Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Обязателен ли приказ на отпуск если есть график отпусков и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
С учетом того, что данное мнение не является официальной позицией, требовать от сотрудника этот документ вы не вправе. Он может уведомить вас и в устной форме. Но в этом случае согласие нужно зафиксировать документально, например, попросить сотрудника расписаться на приказе о предоставлении отпуска.
Когда закон обязывает сотрудника написать заявление на отпуск
Необходимость подготовки заявления на отпуск зависит от того, как он указан в графике: в виде точной даты или месяца. Если отпуск прописан в графике точной датой, то писать заявление не нужно. Если в графике указан только месяц, то с сотрудника желательно взять заявление с указанием точной даты.
Нужно ли заявление, если отпуск запланирован по графику
Закон не запрещает уход в отпуск вне графика, но период отдыха в этом случае нужно согласовать с работодателем. Делается это путем составления заявления на имя руководителя о переносе отпуска по личным причинам:
Работодатель может настаивать. Более того, во многих компаниях даже закреплено в документах, что работник ОБЯЗАН подавать заявления на отпуск (даже если он предоставляется по графику). Но тут важный момент – даже если работник не подаст заявление, но работодатель будет обязан предоставить ему отпуск. И более того – уведомить работника в письменном виде.
Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работодатель ОБЯЗАН уведомить о нем работника под роспись (ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2023 N 1693-6-1), не позднее чем за 3 дня – выплатить работнику отпускные (ст. 136 ТК РФ). То есть, правила ТК РФ обязывают работодателя уведомить об отпуске по графику отпусков. Проще говоря – напомнить.
Нормы ТК РФ в 2023 году
Работнику может понадобиться отпуск не по графику отпусков на 2023 год. ТК РФ не содержит запрета на предоставление незапланированных отпусков. Однако период отпуска нужно согласовать в работодателем. Следовательно, в отпуск не по графику работник может пойти ТОЛЬКО подав заявление. Оно и будет являться основанием для оформления приказа на отпуск. Если заявления нет, то и непонятно почему работник находится в ежегодном отпуске.
Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2023 № 12-23/2023).
Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2023 № 14-2/В-321, от 09.04.2023 № 14-2/В-395).
7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют
В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.
Согласно положениям трудового кодекса, каждый официально трудящийся гражданин, проработавший на одном только предприятии минимум 180 дней, имеет право на отдых, который будет оплачиваться работодателем, исходя из среднего заработка за предыдущие годы. Если речь идет о бизнесе, коммерческих предприятиях и фирмах, заточенных на предоставлении услуг, то такие сотрудники могут уйти в отпуск на 28 дней. Законодательство предусматривает введение отдельных дополнительных сроков для сотрудников силовых ведомств, гражданских служащих, бюджетных учреждений, которые работают не круглогодично. В любом случае отпуск гражданина, даже если тот работает неполный день или неделю, должен насчитывать не менее 28 дней.
Зачем нужен график
Во избежание путаницы с уходом на отдых на каждом предприятии должен вестись график. Его составлением и размещением традиционно занимаются кадровики. Расписание на отдых – не прихоть начальника, а требование трудового кодекса РФ. Составление графика – это не только его написание, но и подтверждение начальников отдела кадровиков и руководителя организации. Это расписание является серьезным документом, который регламентирует отношения между не только коллегами, но и начальством с подчиненным.
Писать ли заявление в течение года
На вопрос, нужно ли писать заявление на оплачиваемый отпуск, если на работе есть график отпусков, трудовой кодекс отвечает отрицательно. Но письменное прошение работника может потребоваться в ряде других случаев.
Согласно ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса, ежегодные оплачиваемые отпуска в компаниях предоставляются, согласно графику. Он утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзной организации не позднее чем, за 2 недели до наступления календарного года. Если же представительный орган в компании отсутствует, то работодатель в лице руководства утверждает график единолично.
