⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Всем привет, если еще не знакомы с нашими материалами, то они отличаются сжатостью и только необходимой информацией, поэтому всегда можно быстро разобраться в любом вопросе. Сегодня раскроем такую тему как — Компенсация Расходов Работнику Купленной В Магазине Форменной Одежды. Скорее всего Вы думаете, что это сложно и непонятно, но мы расскажем это простым языком, так чтобы у Вас не осталось дополнительных вопросов. Но если у Вас все же есть недопонимание изложенного материала, то наш дежурный юрист проконсультирует Вас любым, удобным способом.
Форменная одежда может выдаваться работникам как по инициативе организации, так и в силу требований законодательства. Например, ст. 29 Федерального закона от 10.01.2023 № 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» предусмотрено ношение форменной одежды при исполнении служебных обязанностей работниками железнодорожного транспорта общего пользования, непосредственно участвующими в организации движения поездов и обслуживании пассажиров. Форменная одежда обязательна и для работников ведомственной охраны (ст. 6 Федерального закона от 14.04.99 № 77-ФЗ «О ведомственной охране»).
Обратите внимание: единовременное включение стоимости спецодежды в затраты на производство не означает, что она списывается. Ее списание с бухгалтерского учета производится только в случае фактического физического выбытия, например, при износе, продаже (п. 31 Указаний). Поэтому с целью обеспечения контроля за сохранностью выданной работникам спецодежды ее стоимость принимается к учету на забалансовый счет (п. 23 Указаний). Например, это может быть счет 012 «Спецодежда у работников».
Налоговый учет
Выдача спецодежды работникам осуществляется по типовым нормам, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 221 ТК РФ). Так, общими для всех видов экономической деятельности являются типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2023 № 997н. Кроме того, существует большое число типовых норм выдачи специальной одежды, которые применяются в отдельных отраслях экономики. Например, для сельского хозяйства типовые нормы утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12.08.2023 № 416н, для химического производства — приказом Минздравсоцразвития России от 11.08.2023 № 906н, для организаций пищевой, мясной и молочной промышленности — приказом Минздравсоцразвития России от 31.12.2023 № 1247н.
Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.
- Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
- Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
- Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.
Бухучет возмещения расходов сотруднику
- социальные выплаты и зарплата;
- выплата страховых возмещений;
- на личные нужды ИП;
- оплата товаров, работ, услуг;
- выдача денег под отчет;
- выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
- выплаты банковским платежным агентом.
СИТУАЦИЯ 1. Форменная одежда — собственность организации. Так же, как и в налоговом учете, будем рассматривать ситуацию, когда форменная одежда не признается основным средством. В этом случае она учитывается на счете 10 «Материалы». К нему открывается субсчет, например «Форменная одежда». Списывается стоимость формы в расходы единовременно в момент выдачи ее сотрудникам (дебет счета 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»), кредит счета 10 «Материалы», субсчет «Форменная одежда»). Если же срок эксплуатации одежды больше года, то ее стоимость можно списывать в расходы равномерно в течение срока эксплуатации.
Также имейте в виду: если форма остается в собственности вашей организации, то именно на работодателя ложатся обязанности по ремонту, хранению, стирке этой одежды. Тогда расходы на содержание одежды учитываются в обычном порядке.
Налоговый учет
Сегодня многие организации одевают своих сотрудников в форменную одежду. Причин множество. Благодаря форме сразу видно, к какой организации относится сотрудник. Форменная одежда является своего рода рекламой, повышает узнаваемость компании. Кроме того, сотрудник, одетый в форму, чувствует свою причастность к конкретной организации, что делает его более организованным, так как он уже является лицом своей компании.
Компенсация не выплачивается сотрудникам, которым присваивается первое специальное звание до получения ими полного комплекта вещей, а также тем, кто не имеет полного комплекта вещей, пригодных к использованию.
Некоторым сотрудникам ОВД, которые в связи с характером службы не носят форму, вместо положенных вещей выплачивается компенсация. Речь идет о лицах, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, которым запрещено носить форму, о сотрудниках, прикомандированных к органам и организациям (с оставлением в кадрах МВД России), а также о тех, кто проходит службу в представительстве Министерства, находящемся за рубежом.
С изменениями и дополнениями от:
Приказ МВД РФ от 10 января 2023 г. N 8
«Об утверждении Порядка выплаты денежной компенсации вместо положенных по нормам снабжения предметов вещевого имущества личного пользования отдельным категориям сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации и возмещения увольняемыми сотрудниками стоимости выданных им предметов вещевого имущества личного пользования»
Законодательством не предусмотрен типовой документ для оформления выдачи форменной одежды в собственность сотрудников. Поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2023 г. № 402-ФЗ. Например, такой документ можно составить в форме акта.
Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации в мае ООО «Торговая фирма «Гермес»» приобрело для продавца Н.И. Коровиной два комплекта форменной одежды на сумму 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.). Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. В июне один комплект был передан во временное пользование сотрудницы.
Выдача в пользование: учет в составе ОС
Если срок полезного использования форменной одежды не превышает 12 месяцев, учтите ее в составе материалов и отражайте на счете 10 субсчет «Форменная одежда». Аналогичным образом учитывают форменную одежду со сроком полезного использования более 12 месяцев, если ее стоимость не превышает 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).
Если коллективным договором, соглашением или локальным актом предусмотрено приобретение для сотрудников форменной одежды, то ее стоимость в пределах норм, установленных приказом по организации, не облагается страховыми взносами. При этом форменная одежда может представлять собой обычный деловой костюм без нанесения логотипа организации. Такой вывод следует из постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.09.16 № А19-18321/2023.
Арбитражный суд: на стоимость форменной одежды для работников страховые взносы не начисляются
Суды трех инстанций с позицией чиновников не согласились, указав на следующее. Работодатель обязан, в частности, обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). К таким иным средствам можно отнести форменную одежду, предоставленную сотрудникам на основании локального нормативного акта и в соответствии с нормами, предусмотренными приказом руководителя организации. Ведь дополнительные гарантии и компенсации могут устанавливаться не только законами и иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, но и локальными нормативными актами.
Суть спора
На основании Положения о форменной одежде и приказа по организации секретари-референты один раз в год получали деньги на покупку форменной одежды. В подтверждение понесенных расходов работники представляли авансовые отчеты и кассовые чеки. При увольнении секретарь должен был оплатить остаточную стоимость формы. По мнению организации, компенсация расходов на форменную одежду не включается в базу для начисления страховых взносов на основании пункта 9 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Согласно этой норме, не облагается взносами стоимость форменной одежды, выдаваемой работникам в соответствии с законодательством РФ, а также государственным служащим федеральных органов государственной власти бесплатно или с частичной оплатой и остающихся в их личном постоянном пользовании.
Ущерб, нанесенный работодателю сотрудником, должен быть возмещен за счет виновного лица в соответствии со ст. 243 ТК РФ. Если имущество, переданное человеку для осуществления им трудовой деятельности, не было возвращено, то с него взимается соответствующая сумма. Как правило, подобная процедура осуществляется по заявлению на удержание от виновного лица. Текст документа должен содержать пояснения о том, что СИЗ, находившиеся в распоряжении специалиста, не могут быть переданы предприятию, а их остаточная стоимость подлежит изъятию из заработной платы. Далее, формируется приказ.
Помимо истечения срока годности, СИЗ возвращается сотрудником при расторжении с ним трудового соглашения. В случае увольнения изделие подлежит передаче предприятию независимо от продолжительности использования. В подобной ситуации лицо, принимающее СИЗ, должно проставить на нем отметку о бывшем употреблении. Если работник не желает отдавать одежду, выданную организацией, то он вправе выкупить ее по остаточной цене. Стоимость определяется на основании срока пользования предметом.
Порядок возврата СИЗ при увольнении
Работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.
Предположим, трудовым (коллективным) договором не предусмотрена обязанность работодателя предоставить работнику форму. Тогда ее стоимость не включается в налоговую базу по ЕСН, так как не учитывается для целей налогообложения прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Обеспечиваем работников форменной одеждой
Кроме того, важно подтвердить, что форменная одежда действительно используется при выполнении работ. Ношение формы при исполнении трудовых обязанностей косвенно подтверждают специально отведенные на предприятии места для ее хранения и переодевания работников. Целесообразно издать приказ и перечислить в нем тех, кому такая одежда полагается, описать форму, установить порядок ее выдачи, возврата и т.д. Если форма используется по требованию заказчика, положение о ее ношении лучше согласовать с заказчиком и закрепить в договоре.
Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний облагается начисленная по всем основаниям оплата труда (доход) работников. Это установлено в п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2023 N 184.
В используемом примере, ежемесячная норма амортизации по форменной одежде составляет 4,16 % (1:24 месяца х 100%), а ежемесячные амортизационные начисления по четырем комплектам составят 1 747,2 рубля ((12 390 рублей – 1 890 рублей) х 4,16% х 4 штуки).
Учет форменной одежды в организациях
Если организация выдает работнику форменную одежду в постоянное пользование, то НДФЛ начисляется и удерживается в обязательном порядке. Таково требование статьи 210 НК РФ, согласно которой при определении налоговой базы по налогу учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
Есть и другая точка зрения, позволяющая не начислять ЕСН. Аргументом для нее является статья 53 НК РФ, согласно которой налогооблагаемая база по налогу является всего лишь характеристикой объекта налогообложения, которая не может возникнуть ранее, чем сам объект налогообложения.
