⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Всем привет, если еще не знакомы с нашими материалами, то они отличаются сжатостью и только необходимой информацией, поэтому всегда можно быстро разобраться в любом вопросе. Сегодня раскроем такую тему как — Компенсация Затрат Чужому Сотруднику. Скорее всего Вы думаете, что это сложно и непонятно, но мы расскажем это простым языком, так чтобы у Вас не осталось дополнительных вопросов. Но если у Вас все же есть недопонимание изложенного материала, то наш дежурный юрист проконсультирует Вас любым, удобным способом.
В командировки можно направить только лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения). А лицо, которое привлечено организацией для выполнения конкретных работ (или оказания услуг) на основании любого гражданско-правового договора, работником компании не является. Следовательно, не признается командировкой и поездка такого привлеченного специалиста по заданию компании, с которой у него отсутствуют трудовые отношения.
Оплачиваем командировку чужих работников
В комментируемом письме специалисты Минфина России затронули проблему удержания НДФЛ с сумм, которые выплачиваются эксперту для оплаты проезда и проживания в другом городе. Оплату за экспертов стоимости проезда к месту проведения экспертизы и обратно, а также проживания в месте ее проведения Минфин России признал их доходами, полученными в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, такой доход облагается НДФЛ.
Что делать с «некомандировочными» расходами
Компания может заключить, к примеру, договор оказания услуг с другим юридическим лицом. Если в рамках такого договора работники исполнителя направляются в командировки, которые оплачивает заказчик, то затраты можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждает арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2023 № А05-5368/2023-26).
Чиновники напоминают, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Поскольку физические лица — члены экспертной комиссии, не являются работниками налогоплательщика, он не может направить их в командировку. Следовательно, указанные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, так как не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). По этой же причине НДС с суммы возмещения командировочных расходов нельзя принять к вычету.
Налогоплательщик возмещает командировочные расходы работникам другой организации (членам экспертной комиссии). Можно ли списать указанные затраты при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль? Нет, нельзя, считают в Минфине России (письмо от 24.09.15 № 03-03-06/1/54684). В этом же письме чиновники сообщили, что оплата проезда физлиц до места командировки и проживания их там облагается НДФЛ, если эти расходы несет организация, которая не является для данных работников работодателем.
Налог на прибыль и вычет НДС
Кроме того, авторы письма отметили, что стоимость проезда до места проведения командировки и проживания там физлиц, которые не являются работниками организации, оплатившей данные расходы, облагается НДФЛ. Обоснование следующее. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме, относятся, в частности, оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, оплата за физических лиц (чужих работников) стоимости проезда и проживания в месте командирования признается их доходом, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ.
Возмещение стоимости проезда физлиц к месту проведения командировки и проживания там освобождается от налогообложения НДФЛ только в том случае, если эти затраты компенсируются непосредственно организацией-работодателем, которая направила работников в командировку (п. 3 ст. 217 НК РФ).
- социальные выплаты и зарплата;
- выплата страховых возмещений;
- на личные нужды ИП;
- оплата товаров, работ, услуг;
- выдача денег под отчет;
- выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
- выплаты банковским платежным агентом.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2023 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Ограничения по возмещению расходов сотрудникам
Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:
Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.
Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.
Если подрядчик — иностранная организация
Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.
Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.
Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.
Договор подряда
Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.
- Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
- При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
- По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).
При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2023). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.
Оформление выплаты по договору аренды
Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).
: Если при отсутствии каких-либо документов, подтверждающих оплату жилья, работодатель принял решение возместить работнику затраты, то учесть эти расходы для целей налогообложения прибыли не получится. Даже если обязанность возмещать такие затраты и нормы возмещения установлены трудовыми или коллективными договорами.
Учитывая, что кража не относится к каким-либо чрезвычайным обстоятельствам, налогообложение указанной выплаты (80 000 руб.), по моему мнению, производится на общих основаниях. То есть с нее необходимо исчислить НДФЛ. А удержать налог нужно за счет любого выплачиваемого ему денежного доход
Нечем подтвердить проживание — нет и расхода
: Включить эту сумму в состав расходов по налогу на прибыль компания может, если руководитель утвердил авансовый отчет сотрудника и есть документы, подтверждающие оплату услуг
Что касается вопроса о возможности признать в целях исчисления налога на прибыль затраты организации на выплату компенсации расходов на проезд и проживание работников другой организации, то для ответа на этот вопрос обратимся к нормам Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).
Итак, чаще других в качестве компенсируемых расходов, на которых настаивает подрядчик, выступают расходы, связанные с командированием его сотрудников. В связи с чем, возникает законный вопрос, может ли заказчик компенсировать командировочные расходы фирмы-подрядчика без ущерба для себя? Ответим сразу, что обязанностей по такой компенсации в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ) не возникает, так как трудовое законодательство обязывает компенсировать расходы на проезд и проживание только своим работникам, отправленным в командировку. Это следует из статей 166, 168 ТК РФ.
Поэтому если организация, как принимающая сторона, компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.
КОМПЕНСАЦИЯ ПРОЕЗДА И ПРОЖИВАНИЯ ЧУЖИМ РАБОТНИКАМ, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНОСТРАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, КАК БЕЗВОЗМЕЗДНАЯ ОПЕРАЦИЯ, НЕ УСТАНОВЛЕННАЯ ТРУДОВЫМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ
Практика показывает, что зачастую при исполнении договоров подряда подрядчики помимо оплаты самих работ требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, в то же время, чтобы исключить негативные последствия для обеих сторон важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае и заказчик, и подрядчик могут «пострадать» в плане налогов.
В том случае, если сотрудник выполняет трудовые обязанности разъездного характера или вынужден пользоваться услугами общественного и любого другого транспорта для исполнения должностных функций, наниматель обязан возместить связанные с этим затраты.
Компенсация расходов сотруднику в 2023 году
Комментарий: В случае отсутствия ежедневного рейса сотрудник обязан оформить на вокзале соответствующую справку, иначе наниматель может назначить административное взыскание или не оплатить расходы на переезд.
Компенсация расходов сотруднику, использующему личный автомобиль в рабочих целях
Поскольку на работодателе лежит обязанность компенсировать затраты работников, связанные с проездом в рабочих целях, наниматель определяет, по какому маршруту и на каком транспорте будет осуществлен переезд.
