Бухгалтерский Учет Маркированных Конвертов В Бюджетном Учреждении Рб: обновленная информация, быстрый ответ

Содержание

Учет почтовых расходов

После подписания договора учреждение вносит плату за пользование абонентским ящиком, которая обычно берется сразу за длительный промежуток времени. Этот срок определяется сторонами договора, но, как правило, составляет не менее года. Сумма абонентской платы за аренду ящика может меняться.

Этим же порядком установлены требования к самой франкировальной машине. В случае несоответствий, допущенных пользователем при ее применении, указанным требованиям организация федеральной почтовой связи не осуществляет прием и пересылку отфранкированных почтовых отправлений до устранения несоответствий.

На какие подстатьи КОСГУ следует относить расходы по пересылке почтовой корреспонденции? Как отразить в учете поступление маркированных и немаркированных конвертов? Какой код контрагента применяется для отражения расчетов с «Почтой России»? На эти и другие вопросы ответим в консультации.

Расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции с использованием франкировальной машины, в том числе услуг по проставлению оттиска клише франкировальной машины на отправляемой корреспонденции, относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Поскольку абонентская плата за пользование почтовым ящиком берется сразу за большой промежуток времени, в бухгалтерском учете она будет отражена как предоплата. Расходы на абонирование почтового ящика принимаются к учету ежемесячно на основании акта оказанных услуг по предоставлению почтовым отделением абонентского почтового ящика.

ОТВЕТ: Для отражения поступления маркированных конвертов в кассу учреждения используется документ «Приходный кассовый ордер (фондовый)»,
в программе формируются следующие бухгалтерские записи:
Дт 201.35 Кт 302.21.
Для отражения выдачи маркированных конвертов из кассы подотчетному лицу используется документ «Расходный кассовый ордер (фондовый)»,
в программе формируются следующие бухгалтерские записи:
Дт 208.21 Кт 201.35
Дт 401.20 Кт 208.21 приняты к учету расходы подотчетного лица, используем документ «Операция (бухгалтерская)». Вопрос от казенного учреждения.

Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов

В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

В связи с этим полагаем нецелесообразным относить немаркированные конверты к денежным документам и хранить их в кассе. Рекомендуем учитывать такие конверты в качестве канцелярских принадлежностей на субсчете 063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности» .

На стоимость израсходованных подотчетными лицами почтовых конвертов субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств. При этом производятся следующие записи:

В связи с тем, что в этом случае почтовая марка от конверта неотделима, можно предположить, что бухучет маркированных конвертов следует вести на том же субсчете, на котором учитываются почтовые марки, т.е. на субсчете 132 «Денежные документы». Причем хранить их следует в кассе организации .

В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.

Как учитывать почтовые расходы

Сразу подчеркнем основное еще раз: по правилам ФСБУ 5/2023 управленческие расходы, а значит, в большинстве случаев и почтовые расходы, на себестоимость продукции относить нельзя. Данные суммы учитываются по принципу «директ-костинг». На счет 20, как было раньше, со счета 26 они не списываются — это грубая ошибка. Списание идет сразу на счет 90.

Расходы фирма несет непосредственно на почте, при отправке корреспонденции, а также при покупке предварительно марок, конвертов. Очевидно, что почтовые расходы относятся к хозяйственной, производственной деятельности фирмы, но прямой связи с производственным процессом не имеют.

Когда сотрудник, ответственный за отправку писем (секретарь, курьер), берет конверты и отправляет почту, а затем отчитывается, в АО вместо «выдача наличных (списание с р/счета)» делается пометка «выдача денежных документов». Оправдательным документом служит чек почты. Как правило, к отчету прилагается опись адресатов отправки, показывающая, сколько конвертов фактически израсходовано.

Пример отражения в учете маркированных конвертов. Нередко при покупке марок, конвертов в отделении почты все действия с письмами выполняют ее работники, в том числе и наклеивание марок, заклейку конвертов, отправку. Здесь имеет место оказание услуг, затраты можно сразу зафиксировать на счете 26 (44).

