Должностная инструкция начальника отдела документооборота и контроля

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Должностная инструкция начальника отдела документооборота и контроля и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).

3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.

Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

Бланк документа

2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.

Скачать образец документа

2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

3. Права

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

3.1. Управляющий документацией исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает стратегию и политику организации в сфере управления ее документацией;
2) осуществляет руководство выбором и внедрением современных методов, средств и технологий обработки информации и документации в рамках реализации единой политики управления документацией организации;
3) управляет проектом создания единой системы управления документацией организации;
4) управляет проектами формирования информационно-справочных систем и баз данных по всем документным системам и информационным ресурсам организации;
5) управляет проектами поддержания в актуальном состоянии единой системы управления документацией организации, а также всех ее документных систем;
6) осуществляет руководство проектами по модернизации и оптимизации системы управления документацией организации и минимизации рисков в этой сфере.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет руководство разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
2) осуществляет руководство разработкой методических документов по внедрению и исполнению локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
3) управляет согласованием и/или утверждением локальных нормативных актов и методических документов организации, используемых в управлении документацией;
4) осуществляет руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документов ее документального фонда;
5) осуществляет руководство построением информационно-правовой базы данных организации;
6) осуществляет руководство своевременной актуализацией локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
7) разрабатывает меры по предотвращению или минимизации рисков, связанных с несовершенством локальных нормативных актов по управлению документацией организации;
8) консультирует руководство организации по вопросам применения локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) управляет деятельностью по контролю соблюдения выбранных технологий работы с документами организации в рамках корпоративной системы управления документами и отдельных систем документации организации;
2) осуществляет руководство деятельностью по контролю соблюдения требований к составлению и оформлению документов организации как в рамках корпоративной системы управления документацией организации, так и отдельных систем документации организации;
3) управляет проектами оптимизации состава документов и корпоративного документооборота организации и контроль их реализации;
4) осуществляет руководство деятельностью по контролю функционирования систем административного и корпоративного управления организации;
5) управляет системой контроля исполнения поручений руководства организации и соблюдения сроков их исполнения;
6) осуществляет руководство деятельностью по контролю эффективного функционирования корпоративной системы электронного документооборота организации;
7) осуществляет руководство деятельностью по контролю использования информационно-правовой базы данных организации;
8) руководит деятельностью по контролю процессов разработки и внедрения локальных систем электронного документооборота по всем направлениям деятельности организации, включая выбор этих систем и организации-разработчика;
9) руководит деятельностью по контролю совместимости всех систем электронного документооборота организации;
10) руководит деятельностью по контролю эксплуатации всех систем электронного документооборота организации, включая вопросы обеспечения сохранности документов в этих системах, их аутентичности, достоверности и надежности;
11) руководит деятельностью по контролю функционирования системы хранения документального фонда организации, его сохранности и использования.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) инициировать внедрение корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальной экономической эффективности и возможных рисков;
2) осуществляет руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в корпоративную систему электронного документооборота организации;
3) руководит и организует подготовку технического задания на проектирование корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальных рисков;
4) производит выбор корпоративной системы электронного документооборота, соответствующей задачам организации, и организации-разработчика;
5) осуществляет руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности;
6) проводит оценку пилотного внедрения корпоративной системы электронного документооборота в организации;
7) руководит приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной системы электронного документооборота в организации;
8) осуществляет руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного документооборота как составной части корпоративной системы управления документацией организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку стратегии и политики управления хранением, использованием и уничтожением документов документального фонда организации;
2) определяет приоритетные направления развития системы хранения документального фонда организации;
3) осуществляет руководство проектом построения информационно-справочной системы для хранения и использования документального фонда организации;
4) управляет проектами совершенствования системы хранения документного фонда организации, а также ее использования в рамках деятельности организации;
5) управляет проектами внедрения информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и его использования в рамках деятельности организации;
6) управляет деятельностью центральной экспертной комиссии организации.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. . (другие обязанности)
3.2. . (другие положения о должностных обязанностях)

2.1. Управление документацией организации:
2.1.1. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы управления документацией организации.
2.1.2. Управление разработкой локальных нормативных актов организации по вопросам управления ее документацией.
2.1.3. Управление деятельностью по контролю функционирования всех систем документации организации и ее корпоративного документооборота.
2.1.4. Управление проектами по внедрению корпоративной системы электронного документооборота организации и разработке стратегии ее развития.
2.1.5. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы хранения документального фонда организации.
2.2. . (другие функции)

(профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации»)

4.1. Управляющий документацией имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.1.7. . (другие права)

1.4. Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.

I. Общие положения

3.7. Проверять правильность оформления в соответствии с требованиями законодательства, обратив особое внимание на согласование с юридической службой (виза юриста), материалов, направляемых в судебные органы Российской Федерации.

III. Должностные обязанности

3.9. Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

Делопроизводитель – кто это?

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

• Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
• Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
• Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
• Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
• Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
• Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
• Передавать с описью документы на хранение в архив.
• Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.