Как заверить копии трудовой книжки для фсс: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как заверить копии трудовой книжки для фсс и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2023 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Содержание

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Как заверить копию трудовой книжки в 2023 году — этот вопрос кадровики обсуждают снова и снова, несмотря на то, что написано на эту тему уже достаточно много. Дело в том, что 01.07.2023 в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2023. Он определил новые правила оформления документов и заверения трудовых книжек (ТК). Собрали в одну статью все, что необходимо помнить кадровому специалисту в связи с изменениями.

Нормативная база

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Как заверять копию трудовой книжки с 2023 года

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2023 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Если образец заверенной копии трудовой книжки (2023) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2023 году

04 Июля 2023 в 14:49 Как заверить копию трудовой книжки в 2023 году — этот вопрос кадровики обсуждают снова и снова, несмотря на то, что написано на эту тему уже достаточно много. Дело в том, что 01.07.2023 в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2023. Он определил новые правила оформления документов и заверения трудовых книжек (ТК).

Заверение трудовой книжки с 2023 года: образец заверенной копии

На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ). Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя.

Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.

В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки

На документе обязательно ставить запись «Верно».
Необходимо указать Фамилию, Имя и Отчество сотрудника, который занимался заверением книжки.
Проставляется дата заверения.
С 1 июля 2023 года придётся делать ещё и отметку о том, где хранится трудовая книжка. То есть нужно проставить адрес.
Копии трудовой книжки необходимо прошивать. Сложенные листы прошиваются по левому краю. После этого, левый край заклеивается бумагой. На ней ставится печать компании. Печать должна стоять частично на бумаге и на листе документа.

Ошибки при заверении ксерокопии документа

Бывают ситуации, когда гражданину необходимо предоставить трудовую книжку в качестве доказательства о трудоустройстве и стаже. Её могут потребовать сотрудники банка, ПФР, ФСС. Так как трудовая книжка выдаётся только после увольнения сотрудника, необходимо взять заверенную копию документа.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

на документе ставится отметка «Верно»;
указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
указывается дата заверения;
с 01.07.2023 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

В 2023 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

Порядок заверения

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Новые правила

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.

Может ли это сделать главный бухгалтер?

Этот документ впервые заводится работодателем при приеме работника на работу и хранится все время либо у работодателей, у которых гражданин осуществляет трудовую функцию, либо у работника, на чье имя трудовая, собственно, и заведена.

Общая информация

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров. Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:

Порядок заверения

Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования. На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы.

Частые ошибки

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Копия должна иметь эстетичный вид и сохранность всех листов. Для этого проводят её сшивание по правой стороне. Через три-четыре отверстия выводятся хвосты на нижнюю сторону, не обрезая их. Заклеивают хвосты полоской бумаги, на которой ставится печать с указанием даты, перекрывающая основной лист и наклеенную полоску.

› › В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах.

Правила заверения трудовых книжек 2023

Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.

необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

Заверение книжки для банковского учреждения

Получение официальной ксерокопии трудовой книги в течение установленного срока, является законным правом каждого гражданина, имеющего официальное трудоустройство. При нарушении сроков подачи ксерокопии трудовой, бланк может потерять свою юридическую силу. В этом случае работнику следует вновь обратиться к кадровым работникам для получения нового экземпляра.

Отсутствие любого из реквизитов, упомянутых выше, делает выданную копию недействительной. Следует сделать акцент на то, что последний лист, должен содержать запись «Работает по настоящее время». После этого, страница заверяется согласно вышеуказанному порядку.

Заверяем для банка при получении кредита (особенности требований)

Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.

У банков этот период, как правило, не превышает 30 дней. А судьи не ограничивают время действия заверенных документов. Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2023 (см.

Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2023 году

Например, образец заверения копии трудовой книжки 2023 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита. Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка.

Заверить трудовую книжку в 2023 году образец в фсс

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.