Как корректно указать условия оплаты в письме: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как корректно указать условия оплаты в письме и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.

Содержание

Когда и какие возникают ошибки

Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.

Как отправить письмо

Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.

Иногда получатель денег не согласен с изменениями, вносимыми плательщиком. К сожалению, оспорить письмо об уточнении достаточно сложно. Делать это необходимо в судебном порядке. Желательно решить проблему путем переговоров.

Некоторые реквизиты необходимо обязательно исправить, а в некоторых случаях это не обязательно. Уточняющее письмо нужно составить в том случае, если перевод нельзя однозначно идентифицировать, то есть нельзя определить, за что и по какому основанию произведена оплата. Если ошибка не критична, уведомление об уточнении можно не составлять.

Кто и в каких случаях составляет уведомление об уточнении реквизитов платежного поручения

Направить уведомление можно любым удобным способом. Получение уведомления от контрагента о поступлении письма не обязательно. Но лучше его получить, чтобы убедиться, что получатель денег внес исправления в учет.

Корректное назначение платежа поможет контрагенту правильно учесть ваш платёж: как оплату за товар или услугу, возврат долга или заём. Но это поле видит не только получатель денег, но и банк. При проверке платежей он следует правилам внутреннего контроля против отмывания доходов и финансирования терроризма (согласно закону 115-ФЗ).

Связь «антиотмывочного» закона 115-ФЗ и назначения платежа при переводе

Если назначение платежа не прописано, банк не может его идентифицировать. Отсюда могут появиться вопросы к операциям расчётного счёта бизнеса. 115-ФЗ даёт банкам право запросить подтверждающие документы, если экономический смысл платежа неясен. Бизнес рискует столкнуться с ограничительными мерами.

Какие могут быть последствия

Независимо от того, на какую сумму вы создаёте платёжное поручение, всегда корректно заполняйте поле «назначение платежа» и требуйте того же от контрагентов. Отправьте эту статью своему бухгалтеру или сотруднику, который создаёт платёжные поручения. Вот три основных правила:

Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2023 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Как правильно написать письмо клиенту

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

В связи с допущенными вами ранее задержками платежей по Ипотечному договору № 1234 от 14 июня 2023 года (далее « Ипотечный договор ») , настоящим напоминаем о согласованных сроках исполнения финансовых обязательств по вашей ипотеке .

В приложении к данному письму, направляем вам копию платежного поручения, подтверждающего оплату, в размере 150 000 ( Сто пятьдесят тысяч ) рублей, за поставленные 01 ноября 2023 года 30 ( тридцать ) компьютеров по Договору поставки № 1 от 15 октября 2023 года .

Пишем Письмо о платежах

Настоящим письмом подтверждаем получение от вас ежегодного членского взноса в размере 25000 ( Двадцать пять тысяч ) рублей, а также подтверждаем продление вашего членства в фитнес клубе «Джон и Джейн» еще на один год до 31 мая 2023 (включительно).

Гарантийное письмо рассматривается как дополнение к основному договору, иногда как его альтернатива. Контрагент подтверждает таким образом факт своей задолженности за предоставленные ему услуги, проданный товар либо выполненные работы. Обязательства гарантийным письмом могут подтверждать юридические и физические лица.

Каким бы видом бизнеса вы ни занимались, рано или поздно неизбежно столкнётесь с написанием либо необходимостью получения гарантийного письма. Поэтому грамотный менеджер или руководитель обязан знать основные моменты правильного составления такого документа.

Что это за документ?

Либо другая ситуация: покупателю нужно получить от вас материалы для изготовления собственной продукции, расчёт за которую его заказчик произведёт, когда всё будет готово. Тут не обойтись без отсрочки платежа, но важно обеспечить себя подстраховкой, чтобы такая сделка не закончилась для вас головной болью. Расскажем, как пишется образец гарантийного письма об оплате.

Если вы не получили ответ от клиента после первой регистрации или ваш клиент подтвердил, что он получил счет, но вы все еще не получили своевременную оплату, отправьте краткое профессиональное электронное письмо. Укажите срок оплаты счета и сколько дней назад он был должен.

Как запросить оплату профессионально

Если ваши предыдущие попытки отследить просроченные платежи не увенчались успехом, возможно, вы захотите еще больше обострить ситуацию, наняв агентство по сбору платежей, которое поможет вам обезопасить платеж от клиента.

Пример запроса на оплату

Меня зовут ____________, и я пишу, чтобы уведомить вас о невыплаченной оплате в размере ____________ долларов. Этот платеж касается ____________, доставленных в адрес вашей компании в ____________ дня ____________. Мы просим вас выполнить платежное соглашение как можно скорее.

