Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как оформляются т2 уволенных сотрудников для архива и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.
ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2023 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2023 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.
Образец журнала регистрации
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т.
Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструкции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.
Внимание Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта.
Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников
Инфо Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки. Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.
На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально. Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.
Зачем нужна карточка Т-2
Личная карточка работника существует в виде формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2023. Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2023 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех. О правилах заполнения можно прочитать в статье «Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника».
- анкета, резюме;
- характеристика и рекомендации с прежнего места труда;
- заявление о приеме на должность;
- копия приказа о принятии на работу;
- трудовое соглашение;
- медицинские заключения о состоянии здоровья, рекомендации об условиях труда;
- справки о судимости, прекращении дела;
- копии другой важной документации — об образовании, воинском учете и так далее.
- должностные инструкции;
- копии документации о семье (о браке, разводе, рождении ребенка);
- копии водительских прав, допусков труда на спецтехнике;
- документ о несении материальной ответственности;
- дополнения к трудовому договору;
- результаты медобследований и заключений (например, о развитии профзаболевания, инвалидности);
- приказы о повышении, поощрениях, переводах;
- квалификационная документация;
- соглашение о неразглашении сведений;
- докладные, объяснительные.
Правила их хранения
Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации. Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках. После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.
Форма внутренней описи дел, рекомендованная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2023 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов. Поэтому при заведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструкцией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо составить внутреннюю опись дел по форме, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству.
Поэтому вы вполне можете оформить отдельные поля личной карточки в электронном виде (в частности, заполняемые при приеме на работу) и вывести личную карточку на печать, в дальнейшем все необходимые изменения вносите вручную.
Как сшить личные карточки уволенных сотрудников
— — Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работника составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.
Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, также требуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Пункт 5. Аттестация
- вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
- вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
- в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
- в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная» (если срочный трудовой договор).
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.
Что такое карточка Т-2
Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.
Хранение и ведение карточек Т-2
При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.
Она состоит из 4 страниц, на которой распределяются 11 тематических блоков: от приема сотрудника до прекращения трудовых отношений. Заполнением бланка занимает специалист кадровой службы или руководитель предприятия.
Заполнение раздела об увольнении: пример заполнения
- Первые две страницы необходимо заполнять на момент принятия человека на должность, а остальные — в период работы.
- Для удобства работы можно заполнять с помощью компьютерных программ. При этом на каждое внесение данных сотрудник должен ставить свою подпись. Поэтому наличие бумажной версии обязательно.
- Карточка оформляется на основании оригиналов документов, предоставленных самим сотрудником.
Хранение карточек Т-2
Согласно практике делопроизводства личная карточка сотрудника необходим для учета работы сотрудника, а также фиксации изменений на период сотрудничества (награды, отгулы и т. д.). В частности, производится и кадровый учет увольнения с использованием личной карточки формы Т-2, что предусматривает достоверность данных о сотруднике, а также его увольнении.