федерального Закона «№ 63 от 06.04.2023 «Об электронной подписи» простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина, пароля и кодов и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.
Свойства простой электронной подписи
Использовать простую электронную подпись нельзя для работы с государственными органами, для получения доступа к электронным торгам. Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной подписи, то такие подписанные документы могут приобрести юридическую силу.
Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.
- можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
- каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.
Вариант 1. Традиционный
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
К простой электронной подписи (ПЭП) можно отнести сочетание логина и пароля, которые пользователь вводит при входе в личный кабинет различных онлайн-сервисов, коды доступа, получаемые по SMS, а также коды на скретч-картах. ПЭП создается самой информационной системой, в которой используется такая электронная подпись, и подтверждает, что ее создал определенный человек.
Виды ЭЦП
НЭП представляет собой два уникальных набора символов, идущих в определенной последовательности и связанных между собой. Одна из этих последовательностей является электронным ключом, а другая используется в качестве ключа проверки ЭЦП. Чтобы сформировать такую связку, применяют специальное программное обеспечение — СКЗИ (аббревиатура расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»).
Усиленная неквалифицированная ЭЦП
- заявление на изготовление квалифицированного сертификата;
- удостоверяющий личность документ (паспорт), а также копии страницы с фотографией и страницы с пропиской;
- пенсионную карточку — СНИЛС;
- свидетельство о присвоении ИНН.
Эту подпись используют в электронном документообороте. Ей подписывают договоры, контракты и агентские отчеты, но только если стороны заключили соглашение о доверии таким подписям и электронным документам.
Где можно использовать электронную подпись
Неквалифицированные подписи можно генерировать внутри компании или сервиса с помощью бесплатных инструментов. Государство не может контролировать неквалифицированную подпись: ее может выдать кто угодно, ей может владеть кто угодно и она не защищена средствами, которым доверяет государство. Именно поэтому в судебных инстанциях не принимают такие подписи.
Как начать работать с квалифицированной электронной подписью
- Подписать долговую расписку, если хотите занять денег у человека из другого города.
- Подать иск, ходатайство или жалобу.
- Заверить доверенность, в том числе ту, для которой нужен нотариус.
- Заключить договор: купли-продажи, на оказание услуг или любой другой.
- Подписать любые документы. Многие из нас сталкивались, например, с удаленным банковским обслуживанием. Оно все построено на принципах электронной подписи. Ввод кода, полученного по смс, равнозначен подписанию документа.
- Решить любой вопрос с налоговой службой. ФНС сама оформляет электронную подпись для решения таких вопросов, ей можно подписывать любой документ для налоговой и не ходить в ФНС. Это может быть, например, заявление на налоговый вычет, заявка о предоставлении льгот или жалоба на действия сотрудников ФНС.
- Обезопасить деловую переписку. Взломать почтовый ящик проще, чем подделать ЭП. Если два человека договорились между собой о том, что будут считать достоверными письма, подписанные электронными подписями, им никто не мешает это делать.
