Как заверить трудовую книжку в 2023 году если сотрудница в декрете: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как заверить трудовую книжку в 2023 году если сотрудница в декрете и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

делает заверяющую надпись, подписывается и ставит печать на всех листах;
штамп «копия» должен стоять на всех страницах;
нумерует листы, сшивает их. Если не сшить, придется заверять каждую страницу;
кадровый специалист должен указать не только подпись, но и должность и ФИО.
На последней странице с 1 июля 2023 года обязательно наличие ссылки на место хранения оригинала трудовой.
копирует все заполненные развороты. Изображения допускаются контрастные и хорошо различимые;

Содержание

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем: образец 2023 года + рекомендации по заполнению

Восстановление утерянного оригинала трудовой книжки.
Оформление банковского кредита либо ипотеки.
Подача в органы соцзащиты в целях получения льгот или пособий.
Предоставление в посольство или консульство иностранного государства для оформления визы.

Образец заверения трудовой книжки

По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка.

1 Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?2 Порядок заверения копии трудовой книжки3 Как заверить копию трудовой книжки в 2023 году4 Образец заверенной копии трудовой книжки в 2023 году5 Кто может заверить копию трудовой книжки?

Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).Трудовая книжка может потребоваться работнику во многих ситуациях.

Заверение копии трудовой книжки образец 2023

трудовую книжку нельзя сканировать; при копировании страниц недопустимо изменение настроек масштабирования; на страницах нельзя вносить исправления, делать пометки; важно соблюдать требования к качеству изображения – цифры и буквы должны быть хорошо различимы;

С 1 июля 2023 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа. То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.

Трудовые книжки неработающих граждан

Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2023 (см. ссылку base.garant.ru ). Ключевое слово «ВЕРНО» в любом склонении должно быть подтверждено подписью должностного лица с расшифровкой фамилии и проставленными инициалами.

Изготовление и заверение

Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2023, о которых мы поговорим далее.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2023 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Нормативная база

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2023 году

Многие часто задаются вопросом, как необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке «работает по настоящее время»? На данный момент существует несколько интерпретаций оформления данной записи, которые считаются законными. Стоит запомнить, что не каждая запись работника отдела кадров или работодателя является правильной. Поэтому сотрудник должен быть грамотным и «подкованным», чтобы ему не пришлось снова переоформлять документацию.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо документ находится на руках?

Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Далее на обороте нужно сделать заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО, проставить печать организации (отдела кадров) и, если вы придерживаетесь ГОСТ 7.0.97-2023, — сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации.

слово «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ;
дату заверения документа;
отметку о том, что подлинный документ находится в организации (если вы заверяете копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2023).

Подготавливаем и заверяем копию

Чтобы не мучиться с заверением каждого листа, можно заверить все сразу — предварительно сшив. Сшитые листы необходимо пронумеровать, а концы нитей, которыми они прошиты, опломбировать на обратной стороне последнего листа копии.

Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.

Как правильно заверить работодателем?

Отличие в данном случае заключается в добавлении некоторой фразы. При необходимости может быть указано, что сотрудник, которому она выдается, работает по настоящее время. Такая фраза указывается по просьбе трудящегося. В остальном заверение копии осуществляется стандартным образом.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

Порядок заверения

Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Частые ошибки

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

листы ксерокопий ровно складывают друг на друга и прошивают по левому краю;
излишки ниток завязывают на узел, а их края приклеивают прямоугольным кусочком бумаги к крайнему листу;
на приклеенной бумаге ставится дата прошивки ксерокопий и печать предприятия.

Нововведения 2023 года

личные данные;
наименования предприятий (организаций), где гражданин работал;
даты трудоустройства и увольнения по каждой компании;
профессия и специальность;
занимаемые должности на разных рабочих местах;
степень квалификации специалиста;
структурное подразделение в компании;
тип рабочей деятельности;
вид процедуры: прием, увольнение, сокращение, перевод на другую должность;
причины расторжения договорного соглашения с работодателем.
основания кадровой процедуры: тип бумаги, номер, дата.

Сведения в электронной трудовой книжке

ФЗ №439 — 16.12.2023. Этим законом прописаны изменения, внесенные в ТК РФ, по формированию данных о рабочей деятельности физических лиц в электронной форме.
ФЗ №436 — 16.12.2023. Положение предусматривает изменения в Федеральном законе, устанавливающем правила ведения персонального учета в пенсионной страховой системе. Согласно требованиям нормативно-правового документа, с 01.01.2023 все организации обязаны предоставлять сведения о рабочей деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России.
ФЗ №136 — 24.04.2023. Согласно постановлению, внесены изменения в ст. 2,11 Федерального закона, устанавливающего правила ведения персонального учета в пенсионной страховой системе. Теперь Правительство РФ имеет право определять особый порядок, в т.ч. период предоставления данных в Пенсионный Фонд организациями-работодателями о трудовой деятельности своих сотрудников .

Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

Требования банков

Законодательство

Как заверить трудовую книжку для кредита или других целей – в любом случае должны быть сняты копии всех страниц документа, каждая из которых подписана и удостоверена печатью. Если на одном из листов будут исправления, копия считается недействительной.

Порядок заверения

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Частые ошибки

После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его трудовой книжки.

В небольших или индивидуальных предприятиях, занимающихся малым бизнесом, кадровые вопросы обычно берет на себя руководитель или бухгалтер. В данном случае заявление писать уже необязательно, потребуется устная просьба. Через три дня прошение должно быть удовлетворено.

Как заверяется копия трудовой книжки образец

Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.

Работницы периодически интересуются: если женщина уходит в декрет, запись в трудовой книжке делается или нет? Ведь иногда ей приходится оставлять рабочее место на несколько лет, чтобы ухаживать за ребенком. Разберемся, фиксируется ли этот факт в основном документе сотрудника.

dekret.jpg

личную информацию о ее владельце – ФИО, образование, год рождения, и т.п.;
на какую постоянную / временную работу он принимается;
данные о переводах и увольнениях (по различным основаниям);
дисциплинарные взыскания, если ими являлись увольнения.

Что такое «декрет»

Как правило, работодатель не имеет возможности ждать пока сотрудница выйдет из декрета и продолжит исполнять свои служебные обязанности. Обычно на его место берется временный работник, который выполняет функции отпускника в его отсутствие.

Также стоит проверить трудовые договоры сотрудников и коллективный договор, если его заключали. В небольших компаниях коллективного договора часто нет. Можно внести изменения по минимуму, главное, чтобы из локальных актов не следовало, что работодатель заставляет сотрудников пользоваться бумажными трудовыми книжками или, наоборот, принуждает от них отказаться.

Что нужно делать работодателям

В 2023 году. Если человек впервые устраивается на работу в 2023 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки сотрудник может подать до 31 декабря 2023 года, так написано в законе. Получится ли подать это заявление после 31 декабря, непонятно, закон это не регламентирует. Если не подавать заявление вообще, работодатель в 2023 году продолжит вести бумажную трудовую. На мой взгляд, если твердо решили ее сохранить, заявление лучше все-таки подать в этом году, чтобы было меньше неопределенности между работником, работодателем и ПФР.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любой момент после того, как работодатель сообщит о такой возможности: и до 31 декабря 2023 года, и после. Это касается и тех сотрудников, которые в 2023 году находятся в декрете или на больничном.
Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, смогут сделать выбор и подать любое из заявлений после 31 декабря, когда устроятся на работу.
Люди, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2023 года впервые, никаких заявлений вообще подавать не будут. Работодатель по умолчанию заведет им электронную трудовую.