⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Всем привет, если еще не знакомы с нашими материалами, то они отличаются сжатостью и только необходимой информацией, поэтому всегда можно быстро разобраться в любом вопросе. Сегодня раскроем такую тему как — Возможность Направления Таких Работников В Поездки И Оплата Соответствующих Расходов Должна Быть Предусмотрена Договором. Скорее всего Вы думаете, что это сложно и непонятно, но мы расскажем это простым языком, так чтобы у Вас не осталось дополнительных вопросов. Но если у Вас все же есть недопонимание изложенного материала, то наш дежурный юрист проконсультирует Вас любым, удобным способом.
Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ .
Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.
Дополнительно о налогообложении НДФЛ компенсации за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по НДФЛ. Правоприменительную практику по вопросу обложения НДФЛ компенсации расходов, выплачиваемой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором ( ст. 168.1 Трудового кодекса РФ ).
При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ ).
Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ ).
В рассматриваемой ситуации в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на банковский счет работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер . Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления работником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.
Отметим, что денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ .
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на банковский счет работника. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на банковский счет работника. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения — 10 620 руб. (в том числе НДС 1 620 руб.), суточные — 5 000 руб. Перерасход возмещен работнику после утверждения авансового отчета путем перечисления денежных средств на его счет в банке.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Законодательно утвержденной формы маршрутного листа в настоящий момент нет, поэтому учреждение вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, подтверждающих расходы на поездки сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Об этом сообщает Минфин России в Письме от 4 июня 2023 г. N 03-03-06/1/344: самостоятельно утвержденные организацией формы первичных учетных документов, типовые формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержащие обязательные реквизиты, могут служить документальным подтверждением расходов, связанных с разъездным характером.
Кроме того, в Письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2023 г. N 03-12/40805 в ответ на частный запрос определено, что поездки сотрудников, оформленные соответствующим приказом руководителя, возможно признать командировками в случае, если они носят временный характер (с определенной периодичностью), а также при условии, что в служебные обязанности таких сотрудников входят не только дальние поездки по территории России, а также стран СНГ и дальнего зарубежья, но и работа непосредственно в месте нахождения организации.
Примерная форма журнала по учету (регистрации) служебных разъездов (законодательно не утверждена)
В части обложения сумм компенсации за использование служебного автотранспорта Минздравсоцразвития России выпустило Письмо от 12 марта 2023 г. N 550-19, согласно которому сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование его автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование автомобиля связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, например разъездной характер работы, служебные цели. Указанная компенсация не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определенных соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса.
В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.
Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.
Плюсы и минусы для работника и работодателя
Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.
Есть и другие решения, в которых арбитры не считают нужным удерживать НДФЛ с компенсационных выплат по гражданско-правовому договору. Так, в Постановлении от 26.03.2023 № А40-37553/12-20-186 ФАС МО установил, что организация оплачивала расходы на проезд, проживание и оформление виз физическим лицам, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. При этом арбитры указали: поскольку инспекция не установила тот факт, что физическое лицо пользовалось оплаченными обществом услугами в личных нуждах, основания для удержания и перечисления НДФЛ не возникают.
Однако следует помнить, что в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы по вопросам применения налогового законодательства обязаны руководствоваться письменными разъяснениями Минфина. Кроме того, и арбитры не всегда принимают сторону организации (см., например, Постановление АС ПО от 15.12.2023 № Ф06-17918/2023 по делу № А12-1984/2023).
Предоставление профессионального вычета.
Если с физическим лицом, приглашенным на мероприятие, организаторы заключают гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно положениям пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ объектом налогообложения является соответствующее вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги). При этом суммы компенсации издержек физическому лицу по упомянутому договору не признаются объектом обложения НДФЛ.
Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:
При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.
Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).
Так, абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией отдельных расходов работников, находящихся в командировке. При этом установлено, что аналогичный порядок налогообложения сумм возмещения указанных расходов применяется также к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации.
Причем нормы суточных касаются не только работников коммерческих фирм, но и в полной мере распространяются на работников бюджетных организаций. На это еще в 2023 г. указали арбитры в Решении ВАС РФ от 26 января 2023 г.
Понесенные расходы нужно возместить
На наш взгляд, расходы на оплату поездок привлеченных специалистов все же можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное выполнить одно условие: возможность направления таких работников в поездки и оплата соответствующих расходов должна быть предусмотрена договором. Рассмотрим три возможных варианта оформления договорных отношений.
Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2023 № 03-03-06/1/720).
Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2023 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.
Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2023 № 03-04-06/3-42).
В отличие от казенных финансовое обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания бюджетным и автономным учреждением осуществляется в виде субсидий из соответствующего бюджета (Закон N 83-ФЗ, п. 6 ст. 9.2 Закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (далее — Закон N 7-ФЗ), п. 4 ст. 4 Закона от 3 ноября 2023 г. N 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» (далее — Закон N 174-ФЗ)).
По мнению МНС России, если служебные разъезды, даже предусмотренные должностными инструкциями, не являются регулярными и осуществляются не ежедневно, то проездной билет в этом случае выдается работнику не на весь срок действия документа, а после каждой поездки такой билет сдается в организацию. Для учета выдачи и возврата проездных билетов ведется соответствующий журнал (разъездная ведомость, маршрутный лист).
Еще раз о правовом статусе
При этом согласно еще одним разъяснениям (Письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2023 г. N 2538-19) размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при его использовании в рабочих целях.
2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников.
Суточные, доплата, надбавка за разъездую работу, положение, приказ, как оформить
Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально.
Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.
Статья 166. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
