Если в трудовой книжке после записи стоит вместо подписи факсимиле: обновленная информация, быстрый ответ

Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Если в трудовой книжке после записи стоит вместо подписи факсимиле и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.

Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.

Использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Автор полагает, что данный вывод в силу изложенных выше причин должен распространяться и на соглашения о совмещении. Вместе с тем, по мнению автора, использовать факсимиле при подписании трудового договора, а также соглашений о выполнении дополнительной работы на условиях совмещения с работником все же не следует, так как в случае использования факсимиле руководителя достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора или соглашения о совмещении с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Ведь, в частности, соглашение о совмещении должно устанавливать доплату, размер которой зависит исключительно от соглашения сторон.

Как следует из буквального толкования статьи 60.2 Кодекса, для самого оформления работы на условиях совмещения заключение соглашения между работником и работодателем не обязательно. Согласно части первой указанной статьи работодатель поручает выполнение дополнительной работы сотруднику, а последний в письменной форме выражает свое согласие на ее выполнение. Иными словами, вместо подписания соглашения о совмещении работодатель может издать приказ о возложении на работника обязанности по выполнению дополнительной работы в его основное рабочее время, а работник — подписать соответствующее согласие.

Содержание

Факсимиле на трудовом договоре

Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя — юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Факсимиле: что это такое, и чем регламентировано его использование?

Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.

Допускается ли вместо подписи в трудовой книжке ставить факсимиле?

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Представительство в арбитражном суде

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2023 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2023 N Ф04-8449/2023(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Требования к подписи ответственного лица

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2023 по делу N А42-4217/2023)

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2023 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

Факсимильная подпись — это клише-печать , воспроизводящая собственноручную подпись человека. Такая печать позволяет визировать документы от имени гендиректора, главбуха или других руководителей, но без их участия — это удобно.

Что нельзя подписывать факсимиле

На доверенностях вообще и в частности на доверенностях, выданных от имени юридического лиц.
Кадровых документах: трудовых договорах, трудовых книжках, приказах и пр.
Налоговых декларациях и счетах-фактурах .
Платежных документах и любых других документах, имеющих финансовые последствия.
В кассовой книге и на расходных ордерах.

Практика показывает, что наиболее частые претензии налоговики предъявляют к подписи лица, проставленной на документе. При этом в законодательстве не содержится требований к личной подписи, например, о количестве символов, наличия инициалов и пр. На что обращают внимание налоговые инспекторы, проверяя документы? На нажим росчерка, а также насколько «уверенно» он проставлен.

Из практики

По правилам пункта 2 статьи 160 ГК РФ стороны вправе при совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Вместе с тем законодательство о бухгалтерском и налоговом учете не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, однако и не содержит прямого запрета на такое использование.

Как безопаснее оформить копию первичного документа?

Поставил точку в этом вопросе Президиум ВАС РФ, указав, что подписание счета-фактуры факсимильной подписью не предусмотрено НК РФ. Следовательно, ее наличие в счете-фактуре влечет отказ в вычете НДС (постановление от 27.09.11 № 4134/11). Принимая во внимание позицию ВАС РФ, нижестоящие суды в более поздних решениях поддерживают налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 20.08.12 № А12-15297/2023, от 20.06.12 № А12-13422/2023, Западно-Сибирского от 19.07.12 № А27-5495/2023 округов).

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Что нельзя подписывать факсимиле

Поскольку ни одного закона, который допускает возможность применения факсимиле не принято, единственный способ заверки гражданско-правовых договоров с помощью факсимиле – подписание сторонами соглашения, в котором оговаривается такая возможность.
Использование собственноручной подписи при оформлении документов сопряжено с известными трудностями. Например, уполномоченное на подпись лицо может отсутствовать на рабочем месте, находиться в длительном отъезде, отпуске и т.п. Электронной цифровой подписью тоже пользуются далеко не все. Все эти причины приводят к тому, что в хозяйственном обороте довольно широко используются документы с факсимильными подписями. Факсимиле (в переводе с латинского – «сделай подобное») — точное, фотографическое изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. А проще говоря, это документ с фотографией подписи уполномоченного лица. Кстати, подделать такой документ обычно не составляет никакого труда.