Доверенность с факсимильной подписью действительна или нет: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Доверенность с факсимильной подписью действительна или нет и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Содержание

Факсимиле директора на договорах

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда. Определение ВАС РФ от 13 февраля 2023г. № ВАС-16068/08, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Факсимиле приказ

Наилучшей альтернативой использованию клише-подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий. Подписание необходимых документов одному или нескольким сотрудникам организации.

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Представительство в арбитражном суде

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2023 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2023 N Ф04-8449/2023(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица. Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур. В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему. По мнению некоторых арбитражных судов, использование факсимиле при подписании счета-фактуры допускается, только если это предусмотрено договором или иным соглашением между поставщиком и покупателем.

Этим решением суд надзорной инстанции наконец-то поставил точку в спорах о возможности вычета НДС по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 №4134/11). Принимая такое решение, Президиум ВАС РФ указал, что факсимиле представляет собой клише, то есть точное воспроизведение подписи должностного лица средствами фотографии и печати. Однако документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Отступление от этого правила при оформлении поставщиком счета-фактуры влечет отказ покупателю в вычете НДС по такому документу. После того как Президиум ВАС РФ принял это постановление, арбитражные суды взяли его на вооружение и стали выносить решения не в пользу налогоплательщиков. Тем не менее и теперь арбитражные суды иногда все равно разрешают принимать к вычету НДС по счету-фактуре, имеющему факсимильную подпись. Так, например, поступил ФАС Московского округа (Постановление от 07.03.12 №А40-128912/10-127-739). Правда, при этом суд учел тот факт, что поставщик отразил в налоговой отчетности средства, полученные от покупателя, и исчислил с них НДС к уплате в бюджет.

Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 №А43-18585/2023 и Уральского от 14.12.09 №Ф09-10031/09-С5 округов). Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 №57).

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2023), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2023) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2023), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2023).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2023), № 54 (22.03.2023).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Факсимиле — это графическое воспроизведение оригинала подписи, передающее ее в точном соответствии. Как правило, в случае факсимиле подписи она гравируется на печати или штампе и передается в пользование уполномоченным лицам. Чтобы не возникло нескольких экземпляров факсимиле, руководитель предприятия может приказом утвердить количество «действующих» оттисков и лиц, ответственных за их хранение.

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Общественное объединение незрячих инвалидов (истец) обратилось в Арбитражный суд РТ с исковым заявлением к промышленно — строительной фирме, г. Зеленодольск, (далее — ответчик) о взыскании долга и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Ответ

Решение суда отменено, производство по делу прекращено, поскольку на доверенности представителя истца, подписавшего исковое заявление, вместо подписи лица, выдавшего доверенность, проставлено факсимиле. Доверенность в силу ст. 160 ГК РФ является ничтожной.

Законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.

Договоры и акты с факсимильной подписью как доказательство в суде

Факсимильную подпись можно использовать в документообороте компании, но не везде и не всегда. Если же у вас акт подписан только таким способом, то рекомендовано получить документ с настоящей подписью, в противном случае, могут возникнуть проблемы.

Письменный ответ

Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2023 N А12-13422/2023.

На доверенностях вообще и в частности на доверенностях, выданных от имени юридического лиц.
Кадровых документах: трудовых договорах, трудовых книжках, приказах и пр.
Налоговых декларациях и счетах-фактурах .
Платежных документах и любых других документах, имеющих финансовые последствия.
В кассовой книге и на расходных ордерах.

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

Что нельзя подписывать факсимиле

Факсимильная подпись — это клише-печать , воспроизводящая собственноручную подпись человека. Такая печать позволяет визировать документы от имени гендиректора, главбуха или других руководителей, но без их участия — это удобно.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.
Обычно право заверять документы факсимиле имеет одно доверенное лицо. Зачастую им становится человек, представляющий интересы организации и пользующийся доверием руководства. В качестве такого доверенного лица многие руководители выбирают главного бухгалтера. Для того чтобы бухгалтер или иное лицо могли использовать факсимиле от имени руководителя, в организации необходимо утвердить локальный нормативный акт (инструкцию, регламент). В нем должен быть определен перечень лиц, которые наделяются правом визировать документы факсимиле, и список документов, к которым применяется штамп. При подготовке инструкции (регламента) важно не забыть прописать порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле, а также приложить к акту рукописный оригинал подписи.

О факсимильной подписи в доверенности

Факсимильные подписи. Законодательство не допускает использования на доверенностях факсимильного воспроизведения подписей. Следовательно, ни подпись доверителя, ни образец подписи представителя на доверенности не могут быть выполнены с помощью средств механического или иного копирования либо…