Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как написать служебную записку чтобы поменяли проводку и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации, который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.
Основные требования
Как известно из общепринятого определения, такая бумага относится к информационно-справочной документации и служит для делового обращения с рациональным предложением к другим сотрудникам. Не обязательно вышестоящим – это могут быть и стоящие на одной ступени служебной лестницы люди.
Для чего нужен этот документ?
Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления. Сотрудники вынуждены сидеть зачастую в верхней одежде, у посетителей складывается негативное впечатление об организации и ее услугах.
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Виды записок
- о запросе информации;
- о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
- о направлении в служебную поездку или командировку;
- о премировании сотрудников.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
Доброго дня мои читатели! Я поделюсь с вами своим опытом и расскажу как правильно написать служебную записку. Опыт составления и правильного оформление служебной записки поможет вам выделиться следи рядовых работников.
Как правильно написать служебную записку самому и без подсказок руководителя?
Когда основной этап написания служебной записки позади, переходим к завершению. Заключительной ее частью станет подпись должностного лица которое будет ее подписывать. Как правило это ваш начальник или вышестоящий руководитель.
5. Подпись.
В этом посте я постараюсь подробно, с тактом и расстановкой объяснить вам про алгоритм и структуру правильного написания служебной записки. Собственно говоря ПОЕХАЛИ!
Закон требований о том, как написать служебную записку, не содержит. И иногда это приводит к замешательству работника, впервые столкнувшегося с такой необходимостью. Как при работе по трудовому договору впервые в жизни. Так и при смене работы, трудоустройстве в новой организации (у нового работодателя).
Пример как написать служебную записку
- адресат (должность, фамилия и инициалы)
- от кого (должность, фамилия и инициалы)
- оглавление (служебная записка о …)
- обстоятельства-основание составить документ (поручение, приказ, проверка). Или общее – довожу до Вашего сведения, сообщаю и т.п.
- вывод (просьба, требование) – в связи с изложенным …
- приложение (при необходимости документально подтвердить факты)
- дата и подпись с расшифровкой
Как оформить служебную записку
Участники встречи: со стороны ООО “КрайВодСнаб” – коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО “Сибит” – руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи – ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.
- В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
- Ниже пишется номер записки и название.
- Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
- В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
- Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.
Как правильно написать служебную записку
Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий.
Алгоритм составления служебной записки
Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подавать в электронном виде
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
- побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
С какой целью она составляется
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов.
К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.
Оформление
К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:
Уважаемые судари и сударыни!
В следующем тексте служебной записки мой начальник утверждает, что нужны запятые. «В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении копировального аппарата зав. складом готовой продукции и телефакса в отдел сбыта взамен вышедшего из строя и не подлежащего ремонту телефакса Panasonik KX-FM90.» Возможно я действительно глупа. Может быть у вас есть какие либо советы или замечания. Помогите!
Довожу до вашего сведения, что компьютер 2023 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.
Правила составления записки
Получив подобную записку от работника, работодателю важно помнить, что в его обязанности входит обеспечение сотрудников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). И если не отреагировать на просьбу работника, то он, в свою очередь, не сможет исполнять свои трудовые обязанности и тогда возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими негативными для работодателя последствиями.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
С какой целью она составляется
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Образец объяснительной
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Есть организации, где и устного распоряжения руководителя вполне достаточно, но это может быть применимо только в случаях с малой численностью штата. Если же предприятие – большое, то все решения проходят несколько уровней согласования. Тогда служебная записка становится незаменимым инструментом общения с работодателем. Она регистрируется в журнале входящей переписки, руководитель ставит на ней своё заключение, и дальше на основании её данных, издают приказ, пишут распоряжение, составляют акт или оформляют соглашение между сторонами.
Требования к оформлению
Самостоятельного документа «Служебная записка» в «Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД)» не предусмотрено. Поэтому рекомендуется руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30–2023 «Требования к оформлению документов». Исходя из практики делопроизводства, можно считать, что такого рода письмо должно содержать следующие реквизиты:
Когда может понадобиться
Документооборот на крупных предприятиях уже давно стал электронным. Для этого используют специальные программы и современные средства связи, такие как email, Skype и т. п. Если имеется много подразделений, расположенных в разных местностях, то отправка служебных записок в таком виде вполне оправдана, иначе предоставление их на бумажном носителе займёт длительное время.
- Адресат записки. Он указывается в правом верхнем углу, с обязательным указанием фамилии, инициалов и должности такового адресата, а также с полным наименованием предприятия и подразделения, внутри которого действует таковая записка.
- Преамбула записки. В ней обозначается название документа — «Служебная записка», а также порядковый номер, если нумерация записок предусматривается правилами предприятия, и таковые документы подлежат отчетности и хранению в архивах.
- Изложение сути проблемы либо ситуации, о которой информируется адресат записки.
- Указание предложений по возможному решению своих ситуаций или необходимых действий со стороны руководителя или адресата, которые могли бы поспособствовать устранению проблемы.
- Внизу записки, строго по окончании её текста, указываются должность, фамилия и инициалы автора данного документа, а также проставляется дата и подпись. Кроме этого, допускается также и указание точного времени составления и направления записки, если это может иметь значение для разрешения сложившейся ситуации.
В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:
Что такое служебная записка и зачем она нужна
Нормативов, которые регулировали бы составление, форму и порядок подачи служебных записок на федеральном, региональном либо муниципальном уровнях, не существует. Тем не менее, на отдельных предприятиях внутренними положениями, распоряжениями и нормативами может устанавливаться строгая и конкретная форма исполнения и оборота таковых документов. В случае, если таковая форма предусмотрена правилами внутреннего распорядка, служебные записки могут считаться документами, порождающими юридические последствия, только в случае соответствия обозначенным формам и нормативам.
Желая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте. Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств. Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.
Назначение служебной записки в компании
Несмотря на то, что законодательство не предусматривает обязательного использования служебных записок и их регистрации, большинство предприятий, тем не менее, проводят регистрацию подобных бумаг в соответствующих журналах. Они также являются дополнительным доказательством подачи документа. В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы.
Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования
Покупки спецодежды. В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
- информационные(пишутся регулярно, сообщают о рабочем процессе, состоят из предложений по работе);
- отчетные (содержат сведения по итогам распоряжения за конкретный период);
- инициативные(сотрудник предлагает руководству принять решение по конкретному вопросу рабочих моментов).
Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.
Пример 2
- повышалась эффективность труда;
- находились пути решения конкретной проблемы;
- разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
- снялся определенный груз ответственности;
- осуществилась защита при ущемлении прав.