Необходимость написания заявления на отпуск
- Сотрудник отработал в компании менее полугода (согласно ч. 2, 3 ст. 122 Трудового кодекса). В этом случае отпуск еще не положен сотруднику по закону, но может быть предоставлен ему авансом по согласованию с работодателем.
- Сотрудник отработал положенные полгода для выхода в отпуск, но был принят в штат в текущем году, поэтому его отпуск не нашел отражения в графике отпусков на календарный год.
- Сотрудник хотел бы уйти в отпуск в период, который отличается от того, который указан в графике, либо он планирует изменить его продолжительность (например, сотрудник хотел бы взять несколько дней в счет отпуска). Это могут быть как случаи, когда необходимость переноса отпуска подлежит согласованию с работодателем, так и те случаи, когда по ч. 4 ст. 123 ТК отпуск предоставляется по желанию работника в любое удобное для него время.
- Сотрудник уходит в административный отпуск, отпуск за свой счет, в декретный отпуск (все эти отпуска не могут быть предусмотрены в графике отпусков).
- Сотрудник является совместителем и уходит в отпуск в период, совпадающий с отпуском по основному месту работы.
- Сотрудник хотел бы перенести отпуск (перечень обстоятельств, которые обязывают работодателя перенести период отпуска, перечислены в ст. 124 ТК РФ). Типовая ситуация, когда это требуется: если сотрудник заболел во время отпуска. В данном случае он подлежит переносу на время нахождения сотрудника на больничном по листу нетрудоспособности.
Правила оформления
График отпусков после утверждения обязателен для исполнения обеими сторонами трудового договора: как сотрудниками, так и работодателем (согласно ч. 2 ст. 123 ТК). Это значит, что в указанные в графике временные рамки работодатели обязаны предоставлять сотрудникам оплачиваемые отпуска.
Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
То есть приказа на утверждение отдыха может не быть, и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение — когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.
График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.
Как составить
Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков.
Вариант 2. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее чем за две недели до начала отпуска. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2023 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2023 года.
Как уведомить о начале отпуска
Важно помнить, что за задержку выплаты отпускных и (или) уведомление сотрудника о начале отпуска с опозданием (позднее чем за две недели до его начала) работодатель может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ)[4]. Если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее чем за две недели либо ему вовремя не выплатят отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой (согласованный с ним) срок.
Дополняем график отпусков
При предоставлении отпуска сотруднику, не отработавшему в компании одного года, возникает вопрос: как определить ему период для расчета отпускных. Ведь по закону (ст. 114 ТК РФ) отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка. А расчет среднего заработка, согласно статье 139 Трудового кодекса, производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработной платы. Обращаем ваше внимание, что согласно пункту 10 Положения об особенностях порядка исчисления среднего заработка[7] расчетным в таком случае будет являться период работы этого сотрудника в организации.
Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2023 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.
Составляем график отпусков на 2023 год
В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.
Мужчина требует предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск (28 дней) в связи с рождением у него ребенка. Стаж работы у данного работодателя у него менее 6 месяцев. Не инвалид, не чернобылец, льгот на отпуск в удобное время не имеет. Вправе ли работодатель ему отказать?
По графику работник должен идти в ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 августа. Причем отпуск это «объединенный»: остаток отпуска за прошлый рабочий год и отпуск за текущий рабочий год. Работник сказал, что использует только остаток отпуска за прошлый рабочий год и 7 дней за текущий (в сумме 28 дней), а больше ему не надо. Вообще не надо, не хочет отдыхать, ему дома делать нечего, скучно. Приказ издан на все дни отпуска, но работник его пока не подписывает, предлагает переделать. Как можно поступить в этой ситуации?
Материалы по теме:
Праздник ассоциируется у нас с радостью, весельем, отдыхом. И это, конечно, так, но не всегда и не для всех. Для кого-то праздник по календарю становится обычным рабочим днем. Не каждый оказывается этому рад. И даже своим неудовольствием может поделиться с контролирующими органами. Поэтому работодателю важно не допустить ошибок при привлечении к работе в каникулы своих сотрудников.
