Акт сверки взаиморасчетов как понять кто кому должен: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Акт сверки взаиморасчетов как понять кто кому должен и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Содержание

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

К сожалению, законом не предусмотрены основания для того, чтобы принудить контрагента подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки и порядок проведения сверки, сроки для представления ответов и т. п.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. к тому же в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2023 № 43).

Когда составляется акт сверки взаиморасчетов

Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.

Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Как оформляется акт

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

Когда составляется акт сверки

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2023 по делу № А27-13820/2023). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Как правило, задолженности контрагентов на их счетах отражаются зеркально. Однако довольно часто имеют место расхождения, особенно когда осуществляются взаимозачеты. Кроме того, расхождения могут возникать по причине неправильного ведения аналитического учета. Не стоит забывать, что организации фиксируют в БУ суммы на основе первичной документации, поэтому они считаются верными. Регламентирующим документом является 73 пункт ПБУ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.

Читайте также

Сформирован документ может быть путем последовательного занесения операций в разрезе каждого контрагента. Однако более удобным способом является отражение хозяйственных операций по договорам. В этом случае, обнаружив несовпадения, организации сразу будут иметь информацию о том, по какому из договоров есть проблемы.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
реквизиты договора, заключенного между сторонами;
дату и место составления документа;
номер документа;
период, за который проводилась сверка;
сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
наличие расхождений в учетных данных сторон;
подписи и печати сторон.

Основную часть акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, лучше всего оформить в виде таблицы, которая состоит из двух частей.

Существует несколько типов сверочных актов, которые заполняются в зависимости от сложившейся ситуации. Традиционным считается документ о взаимных расчетах, который оформляется в краткой форме и применяется для того, чтобы проверить, погашены ли обязательства контрагентов друг перед другом. Также применяются акты:

При подписании нового акта сверки происходит обнуление срока исковой давности. Например, вы подписали первый акт 1.01.2023, задолженность была 250 000. Второй акт был подписан 01.05.2023, задолженность составила 75 000. Соответственно, срок исковой давности по задолженности считается с 1.05, а не с 1.01.
Если акт сверки подписывается после истечения срока исковой давности, то он обновляет его и отсчет начинается с даты подписания, при условии, что заемщик не подал в суд. Например, первый акт был составлен 01.01.2023 на задолженность в 250 000. 01.01.2023 срок вышел (3 года максимальный срок иска по финансовым вопросам). Второй акт был подписан 05.03.2023 года на задолженность в 300 000, то есть именно со второго срока начинается новый отсчет.

Исковая давность

В нем не указаны основания, по которым возникла задолженность. Например, если в документе не указан номер договора, по которому совершалась сделка, то должник якобы признает наличие задолженности, но непонятно, по какому делу.
Акт является единственным документом, который подтверждает наличие задолженности, то его не рассмотрят. В комплекте с ним должны идти другие первичные документы, например, счета на оплату, накладные и прочее.
В документе стороны не сошлись в суммах и имеется расхождение. Также если одна из сторон не подписала бумагу, то она считается недействительной.
Акт подписан лицами, которые не имели права этого делать. Например, если бумагу подписал бухгалтер, не имеющий право это делать.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

Кто составляет акт

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2023 ФАС Поволжского округа от 25.12.2023 и Постановление по делу № А29-2498/2023 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2023).
Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2023 ФАС Поволжского округа от 02.12.2023).

Роль документа в судебном процессе

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Подписывает и утверждает его составитель. Подписи так называемого контрагента не нужно. Как и сам акт, протокол формируется в двух экземплярах, один из которых отправляется партнеру, другой же остается у фирмы-составителя.

В первом случае причины может быть две: сбой в системе или невнимательность бухгалтера. И в первом, и во втором случае стоит внимательно сверить все данные и пересчитать финансы снова. Скорее всего, ошибка будет найдена и исправлена.