Почтовые расходы могут быть связаны непосредственно с оказанием услуг почтой. Тогда они прямо списываются: Дт 26 (или 44) Кт 71 — через подотчетное лицо, например, секретарь отправляла письма. Возможен вариант и Дт 26 (44) Кт 60, если есть соответствующий договор с почтой.

Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.
Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Учет денежных документов

Денежными документами являются оплаченные:

талоны на нефтепродукты;
талоны на питание;
санаторно-курортные путевки;
авиационные, железнодорожные, проездные билеты;
карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета;
полученные извещения на почтовые переводы;
марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
маркированные конверты.

Такой вид платежей за корпоративную мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением, должны быть учтены как денежные документы.

Получены карты оплаты в кассу учреждения через подотчетное лицо
Дт 0 201 35 000 Кт 0 208 21 000
Выданы карты оплаты подотчетному лицу
Дт 0 208 21 000 Кт 0 201 35 000
Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным картам оплаты
Дт 0 109 80 221 Кт 0 208 21 000

Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.

Получены талоны на ГСМ в кассу учреждения
Дт 0 201 35 510 Кт 0 302 34 730
Выданы из кассы талоны подотчетному лицу
Дт 0 208 34 560 Кт 0 201 35 610
Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным талонам
Дт 0 105 33 340 Кт 0 208 34 660

По договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС. Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере нужно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).

Денежные документы, учитываемые на счете 0 201 35 000 «Денежные документы», учреждение обязано хранить в кассе. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) с проставлением на них записи «Фондовый», а также в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (абз. 3 п. 170, п. 172 Инструкции № 157н, Приложение № 5 к Приказу Минфина РФ № 52н).

ВажноЗапрещается копирование, хранение, архивирование, воспроизведение материалов сайта quickdoc.ru без письменного разрешения администрации сайта. Анонсы 4. Дебет 0 109 80 221 Кредит 0 208 21 660 — стоимость почтовых марок учтена в общехозяйственных расходах учреждения на основании авансового отчета сотрудника с приложенным реестром почтовых отправлений корреспонденции. © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2023. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования материалов портала.

Первый экземпляр акта отправляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственного лица потерь товарно — материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, которое производило списание, третий экземпляр остается у материально-ответственного лица. Образец акта списания товара подписывается членами комиссии, полномочия которой подтверждаются руководителем организации. При необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или прочего надзора.

Цитата:Каким должен быть отчет за почтовые марки, выдаваемые в кассе предприятия (канцелярии) для отправки корреспонденции? Нужно ли составлять авансовый отчет за марки, приобретаемые предприятием по безналичному расчету?
На вопрос отвечает Бикбаева В.А., эксперт журнала
Прежде всего напомним, что согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Почтовые марки относятся к категории денежных документов. Бухгалтер должен списать стоимость таких документов только после подтверждения факта их использования.
Денежные документы хранятся в кассе организации, следовательно, их поступление и выбытие оформляются выпиской приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров. Отвечает за движение и сохранность документов кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
Вследствие удовлетворения письменного заявления сотрудника с визой руководителя о предоставлении ему почтовых марок для осуществления отправки корреспонденции ответственность за данные материальные ценности несет уже этот сотрудник – подотчетное лицо. Для подтверждения использования почтовых марок оно должно подготовить авансовый отчет по форме № АО-1, которая содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.
Если почтовые марки используются при отправке корреспонденции заказным письмом, к авансовому отчету работники прилагают соответствующие квитанции, полученные в почтовом отделении, принявшем данные письма по почтовому списку. При этом обратите внимание, что в авансовом отчете указывается номер квитанции, который располагается рядом с датой выдачи этого документа.Почтовый список остается у подотчетного лица (в службе ДОУ) и в бухгалтерию может не сдаваться, номера почтовых отправлений отражаются в квитанции (в случае большого числа отправлений фиксируются номер первого и последнего из них по списку).
В том случае, когда корреспонденция отправляется простым письмом, в качестве документа, подтверждающего расходование почтовых марок, может выступить отчет о расходе знаков почтовой оплаты.
Установленной формы такого отчета не существует. Его составляет и подписывает сначала лицо, ответственное за марки, потом его непосредственный руководитель, а утверждает руководитель организации. Обратите внимание: в этом документе фигурируют все марки, полученные, израсходованные и оставшиеся на конец месяца (и те, что были наклеены на заказные отправления, на которые у вас есть почтовые квитанции, и те, что были отправлены как простые письма).
То, что мы в просторечье называем «почтовые марки», имеет официальное название – «знаки почтовой оплаты». Именно под таким, более длинным названием они и должны проходить во всех оформляемых документах.
Далее проверенный бухгалтерией авансовый отчет с прикрепленными подтверждающими документами (квитанциями и / или отчетом о расходе почтовых марок и конвертов) должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрен соответствующий реквизит. После утверждения документ принимается к учету для списания использованных марок с подотчетного лица. Остаток неизрасходованных марок приходуется в кассу.
Отталкиваясь от вышесказанного, сформулируем четкий ответ на заданный вопрос. Авансовый отчет о расходе полученных в своей бухгалтерии марок составлять в любом случае придется. Разница заключается лишь в том, какие подтверждающие документы вы к нему приложите (квитанции, полученные на почте, или собственноручно составленный отчет о расходовании марок).
Кроме того, распространена и иная ситуация, когда сотруднику службы ДОУ выдаются не марки (ранее купленные оптом), а наличные для оплаты услуг почты. В этом случае подотчетное лицо также должно будет составить авансовый отчет и отчитаться за расход полученных денег, чтобы эти «висящие на нем» подотчетные суммы были с него «сняты».
Следует обратить внимание, что периодичность составления авансового отчета утверждается учетной политикой организации. В рассматриваемом примере мы исходили из того, что согласно учетной политике авансовый отчет подотчетное лицо обязано готовить один раз в месяц.

