Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Можно ли заверять копии документов факсимильной подписью и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ
Счета-фактуры и учетные документы
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Закрывающие документы, которые направляются по электронной почте следует считать электронным образом (сканом), чем документом, подписанным факсимильной подписью, так как вы не всегда можете определить способ его подписания.
Многие подписывают закрывающие документы и направляют друг другу электронные копии актов по электронной почте. Про получение оригиналов вспоминают не многие, особенно, когда компания на УСН. Однако, через какое-то время, такая компания получает исковое заявление о возврате суммы по договору в связи с неисполнением обязательств и отсутствием подписанных актов. Как быть?
Письменный ответ
Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и
законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности
использования электрофотографического воспроизведения подписи
руководителя с помощью средств механического или иного копирования
при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных
документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что
влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от
установленных правил.
Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.
Представительство в арбитражном суде
Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2023 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Стороны пришли к соглашению о том, что собственноручная подпись и факсимильная подпись уполномоченного подписывать настоящее Соглашение лица имеют равную юридическую силу на дополнительных соглашениях к настоящему Соглашению, а также иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения
Факсимиле – да!
использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон
Факсимиле – нет!
Стороны пришли к соглашению о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи в процессе обмена деловой корреспонденцией (на информационных письмах, справках, извещениях, приглашениях, а также для изготовления заверенных копий документов. Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле на указанных документах
В ТК РФ также нет соответствующих статей, поэтому ФНС и/или трудовая инспекция, в случае проведения проверки, скорее всего, не примут документ, подписанный факсимильной подписью. Да и суд, вероятно, вынесет проблемное решение, особенно если спор касается трудового договора.
Согласно ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Что говорит закон?
ФНС и Минфин единогласно утверждают, что порядок оформления бухгалтерских и финансовых документов определяется не гражданским законодательством, а НК РФ и федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2023 № 402-ФЗ, в которых нет ни слова о допустимости использования факсимиле. Судебная практика также в большинстве случаев неутешительна.
На данный момент не хватает денег на приобретение онлайн кассы и оплаты товара, я хотел бы внести некую сумму удаленно. Как мне это правильно сделать? Хотелось бы перестраховаться. Знаете говорят, «доверяй, но проверяй», а особенно в бизнесе.
Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.
На первичных документах
Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.
Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.
- на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
- на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
- на трудовых книжках, договорах, приказах;
- в кассовой книге и на расходных ордерах.
Когда нельзя использовать печать?
- на страховых и медицинских полисах;
- почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
- служебных удостоверениях;
- приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
- патентах;
- свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
Что такое ФАКСИМИЛЕ ?
Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.
В частности, Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 подтвердил правомерность учета в налоговых расходах стоимости проезда на основании копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справки из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать маршрут проезда, стоимость билета и дату поездки. Суды также разрешают налогоплательщикам учесть расходы на основании копий первичных документов, восстановленных по архивным базам контрагентов (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2023 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов). Таким образом, в случае если оригинал документа утерян, осуществление расходов компания может подтвердить соответствующе оформленной копией или дубликатом.
Подозрительным будет очевидное отличие между цветом чернил печатей. Таким образом, несмотря на то, что Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не содержит особых требований к форме и цвету печати, проставление на разных документах одинаковых по содержанию и форме, но существенно различаемых по цвету или оттенку оттисков печати, вероятнее всего, вызовет вопросы контролеров.
Поддельная печать
Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) – клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11). Налоговики зачастую придерживаются мнения о том, что такой способ проставления документов свидетельствует о подделке документов.
- Первичных бухгалтерских документов.
- Законодательных актов, нормативных документов.
- Деклараций налогового формата.
- Договоров трудоустройства сотрудников.
- Официальных доверенностей.
- Векселей.
- Платежных бланков.
- Счетов-фактур.
- Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
- Конкурсной документации.
- Отсутствие руководителя.
- В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
- Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
- Для упрощения оборота документации внутри предприятия.
Правовое положение подписи-клише
До 2023 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.
Факсимильную подпись можно использовать в документообороте компании, но не везде и не всегда. Если же у вас акт подписан только таким способом, то рекомендовано получить документ с настоящей подписью, в противном случае, могут возникнуть проблемы.
Договоры и акты с факсимильной подписью как доказательство в суде
Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2023 N А12-13422/2023.
Только документы
Если мы берем отношения двух коммерческих компаний, то использование факсимиле (механического оттиска имитирующего собственноручную подпись) допустимо, если такая возможность предусмотрена в законе или соглашении сторон.
Факсимильная подпись будет вполне значимой при обращении в суд, если обе стороны при составлении договора будут дополнительно отражать в нем согласие на применение либо подписывать соглашение о принятии данного вида подписи.
Согласно ГК РФ оригинальная копия подписи должностного лица допускается к использованию для заключения гражданско-правовых сделок. Стороны между собой должны оформлять соглашение о порядке применения факсимиле для приобретения юридической силы, отражать подробно условия в тексте основного договора.
Необходимость и преимущества использования
Бумаги налогового, бухгалтерского учета оформляются только постановкой подписи в ручную ответственных лиц.Позиция по отношению факсимиле в законе о бухгалтерском учете не обозначена. Финансовые последствия могут оказаться неизбежными в случае подписания копией. Такая документация не сможет выступать доказательством в суде при вынесении решения по иску.
Финансовое ведомство по-прежнему настаивает на том, что использование факсимиле при подписании счета-фактуры является нарушением правил составления этого документа. Следовательно, вычет НДС по такому счету-фактуре не должен предоставляться (письма Минфина РФ от 01.06.10 №03-07-09/33, от 17.09.09 №03-07-09,48, от 17.06.09 №03-07-09/31). В обоснование своей точки зрения Минфин РФ указывает, что счет-фактура, составленный на бумажном носителе, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поскольку возможность использования факсимиле налоговым законодательством не предусмотрена, получается, что счет-фактура должен быть подписан должностным лицом собственноручно. Несоблюдение этого требования влечет отказ в вычете НДС по такому счету-фактуре. Аналогичного мнения придерживается и Федеральная налоговая служба (Письма ФНС РФ от 19.10.05 №ММ-6-03/886@, от 17.05.05 №ММ-6-03/404@).
Долгое время оставался спорным вопрос о том, можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, который подписан факсимильной подписью. Точку в спорах поставил Президиум ВАС РФ в сентябре 2023 года. К сожалению, его решение оказалось не в пользу налогоплательщиков. Но и после такого прецедента некоторые арбитражные суды поддерживают организации.
В арбитражных судах нет единой точки зрения
Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:
СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Чем руководствоваться при заверении
ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
Как заверить копии уставных документов
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
