Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Цкп помощника руководителя и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Далее, Ц КП должен быть обязательно прописан в должностной инструкции. Кроме того, в должностную инструкцию следует включить организационную структуру компании и отметить на ней место сотрудника чтобы он понимал — кому он подчиняется и с кем должен взаимодействовать. О том, как правильно разработать должностную инструкцию не «для галочки», а чтобы действительно распределить обязанности, читайте в этой статье — «Как разработать должностную инструкцию?». Каждый сотрудник обязан с ней ознакомиться под роспись и, желательно, сдать экзамен на знание своих обязанностей и ЦКП.
Проверено на практике – если сотрудник не знает свой ЦКП (то, ради чего он приходит на работу), то он НИКОГДА не принесет Вам нужного результата . А если руководитель не может назвать свой ЦКП, то это вообще страшно – как он тогда организует свой процесс, если не видит конечную цель?
Примеры ЦКП отделов.
Если каждый руководитель и сотрудник предприятия будет знать общую цель компании, а также понимать, что конкретно требуется от него, то предприятию будет легче добиться выполнения своего плана на 100%. Также не стоит забывать и о мотивации сотрудников. Каждый из них, при достижении ЦКП, должен получать достойную оплату труда.
Маркетинг — это не только активная реклама. Обязанности маркетолога можно сформулировать следующим образом: подготовка, упаковка, размещение продукции на рынке таким образом, чтобы в результате этих действий у клиента возникло желание приобретать предложенный товар или услугу.
Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).
Почему менеджеры не понимают свой ЦКП
Если под ценным конечным продуктом продавца подразумевать довольного клиента, то прибыль превращается из самоцели в показатель, измеряющий ценность предлагаемого продукта. А товар (в данном случае — техника) становится тем, чем он и должен быть: ЦКП завода-изготовителя.
Не знаю, насколько вы осознаете масштабы этой проблемы, но они огромны. В одной из статей по управлению [4] я прочитал идею о том, что человек, который не понимает точно, каков его продукт, не сможет его предоставить. Как человек практичный, я решил проверить, насколько руководители моей компании понимают, что является их конечным продуктом. Для этого я просто задал каждому из них вопрос: «Как ты считаешь, что является твоим главным результатом, продуктом на твоем посту?» Ответы, которые я получил при опросе десятка руководителей, меня шокировали. Они называли своим продуктом что угодно, только не то, чего я от них ожидал. Когда один из руководителей ответил: «Мой продукт, чтобы мой руководитель мне помогал», – я прекратил опрос. После этого я принял для себя решение – больше не спрашивать, а точно называть продукт каждому из моих подчиненных и добиваться, чтобы человек полностью понял меня. Только не подумайте, что этот ответ дал мне совершенно никчемный руководитель или компания была никуда не годной. Это предприятие тогда уже являлось лидером в своей отрасли, а руководитель был вполне неплохим работником. Но такой ответ даже придумать сложно, мне бы это и в голову не пришло! Если у вас крепкие нервы, попробуйте опросить ваших подчиненных или товарищей по работе. Это приключение! Поспрашивайте у них, что они считают своим главным продуктом, вы станете понимать их лучше.
Дайте сотрудникам ясное понимание ЦКП, которых вы от них ожидаете, и они либо значительно повысят свою результативность, либо вообще откажутся от выполнения этой работы. Кстати, не удивляйтесь, если после того, как сотруднику прояснят его ЦКП, он напишет заявление об увольнении. Возможно, он вообще не собирался производить именно такой продукт, а ожидания руководителей были напрасными. Но такое случается редко, потому что большинству людей нравится осознанная деятельность, и им хочется производить что-то по-настоящему ценное. Может быть, нравится и не всем, но какое это имеет значение – вокруг полно результативных людей, которые могли бы у вас работать.
Предисловие
Когда вы формулируете ЦКП, обратите внимание на то, чтобы это был действительно «результат труда» и чтобы он являлся «предметом» (воспринимался органами чувств), был действительно «завершенным» и, прежде всего, по-настоящему «ценным». Конечно, во всем этом есть один подвох – прежде чем назвать человеку его ЦКП, вы сами, как руководитель, должны ясно понимать, что конкретно вы хотите от него получить.
- стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
- многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
- позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
- высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.
Требования к личным чертам ассистента
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати; грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.
Иногда постоянный помощник не нужен. Если поручений мало, — например, нужно время от времени заказывать билеты на самолет, — их могут выполнять удаленные помощники. Существуют сервисы личных помощников, которые предлагают разные тарифы и услуги, например Want, One Assist, Scimmy.
Думаю, я поняла, что помощник мне больше не нужен: часть задач могут и должны делать подразделения компании, а нанимать для личных поручений отдельного человека я не хочу. Так появляется надстройка, которая демонстрирует иерархию, а я выстраиваю горизонтальные связи в клинике. Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник.
Сколько платят помощникам
На сайте по поиску работы «Хедхантер» 350 вакансий личных помощников по России, на «Суперджобе» — тысяча. Если выбрать пожелания из разных вакансий, окажется, что личный помощник — это сверхчеловек. Вот как его видят бизнесмены и руководители компаний:
Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.
Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.
Чрезвычайная изобретательность
Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.
Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:
Должностная инструкция помощника руководителя
Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:
Обязанности
Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и в ряде случаев уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента может наступить за:
1.1. Настоящая должностная инструкция помощника руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2023 г. №276н; в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей помощника руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Помощник руководителя назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации. На время отпуска и временной нетрудоспособности помощника его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.4. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей, непосредственно подчиняется руководителю и выполняет свои должностные обязанности под руководством руководителя организации.
1.5.
Должностная инструкция
помощника руководителя по профстандарту
1.6. В своей деятельности помощник руководителя руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства РФ по вопросам, касающимся его трудовой деятельности. Также,
1. Общие положения
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
2.1.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями.
2.1.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
2.1.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
2.1.4. Организация исполнения решений руководителя.
Есть даже специальные агентства, которые подбирают только подобных ассистенток: это совсем молодые девушки, до 21 года, но они не выполняют серьезных поручений по работе, а делают что-то для галочки. Иногда даже приходится нанимать двух помощниц: одна ведет календарь и разгребает горы бумаг, а другая — для красоты.
Помимо календаря, на мне еще куча обязанностей: планировать командировки, самой выезжать на рабочие мероприятия, вести протокол на совещаниях, писать деловые письма. Документооборот тоже на мне, хоть сейчас он и переходит в электронный вид, чтобы бумажка не ходила по кабинетам по несколько дней. Ты живешь в постоянном стрессе, потому что вся ответственность на тебе. Руководитель может быть на совещании, а к тебе попадают поручения, письма. У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Начальнику нужна помощь
Зарплата ассистента делится на две части: официальную, которую выплачивает компания, и благодарность от руководителя. Премия от начальника всегда разная, на его усмотрение. Я сама не могу понять, от чего это зависит, наверное, от настроения. Не было такого, что в одном месяце было много работы, потому и бонус больше, а в другом все относительно расслабленно, и тогда денег меньше. В среднем у меня выходит около 150 тысяч рублей.
Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.
Образец должностной инструкции помощника руководителя
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
2. Функции
Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.
- умение работать во всех офисных программах;
- высокая скорость печати;
- грамотность;
- знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
- знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
- умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
- знание основ действующего законодательства;
- грамотная, поставленная речь.
Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.
Требования к личным чертам ассистента
Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.
- Обучение с нуля.
- Материалы постоянно обновляются, а доступ к информации остается навсегда.
- Курс не новый, этой осенью стартует 24-й поток, а значит, материал уже “обкатан” и показал свою эффективность.
- Информация в формате коротких видео, на сайте есть примеры уроков.
Профессиональные компетенции секретаря и помощника руководителя – курс повышения квалификации для тех, у кого есть высшее или среднее специальное образование. Начать заниматься можно сразу после оплаты, программа рассчитана на 3 недели, учебная нагрузка – 72 академических часа.
Курсы секретарей (для начинающих) – СИЭФ
- тайм-менеджмент, организация своего рабочего дня;
- планировщики, облачные хранилища и другие программы и сервисы;
- настройка канала и видеотрансляции на YouTube;
- площадки для курсов и вебинаров;
- ведение аккаунтов в соцсетях;
- создание лендинга;
- поиск сотрудников;
- трудоустройство.