Учет маркированных конвертов

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).

Например, реестр может выглядеть так:

Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма, КФО, КПС.
Денежный документ — элемент справочника Денежные документы, где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
Количество — количество поступивших денежных документов.
Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.

Обоснование вывода:
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах организации госсектора за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Во избежание отказа в возмещении произведенных сотрудниками расходов суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств должны быть согласованы с работодателем.
Таким образом, расходы, осуществленные сотрудником за счет собственных денежных средств, а впоследствии подтвержденные оправдательными документами, могут быть возмещены ему работодателем.
В соответствии с Инструкцией N 157н для отражения обязательств перед сотрудниками учреждения могут использоваться счета:
— 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам»;
— 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».
Как уже было указано выше, положениями Инструкции N 157н не предусмотрено отражение расчетов с сотрудниками учреждения на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» в случае, когда госучреждение не производило выдачу денежных средств под отчет. Однако и применение счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» в подобных обстоятельствах нельзя считать абсолютно корректным — строго говоря, в данном случае сотрудник учреждения не является поставщиком материальных ценностей, а производит расходы с поставщиком от лица учреждения.
Согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, автономное учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, по нашему мнению, также не может рассматриваться в качестве нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета*(1).
Согласно п. 169 Инструкции N 157н маркированные конверты учитываются на счете 201 35 «Денежные документы».
Приобретение маркированных конвертов в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, отражается по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, а оплата услуг почтовой связи отнесена к виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». Поэтому приобретение почтовых маркированных конвертов и отправление корреспонденции следует осуществлять по этому виду расходов.
На основании изложенного и положений Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, в бухгалтерском учете автономного учреждения могут быть оформлены следующие записи:
1. Дебет 2 201 35 000 Кредит 2 208 21 000 (2 302 21 000)
— отражено поступление маркированных конвертов в фондовую кассу учреждения на основании авансового отчета сотрудника;
2. Дебет 2 208 21 000 Кредит 2 201 35 000
— отражена выдача маркированных конвертов подотчетному лицу;
3. Дебет 2 401 20 221 (2 109 ХХ 221)*(2) Кредит 2 208 21 000
— отражено списание использованных маркированных конвертов согласно представленному работником и утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету;
4. Дебет 2 208 21 000 (2 302 21 000) Кредит 2 201 11 000,
Одновременно отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, 221 КОСГУ)
— возмещение расходов, осуществленных сотрудником учреждения по приобретению маркированных конвертов.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

На основании исполнительного листа бюджетное учреждение ежемесячно удерживает из заработной платы сотрудника алименты в размере 25% от его заработной платы, которая составляет 17 000 руб. Алименты отправляются получателю почтовым переводом через кассира. Почтовый сбор составляет 1% от суммы алиментов. Сотрудник включен в основной персонал учреждения.

Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.

Подотчетное лицо по истечении срока, на который выданы наличные средства, предъявляет в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049). К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы (обычно это контрольно-кассовый чек, квитанции, накладные). При отправке регистрируемых почтовых отправлений (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221, в квитанции отражаются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Как списывать марки и конверты в бюджете в 2023 году

На основании п.169 Инструкции 157н почтовые марки и маркированные конверты относятся к категории денежных документов. Официального определения этого вида активов в нормативных документах нет, но считается, что это объекты учета, обладающие определенной номинальной стоимостью, приобретенные и находящиеся на хранении, услуги по которым пока не предоставлены. Для учета конвертов и марок в казенном учреждении применяется счет 1 201 35. В бюджетном и автономном – счет 0 201 35, где в первом разряде проставляется соответствующий код финансового обеспечения.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

Траты кассового значения сформированы в учете бюджетного характера на случай приобретения денежных документальных актов, а траты фактического порядка за нынешний финансовый год могут быть сформированы только после их выполнения. Если же приобретаются конверты без маркировки, то ни о какой уплате за услуги почтовой связи речи быть не может. Поэтому относить такие траты на статью почтовых услуг нет причин.

Учет почтовых марок у лица, ответственного за их получение и выдачу, осуществляется с учетом норм Положения № 637 (ср. 025069200). Исходя из п. 3.3 этого Положения приходуют почтовые марки на основании приходного кассового ордера, а в подотчет выдают, заполняя расходный кассовый ордер. Как приходные, так и расходные кассовые ордера в обязательном порядке регистрируются в Журнале регистрации расходных и приходные кассовых ордеров, который заводится отдельно для учета почтовых марок.

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

Учет немаркированных конвертов

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:

До 2014 года, а точнее, до вступления в силу постановления КМУ «О внесении изменений в некоторые постановления Кабинета Министров Украины и признания таким, что утратило силу, постановления Кабинета Министров Украины от 14 мая 2012 г. № 456» от 25.12.2013 г. № 955, почтовые марки были документами строгой отчетности. К счастью, на сегодняшний день ситуация с учетом почтовых марок значительно упростилась — они уже не являются документами строгой отчетности, однако… Почтовые марки все еще остаются денежными документами и эквивалентом денежных средств, что делает необходимым руководствоваться при их учете НП(С)БУГС 134 «Финансовые инструменты».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

По общему правилу бюджетные организации вправе списывать канцелярские принадлежности в расходы (затраты) по мере их выдачи работникам на нужды организации . Однако, поскольку немаркированные конверты, учитываемые на субсчете 063, используются вместе с почтовыми марками, учет которых производится на субсчете 132, рекомендуем относить стоимость конвертов на затратные субсчета не по факту их выдачи в пользование, а по мере использования. При этом в бухучете производятся записи:

Учет маркированных конвертов в бюджетном учреждении в 2023 году

Согласно п. 9.5, 10.4 Порядка № 209н и Руководству по применению КОСГУ, направленному Письмом Минфина РФ от 27.12.2023 № 02-08-10/102939государственные унитарные предприятия относятся к организациям государственного сектора, а акционерные общества и прочие организации, занимающиеся производством товаров и оказанием нефинансовых услуг, выполнением работ, – к иным нефинансовым организациям.

Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством. Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый).

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Учет маркированных конвертов в 2023 г в бюджетном учреждении». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Согласно п. 169 Инструкции № 157н почтовые марки относятся к денежным документам. Денежные документы учитываются на счете 201 35. Однако фактически почтовые марки в рассматриваемой ситуации в учреждение не поступали, поэтому учитывать их на счете 201 35 у учреждения нет оснований. Таким образом, стоимость почтовых марок можно отнести на финансовый результат (затраты) текущего финансового года.

