Как ответить на жалобу гостя в отеле пример в письменной форме

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как ответить на жалобу гостя в отеле пример в письменной форме и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

  1. Никаких улыбок. Когда вы выслушиваете жалобу, будьте серьезны, не нужно улыбаться, как если бы вы принимали заказ. Это совершенно неуместно и может только разозлить гостя.
  2. Извинитесь искренне. Первое, что нужно немедленно сделать, это извиниться и заверить гостя, что вам очень жаль, что так вышло. Вы не должны преуменьшать жалобу, так как это унижает гостей и дает им посыл, что вы считаете, будто они лгут.
  3. Никогда не оправдывайтесь и не спорьте.
  4. Сообщите руководству. Согласуйте способы решения и проследите за выполнением.

Всегда реагируйте на все без исключения отзывы. Само собой ничего не решается. Это может вам отозваться в будущем и серьезно ударить по вашей репутации, так как информация, попавшая в сеть, остается там навсегда. Нерешенные проблемы гостей ресторана, партнеров и т.д. вредят работе ресторана и оставляют след на его репутации.

Случай № 1: Ресторанная компания по доставке пиццы и суши в г. Киев.

Ответ компании (информирование о том, что дальше общение будет происходить в личных сообщениях):
Уважаемые гости, дальнейшее наше общение в рамках соблюдения этических стандартов нашего ресторана будет проходить в личных сообщениях. О результатах с разрешения Ольги мы сообщим на этой странице.

Если ваш бизнес – это оказание услуг или торговля, то нужно научиться различать несколько категорий граждан-потребителей, чтобы грамотно отвечать на их жалобы. А иногда и ставить на место нерадивых клиентов.

Руководство по оформлению

Раньше эта книга называлась жалобной, следовательно, была рассчитана только на жалобы. Сейчас же ее переименовали, и изменился смысл. Теперь в ней можно найти не только гневные послания, но и доброжелательные отзывы, пожелания здоровья и процветания.

Рекомендуем прочесть:  Коммунальные платежи для учителей

Книга отзывов и предложений

В случае обнаружения в ней жалобы вы должны как можно скорее отреагировать и внести в книгу письменный ответ. В отдельных случаях рекомендуется также позвонить клиенту по телефону и уведомить о рассмотрении его жалобы, принести извинения при необходимости. А для пущей убедительности (в случае, например, существенного нарушения прав клиента, некорректном отношении к нему и пр., что может существенно повлиять на имидж компании) – предложить скидку или предоставить возможность бесплатного участия в каком-либо розыгрыше и т. п. (подробнее о методах маркетинга необходимо читать в другой статье).

Используйте готовый образец ответа на жалобу и ускорьте оформление документа, снизив вероятность ошибок. Если претензию не удовлетворят, у заявителя присутствует право пожаловаться в контролирующие органы.

Разновидности обращений

Обратите внимание: Если требование заявителя обоснованно, необходимо не только дать ответ, но и извиниться, сообщив, что будут приняты все возможные меры для разрешения конфликта. Если исправление ситуации выходит за рамки полномочий, жалобу перенаправляют в соответствующую инстанцию. Об этом обязательно нужно уведомить заявителя.

Обоснованные и необоснованные претензии

Поэтому важно внимательно анализировать мотивы отказа в удовлетворении жалобы и подкреплять свои утверждения ссылками на нормы законодательства. Так, право подавать претензию гарантирует статья 33 Конституции РФ. Их рассмотрение выполняется в соответствии с нормами ФЗ № 59. Лицо может обратиться в уполномоченный орган не позднее трех месяцев с того момента, как ему стало известно о нарушении прав, или в течение месяца, если должностное лицо не исполнило требования гражданина. В претензии не должно быть клеветы, оскорблений, унижений и прочего.

  • Стиль передачи ответа на претензию должен быть в максимальной степени уважительным и деловым. Не следует опускаться до грубого обращения, нецензурной брани и угроз, даже если они присутствуют в самой претензии. Не рекомендуется использовать эмоциональные обороты. Нужно говорить с человеком уважительно, благодарить за предоставленную информацию и при необходимости извиняться;
  • Форма сообщения клиенту о принятом решении должна быть конгениальна форме претензии. Если она направлена в форме письма, ответ нужно посылать письмом. При направлении претензии по электронной почте можно ответить тем же методом;
  • Ответ нужно составлять так, чтобы адресат поверил в устранение обстоятельств, приведших к составлению претензии. Можно прикрепить копии подтверждающих актов;
  • Если ответ создается от имени организации, он обязан быть оформлен на ее фирменном бланке;
  • Ответ следует составлять внимательно, без исправлений, перечеркивания, и грамматических неточностей;
  • Если жалоба выглядит необоснованной, отказ в ее удовлетворении обязан быть надлежащим образом мотивирован и подтверждаться нормативными актами и соответствующими документами;
  • Заявителю нужно дать ответы на все находящиеся в жалобе вопросы. Претензия не может быть рассмотрена лишь в части;
  • Если не получается создать ответ своими силами даже при помощи образцов, следует прибегнуть к помощи профессиональных юристов;
  • Рассматривать жалобы заявителя следует в быстром темпе. По закону на составление ответа дается десять дней. В случае необходимости этот временной отрезок может длиться до месяца. Но не следует откладывать создание ответа надолго. Чем скорее это будет предпринято, тем больше шансов урегулировать разногласия с минимальными отрицательными итогами. Если же затянуть с рассмотрением обращения, его автор может успеть обратиться в правоохранительные органы;
  • Если обращение оставлено в книге жалоб, нужно оставить ответ там же. Кроме того, можно выйти на связь с заявителем по телефону, сказать о рассмотрении его жалобы и извиниться;
  • При повторной жалобе по одному и тому же событию с таким же содержанием на нее следует ответить, но осуществить это можно в сжатой форме. Достаточно указать, что ответ на заявление по поводу конкретного события был дан прежде.
Рекомендуем прочесть:  Банки Которые Работают С Аижк

Что делать при получении жалобы от гражданина

Каждое торговое предприятие должно иметь особый документ, установленный Законом РФ от 07.02.1992 N 2300-1, называемый «Книгой жалоб и предложений». Такой документ должен находиться на видимом для всех клиентов месте и быть доступным для внесения туда их записей.