Заполнение акта по нескольким договорам

Установленной формы, которую должна иметь бумага законодательством не предусмотрено, поэтому каждая организация может сформировать свой образец акта. Главное, должны присутствовать такие элементы, как наименование документа, названия организаций, между которыми он заключается, а также имена должностных лиц, в чьи полномочия входит подписание подобных договоров.

Для начала в программе 1С Бухгалтерия 8.3 нужно установить флажок Выводить счета-фактуры на закладке Дополнительно в документе Акт сверки Пошаговая инструкция как можно оформить акт сверки расчетов с контрагентом в 1С 8.3:

Оформление акта сверки

«Разбить по договорам» номер документа в таблице с разбивкой, если он не указан в шапке;
«Выводить полные названия документов» (например, вместо «Оплата» будет указано «Поступление на расчетный счет» и тому подобное);
«Выводить счета-фактуры», чтобы в акте присутствовали соответствующие счета-фактуры.

Заполнение документа

Заполненные данные можно поправить. Следует проверить, попали ли важные документы в конечную сверку. Если это произошло, то необходимо перепроверить указанные данные в шапке и во вкладке счета. Также можно проверить настройки фильтрации, по которым выполнялся отбор.

Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи.

Для чего нужен акт сверки

После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).

Для взыскания долга

Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.

Данный документ хоть и не имеет строгой формы и не обязателен к составлению (многие предприниматели его откровенно игнорируют), но при этом он считается одним из ключевых доказательств в суде о том, что обязательства были не выполнены. К тому же он создает привязку по времени к событию, что позволяет точно рассчитать срок исковой давности. Судебная практика показывает, что судьи активно используют акты сверки как доказательство признания задолженности одним из контрагентов перед другим.

Итак, акт сверки — это документ, который подтверждает задолженность одной стороны перед другой. С его помощью можно проконтролировать правильность расчетов по сделкам качества взаимоотношения двух контрагентов за определенный период. Соответственно, используя акты за разные периоды, можно изучить динамику взаимоотношений, определить надежность партнера и его добропорядочность. Российское законодательство не предусматривает строгих форм оформления акта, поэтому в принципе его можно оформлять так, как вам удобно, но есть общие правила, которые следует соблюдать, чтобы документ имел законную силу и мог при необходимости использоваться как доказательство в суде или при разбирательствах. В нем должно быть:

Введение

При регистрации акта необходимо придать ему внутренний номер, который должен проходить через сквозную нумерацию имеющихся бухгалтерских документов. То есть он должен быть оформлен точно так же, как и остальная первичная или бухгалтерская документация.
Если руководителей или главбухов нет на рабочем месте, то подписывать акт можно либо лицам, которые имеют доверенность, либо подписание откладывается на срок до 10 дней (если подписание не состоялось, то через 10 дней нужно проводить новую сверку).

В свою очередь, вторая сторона проводит проверку полученных данных и если найдены расхождения – фиксирует их. После чего сверка так же закрепляется главбухом и руководителем компании-партнера, пишется второй экземпляр и передается инициатору проверки.

Кто занимается разработкой документа в 2023

Как отмечалось ранее, подобные акты пишутся в произвольной форме. Обычно, имеют форму таблицы, где отмечается такая информация как дата операции, дебит, кредит и дополнительная информация. Если необходимо заполнить бумаги по нескольким договорам одновременно, они обычно, указываются в столбик, в хронологическом порядке. Если компания в части случаев выступает дебитором, а в других кредитором, то по каждому типу операций создаются отдельные формы.

контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Определения

Генеральный директор имеет право подписывать все типы категорий, бухгалтер – только 2 и 3. Любое другое лицо (в том числе и бухгалтер) вправе подписывать различную документацию только на основании доверенности от гендиректора.

Возникновение требования

Бывает, что должник не подписывает акт сверки? Как быть в таком случае? Если он отказывается принимать документ и подписывать его, то он просто не хочет признавать свою задолженность перед организацией (второй стороной соглашения).