Материальные ценности в виде сырья, материалов, приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения (или) для изготовления иных нефинансовых активов, подлежат учету в составе материальных запасов (п. 98 Инструкции № 157н). К таким материальным ценностям относятся и немаркированные конверты (печатная продукция). Классификация операций сектора государственного управления используется (в том числе государственными (муниципальными) учреждениями) для ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления бюджетной (бухгалтерской) и иной финансовой отчетности, обеспечивающей сопоставимость показателей бюджетов бюджетной системы РФ.

Приобретение, выдача и списание почтовых конвертов 144 просмотра

Фактические расходы по приобретению, выдаче и списанию почтовых конвертов в бюджетной организации чаще всего связаны с отправлением служебных писем, рекламных материалов, иной корреспонденции. Рассмотрим механизм отражения таких расходов в бухгалтерском учете.

Законом от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З); Законом от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи» (далее – Закон № 258-З); Инструкцией о порядке применения бюджетной классификации Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина от 31.12.2008 № 208 (далее – Инструкция № 208); Инструкцией о порядке бухгалтерского учета расходов в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Минфина от 31.12.2009 № 157 (далее – Инструкция № 157); Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, .

Итак, согласно п. 3 Положения № 388 почтовая марка — это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием номинальной стоимости и государства, являющийся способом оплаты услуг почтовой связи, которая предоставляется национальным оператором. Сразу же заметим, что согласно п. 23 этого же Положения приобретение, а соответственно и бухгалтерский учет почтовых марок осуществляется по их номинальной стоимости.

Внимание!
Использование конвертов для отправки почтовой корреспонденции отражается по подстатье расходов 1 10 06 00 «Оплата услуг связи», а для хранения в них документов — по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» .

Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

С 2023 года КОСГУ не применяется получателями средств при формировании планов доходов и расходов, но применяется в учете и отчетности. В 2023 году требуется применять ее для учреждений и организаций государственного сектора при составлении рабочего плана счетов, ведении учета и отчетности. Порядок утверждения плана счетов бюджетного учета закреплен в Приказе Минфина № 162н (в ред. 31.03.2023).

Учет почтовых марок

Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов профилактики и т. п.).

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам и услугам».

341 «Увеличение стоимости лекарственных препаратов и материалов, применяемых в медицинских целях»;
342 «Увеличение стоимости продуктов питания»;
343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»;
344 «Увеличение стоимости строительных материалов»;
345 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»;
346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)»;
347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений»;
349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

В соответствии с Инструкцией N 157н для отражения обязательств перед сотрудниками учреждения могут использоваться счета: — 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам»; — 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Минфина России от 29.11.2023 № 209н (далее — Порядок № 209н).

Как все таки правильно поступить: оприходовать конверты на КОСГУ-340 и сразу списать согласно реестру отправленной корреспонденции или можно по авансовому отчету сразу списать на расходы по КОСГУ-221?
Заранее спасибо.
в инструкции сказано подстатья 221 и все таки.

За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает бланочную продукцию. Ее стоимость составляет 2950 руб. (в том числе НДС — 450 руб.). Продукция будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится.

Пойти непосредственно на пункт связи и там упаковать все в коробки, заклеить в конверт и отдать работникам почтамта. Способ имеет право на жизнь в случае, например, когда надо отправить посылку. Но если нужно вернуть контрагентам, скажем, вторые экземпляры документов, которых может быть много, то этот вариант будет неудобным.
Купить готовые конверты с марками, в офисе подготовить все на отправку и опустить запечатанные конверты в ближайший почтовый ящик.

Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Во избежание отказа в возмещении произведенных сотрудниками расходов суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств должны быть согласованы с работодателем. Таким образом, расходы, осуществленные сотрудником за счет собственных денежных средств, а впоследствии подтвержденные оправдательными документами, могут быть возмещены ему работодателем. В соответствии с Инструкцией N 157н для отражения обязательств перед сотрудниками учреждения могут использоваться счета: — 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам»; — 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.