Как написать служебку о внесении дополнений: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Как написать служебку о внесении дополнений и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

На основании изложенного прошу внести изменения в служебную записку о премировании сотрудников от 16 апреля 2023 г. в части исключения из числа лиц, которым целесообразно начислить премию, инженера отдела снабжения Михайлова Аркадия Валентиновича. По итогам работы за первое полугодие в связи с наличием задолженности премия не начисляется.

Ответ на этот вопрос напрямую зависит от тематики документа. Если это служебная записка о премировании сотрудников, на приобретение и даже на сотрудника допустимо оформить отдельно документ о внесении изменений в служебную записку. Особенно если в организации есть журнал регистрации служебных записок. И сам документ уже принят к исполнению ответственным отделом (должностным лицом).

Содержание

Когда оформить изменение служебной записки

16 апреля 2023 г. в Ваш адрес поступила служебная записка о премировании сотрудников по итогам работы за первое полугодие 2023 года. По причине временной нетрудоспособности начальника отдела кадров указанная служебная записка не согласована с отделом кадров. В настоящее время по результатам проведенного анализа установлено, что инженер Михайлов Аркадий Валентинович, представленный к премированию в размере 100 % от величины должностного оклада, имеет задолженность перед АО “МашСтрой” в размере 8 000 руб. за причиненный ущерб. Согласно “Положению о премировании”, утвержденном 11.03.2023 года, имеющий задолженность сотрудник не вправе получать премию до погашения задолженности.

Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Для чего нужна служебная записка

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Докладная о самоизоляции

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается. Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.

Требования

Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.

Почему нужен такой документ?

Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).

о запросе информации;
о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
о направлении в служебную поездку или командировку;
о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Правила составления

бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
далее указывается наименование документа;
вносится дата его составления и номер;
описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Пример служебной записки

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Зачем писать, если можно сказать?

В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.

Оформление служебной записки по ГОСТу

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2023 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

В каких случаях составляется и кем

Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

После прочтения документа работодатель ставит свою резолюцию с отметкой об удовлетворении или отклонении просьбы об увеличении вознаграждения. Если директор согласился повысить жалование работнику, последующий алгоритм действий таков:

Трудовое законодательство напрямую практически не регулирует вопрос, когда оформляется служебная записка о повышении зарплаты. Чаще всего трудящиеся обращаются к нанимателю с такой бумагой в следующих случаях:

В каких случаях необходима

посередине листа пишем название документа, в нашем случае это «Служебная записка»;
чуть ниже — заголовок: «О повышении заработной платы»;
текст заявления содержит информацию только по делу. Желательно обозначить размер желаемого оклада.

На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2023 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания. В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ. Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.

Общее определение

анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
наличие нецензурной лексики, оскорблений;
неподдающиеся прочтению;
если ранее ответ по запросу давался многократно;
при необходимости сохранить тайну.

Основное содержание

Служебная записка считается наиболее распространенным внутренним документом в организациях, который позволяет запросить информацию у параллельных подразделений для решения ряда производственных задач. Представленная документация требует правильного оформления относительно структуры и внешней подачи. Рассмотрим основные особенности в представленной статье.

точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.

В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.

Что такое служебная записка?

Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?

И это — лишь список наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике же необходимость увеличить штат или его численность может диктоваться самыми разнообразными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квоты по трудоустройству инвалидов — для них могут быть внедрены отдельные специальные должности.

Образец служебной записки на расширение штата — Юр-решение

Подпись заявителя проставляется от руки и в обязательном порядке. Составить служебную записку может непосредственный руководитель специалиста, например, начальник отдела. В таком случае начальник сотрудника указывает свое личное мнение по поводу увеличения оплаты труда, перечисляет конкретные заслуги и достижения.

Служебная записка об увеличении штата сотрудников образец

Служебная записка об увеличении штата сотрудников — образец, пример составления Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться Ситуаций, в которых может потребоваться расширение штата сотрудников, очень много. Так, к причинам возникновения необходимости увеличения штата сотрудников можно отнести:

В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
Ниже пишется номер записки и название.
Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Как правильно написать служебную записку

Создать служебку.
Согласовать ее цели и содержание с руководителем и остальными работниками, которые могут быть в этом заинтересованы.
Отправить записку на рассмотрение.
Дождаться ознакомления адресата записки с ее содержанием и вынесения решения по обозначенному в тексте документа вопросу.
Дождаться уведомления о результате.

Алгоритм составления служебной записки

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

Служебная записка с приложением образец

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Виды служебных записок и правила их оформления

Под служебной запиской (СЗ) следует понимать вид докладной записки, позволяющая запрашивать информацию должностными лицами, которые находятся на одном уровне управления. Напомним, что докладная используется по вертикали, то есть направляется вышестоящим управленцам, тогда как в случае с СЗ бумага − по горизонтали. Единого образца, который установлен государственными органами отсутствует. Но в ряде документов содержатся упоминания относительно пояснительных и объяснительных записок, а также докладных.

Общее определение

Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий. Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ. Отказ по заявлениям обычно дается:

Основное содержание

Здесь могут использоваться как текст, так и аналитические материалы, в том числе анкеты, таблицы. Обычно написание основного содержания выполняется в официально-деловом стиле, при этом должно содержать 2 части: мотивировочная (суть проблемы и цели докладной) и запрос (заключительная часть в виде просьбы). Если имеются приложения, необходимо делать указание, отсылку на дополнение.