Когда можно не отвечать

Во всех остальных ситуациях получатель претензии должен их рассмотреть и предпринять соответствующие действия вне зависимости от того, что написано, а также дать официальный позитивный или негативный ответ в письменной форме.

Обратите внимание, что если гость не заявляет требование о выплате неустойки, возможно, не зная о нем, вы не обязаны ее платить. Если недостаток является существенным и неустранимым (как, например, отсутствие воды, света), гость имеет право отказаться от договора, вернуть себе всю сумму, заплаченную за проживание, и покинуть отель.
Закон «О защите прав потребителей» не ставит жестких сроков для предъявления потребителем претензии. Гость может не озвучивать свои жалобы в отеле, а подать на него в суд позднее, по месту жительства.
Если недовольный гость был направлен к вам турфирмой, в дальнейшем претензия предъявляется им не гостинице, а туристической компании, которая продала тур. Требования гостя удовлетворяются турфирмой, которая, в свою очередь, предъявляет иск гостинице в рамках партнерского договора.

Каков порядок аннуляции, если гость отказывается от проживания в гостинице? Согласно статье 782 ГК, заказчик имеет право в любой момент без объяснения причин и согласования с исполнителем (гостиницей) отказаться от услуг в одностороннем порядке. Это значит, что гость может забронировать номер, оплатить проживание, а в дальнейшем, даже в день заезда, информировать отель о том, что он отказывается от заезда. При этом отель обязан вернуть ему стоимость номера, уплаченную вперед. Эта норма императивная и не подлежит изменению по соглашению сторон.

Аннуляция брони

Поводом к судебному разбирательству также может стать неудовлетворенность гостя качеством гостиничной услуги. И здесь советую составлять договор таким образом, чтобы максимально снизить риски ответственности. Например, приводите как можно меньше дополнительной информации по номеру, который вы обещаете предоставить гостю. Если вы обещали номер с определенным видом, предоставление номера такого же класса с тем же набором удобств, но с иным видом из окна уже может быть расценено как услуга ненадлежащего качества. Но если в договоре вы не детализируете эти моменты, в дальнейшем гость не сможет предъявить к вам претензии. Как правило, базовой информацией при выборе номера является описание площади, оснащения и комплектации номеров разных категорий, которое присутствует на сайте отеля.

Рекомендуем прочесть:  Какой Выдается Документ Банком Если Клиенту Оформили Страховку

Если запись содержала благодарность, то личное оповещение потребителя о её рассмотрении не обязательно и остаётся на усмотрение руководства. В целом, достаточно лишь ответа в книге. О том, как написать благодарность в книге жалоб и предложений, вы можете узнать в отдельном материале.

В какой форме нужно давать обратную связь?

    Если потребитель оставил обоснованную жалобу, выразил недовольство чем-либо, то ответ на неё должен быть таким же обоснованным, а не простой «отпиской». В первую очередь необходимо составить ответ в книге сразу же после прочтения. Если ситуация не решается сразу же, а требует определённых разбирательств, то нужно внести в книгу отметку о том, что проводится внутреннее разбирательство.

На необоснованную претензию

Если разбирательство требует дополнительного времени — в графах для ответа на претензию стоит поставить отметку о том, что жалоба получена и идёт разбирательство. После чего направить потребителю уведомление о получении жалобы и сообщить о том, что разбирательство уже началось. Когда разбирательства будут окончены — оставить ответ в книге и отправить письменное уведомление заявителю.

Ответ на письмо-жалобу 1. Дайте ссылку на письмо-жалобу.We thank you for your letter of May 22, 2021, in which you informed us that package number 5 of the above consignment contained the wrong goods.Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2021 г., в котором Вы сообщаете нам, что в коробке 5 вышеупомянутого груза находятся не относящиеся к делу

Ответ г. К. Сильченкову

В ряде случаев не всякая жалоба может считаться обоснованной. Встречаются не только недобросовестные компании, не выполняющие свои договорные обязательства, но также и недобросовестные покупатели, потребители, заказчики. Ниже следует упражнение, в котором приведен ответ на необоснованную жалобу.

Наш ответ Чемберлену

Как правильно ответить на жалобу в книге отзывов, если гость гостиницы по выезду написал, что согласно ст.12 Федерал. Закона от 23.02.2021 г. №15-ФЗ «Об охране здоровья граждан от воздействия табачного дыма и последствий потребления табака», в частности ст.12 п.1.5 Запрет курения в помещениях предназначенных для предоставления гостиничных услуг. Жалоба, что в нашей гостинице не исполняются требования. Сработала пожарная сигнализация, от дыма накуренного в бильярдной. Хотя там стоит и кондиционер и вытяжка. Гостю таким образом доставили неудобства, т.к. ему пришлось одеться и спуститься в холл. Оставил адрес и попросил выслать ответ.

Дарья К.
Оцените автора
Правовая защита населения во всех юридических вопросах