Допускается ли выписка из штатного без окладов: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Допускается ли выписка из штатного без окладов и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Содержание

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Нормативная база

Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников. Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Сколько она действует

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

для сотрудника:
- с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
Для руководства:
- с целью принятия участия в торгах;
- для получения членства в саморегулируемой организации.

Законы, регулирующие предоставление этого документа

быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
Если выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2023 при заверении копии документа проставляется:

Кто делает выписку из штатного расписания

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2023, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2023 с 01.01.2023.

Как сделать выписку из штатного расписания

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2023 г.

Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Чем отличается выписка от копии

Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации — ОКУД и ОКПО;
Его название, дата составления и регистрационный номер;
Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку — указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.

В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.

Что такое выписка из штатного расписания?

Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников, например, по запросу для проверки в налоговую. Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.
На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:

полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
название документа и дату его составления;
номер и дату штатного расписания;
реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
подпись составителя.

Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства. Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании. В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Кто утверждает?

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2023

А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2023 руб.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Что собой представляет штатное расписание

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Основные понятия и законодательная база

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
номер справки и дата ее составления;
период, по который действует оригинал штатного расписания;
основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Как сделать и ее образец заполнения

Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2023 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В каких случаях требуется?

Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

Нужен ли закрепляющий приказ?

период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
правильность названий отделов и должностей сотрудников;
количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
оклады, тарифные ставки, надбавки.

Отметим, что выписка из «штатки» или ее копия не должны содержать информацию о других сотрудниках организации: сведения о должности и производимых выплатах. Игнорирование этого правила приведет к нарушению действующего законодательства о защите персональных данных (ст. 88 ТК РФ).

В законодательстве нет прямого требования составлять штатное расписание. Нет и указаний, как часто его пересматривать и утверждать новое. Тем не менее, штатное расписание должно быть у каждого работодателя.

Форма штатного расписания

В первую очередь штатное расписание нужно, чтобы не нарушить требования законодательства и пройти проверку. Выше мы уже сказали, что штатка – это первый документ, которые запрашивают контроллеры. Из этого документа они получают немало информации об организации:

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Кто выдает и срок действия выписки?

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Как сделать выписку из штатного расписания — образец

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2023 году.

Что это такое и как она выглядит

Для чего нужна

в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
в ПФР при оформлении пенсии;
в ФСС для расчета пособий;
при вступлении в саморегулируемую организацию;
для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.