назначение платежа (например, плата за оказанные услуги, поставку товара, выполненные работы, пожертвование, заработная плата);
наименование конкретных товаров, работ и услуг, за которые переводятся деньги (например, за транспортные услуги, монтаж окон, поставку компьютерной техники);
вид оплаты (окончательная оплата, авансовые платежи, частичная оплата);
номера договоров с датами их составления, на основании которых производится перечисление денег;
указание на другие документы (накладные, ведомости, приказы, акты и пр.);
другие детали оплаты (например, период, за который делается платеж в случаях с арендой, оплатой коммунальных услуг);
выделение НДС (“Включая НДС”) или информация о том, что налога нет (“Без НДС”, “НДС не облагается”).

Оформление графы “Назначение платежа” в зависимости от его вида

Например, “Денежный перевод от мамы”, “Материальная помощь”, “Подарок ко дню рождения” и пр. Налогом на доходы это не облагается, поэтому вопросов у банка не возникнет. Если перечисление делаете по реквизитам, то графа 24 обязательно появится.

Оплата коммунальных услуг

Если вы оплачиваете коммунальные услуги по реквизитам организации, то в 24-й графе надо написать, за что платите и за какой период, а также указать номер своего лицевого счета. Например, “За вывоз ТБО за октябрь 2023 года. Лицевой счет плательщика № 12345”.

Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Что такое письменная гарантия

Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
Озаглавьте документ (не обязательно).
Напишите основной текст, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
Проставьте информацию об отправителе: Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Если у вас есть новый клиент, которому вы хотите предоставить кредит, проверьте его кредитный отчет Dun & Bradstreet. Создание одного отчета стоит $ 121,99, но возможность предложить правильные условия для крупного клиента может помочь вам найти крупного клиента или избежать гигантской головной боли. Ознакомьтесь с нашим полным руководством по кредитным отчетам Dun & Bradstreet для получения более подробной информации.

Чтобы снять с себя давление, требуя от клиентов оплаты, мы рекомендуем вам инвестировать в программное обеспечение для выставления счетов, такое как FreshBooks. С FreshBooks вы можете автоматизировать весь процесс выставления счетов, автоматически отправляя счета и принимая онлайн-платежи от клиентов. Попробуйте FreshBooks бесплатно в течение 30 дней без кредитной карты.

Шаблоны, которые помогут вам попросить оплату по электронной почте

После завершения работы вы должны отправить напоминание об оплате в течение 24–48 часов. Чем дольше вы ждете, тем дольше вам платят. Если вы не сделаете это приоритетом, то ваши клиенты тоже. Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов-фактур, такое как FreshBooks, обязательно создайте по электронной почте счет-фактуру непосредственно из программного обеспечения, чтобы оно могло отслеживать статус для вас. Однако, если вы используете Word или создаете счета-фактуры вручную, вы можете изменить приведенный ниже шаблон и отправить его своему клиенту с приложенным счетом-фактурой.

является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Как вручить гарантийное письмо?

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Основная часть. Здесь отправитель высказывает просьбу об отсрочке платежа. Можно использовать фразы «Просим вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме. Если в письме содержится несколько просьб к контрагенту – их указывают отдельными пунктами или абзацами. Если отправитель рассчитывает на получение ответа в определенный срок  ему следует корректно обозначить это в тексте документа.

Письмо можно отправить как по собственной инициативе должника, так и в ответ на полученную претензию от поставщика. В тексте надо указать, готов ли должник погасить обязательства и начисленные проценты в те сроки, которые указал партнер по бизнесу. Если по каким-либо причинам это невозможно – необходимо указать просьбу о переносе крайнего срока перечисления денежных средств.

Особенности письма об отсрочке платежа

Письмо об отсрочке платежа оформляют с целью решения возникших проблем при невозможности одного экономического субъекта погасить свои обязательства перед контрагентом. В тексте письма субъект, имеющий неоплаченные поставки товаров, уведомляет своего партнера в том, что в определенные сроки он погасит существующие перед ним обязательства.

Верхняя часть документа: название предприятия-адресанта письма и личные данные его директора.
По центру часто пишется «Гарантийное письмо».
Формулировка о гарантии оплаты за оказание услуги (прописать ее наименование) в размере установленной суммы (приводится прописью с точностью до копеек) в четко установленный срок.
Причина возникновения гарантии: договор или соглашение с номером и датами подписания.
Способ оплаты: указать расчетный счет.
Санкции за невыполнение обещания: например, выплата пени (указать размер и порядок начисления).

Гарантийное письмо образец об оплате услуг

В основной части гарантируется полностью выплатить начисленные за определенный срок пособия в законные сроки. Заявляется также готовность принять предусмотренную законом ответственность в случае нарушения обязательств.

Образец гарантийного письма об отсутствии задолженности

В верхнем правом углу – данные адресата (компании или конкретному специалисту по финансовым вопросам).
Слева указывается исходящий номер и дата документа, под ними – пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру – «Гарантийное письмо об оплате».
Излагается суть обращения.
Завершают все подписи директора и главного бухгалтера фирменная печать.

Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Что такое письменная гарантия

На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
Озаглавьте документ (не обязательно).
Напишите основной текст, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
Проставьте информацию об отправителе: Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.